Guia de manutenção de escritório:Criando um ambiente de negócios produtivo

Passamos quase um terço de nossa vida no trabalho. Quer seja um grande espaço aberto com salas de descanso e salas de conferências ou um monte de cubículos apertados, a manutenção do escritório é um fator chave para tornar o local de trabalho mais confortável e, consequentemente, mais produtivo. Em outras palavras, o gerenciamento da manutenção do escritório é um grande fator para o sucesso organizacional a longo prazo.

Junte-se a nós para explorar o que cobre a manutenção de escritório e delinear as melhores práticas que o colocarão no caminho do sucesso.

O escopo dos serviços de manutenção de escritório

O gerenciamento de instalações evoluiu consideravelmente ao longo dos anos, de um centro de custo periférico para ser visto como um facilitador de negócios vital. Como parte integrante da gestão de instalações e manutenção de edifícios, a gestão de escritórios é um serviço fundamental para gerir uma grande variedade de edifícios de escritórios e locais de trabalho.

Dito isso, os serviços de manutenção de escritório podem variar dependendo do tamanho do escritório, da complexidade da infraestrutura e da variedade de sistemas e equipamentos prediais usados.

Para manter tudo funcionando perfeitamente no local de trabalho corporativo médio, estas são as tarefas de manutenção mais comuns que você pode esperar que executem nos bastidores:

• Limpeza geral / serviços de zeladoria
• Inspeção e reparo de móveis
• Manutenção e reparo de equipamentos de escritório (fotocopiadoras, impressoras, trituradores, refrigeradores de água, etc.)
• Inspeção e manutenção de HVAC
• manutenção de equipamentos de TI
• Inspeção e manutenção de sistemas de combate a incêndio
• Serviços de tratamento e abastecimento de água
• Segurança e controle de acesso físico

… e mais.

Em uma situação ideal em que todas as tarefas acima estão sendo executadas de maneira adequada, que efeito, se houver, isso teria nas operações de negócios? Vamos ver isso a seguir.

Como a manutenção do escritório afeta o sucesso organizacional

Existem três maneiras principais, e muitas outras menores, em que a manutenção do escritório contribui para seus resultados financeiros. Aqui estão os grandes.

1) Maior produtividade da equipe

Existem muitas pequenas coisas que afetam a produtividade do trabalhador. Iluminação fraca, temperatura interna, equipamento de escritório com defeito, espaço de trabalho desorganizado - todos esses são fatores que afetam negativamente a produtividade.

Quando os empregadores tomam medidas proativas para fornecer uma temperatura interna equilibrada, iluminação e espaços livres de desordem, isso pode afetar positivamente o humor dos funcionários, minimizar o absenteísmo e reduzir a fadiga.

Nesse local de trabalho, as pessoas podem se concentrar na qualidade de seu trabalho e na contribuição para as metas organizacionais sem distrações desnecessárias.

2) Custos operacionais mais baixos

Em seu relatório de benchmarking de 2018, a Building Owners &Managers Association (BOMA) International declarou que os edifícios de escritórios do setor privado nos EUA gastam em média US $ 2,15 por pé quadrado (ou US $ 23,24 por metro quadrado) em reparos e manutenção.

Para controlar os custos operacionais de manutenção, as organizações precisam evitar 3 coisas:

• Empreiteiros excessivamente caros .
• Não fazendo nenhuma manutenção preventiva em equipamentos e infraestrutura, o que leva a gastos desnecessários posteriormente.
• Fazendo muita manutenção , o que causa o desperdício de peças sobressalentes, tempo e mão de obra.

Simplificando, para controlar os custos operacionais, você primeiro precisa ser capaz de rastrear e controlar seus custos de manutenção.

3) Melhor reputação comercial e imagem da marca

Dizem que você nunca tem uma segunda chance de causar uma boa primeira impressão. Imagine um cliente ou um parceiro entrando no escritório, passando por cima de um balde que está lá para coletar as gotas do ar-condicionado vazando, e então tendo que se sentar em uma cadeira que range, o tempo todo se perguntando de onde vem aquele cheiro estranho.

Não sabemos o que isso comunica, mas certamente não quer dizer que seu negócio está organizado e pronto para novos desafios.

Você deve terceirizar a manutenção do escritório ou tratá-la internamente?

Em seu esforço para garantir que todas as tarefas de manutenção do escritório sejam feitas de maneira adequada e dentro do prazo, você terá várias decisões importantes a tomar. Uma das principais é se você terceirizará a manutenção do seu escritório para profissionais de manutenção das instalações ou tentará fazer você mesmo.

Lembre-se de que, mesmo com uma pequena equipe interna de profissionais de manutenção, você ainda precisará fazer parceria com alguns empreiteiros e prestadores de serviços para cuidar de tarefas especializadas, como encanamento ou eletricidade.

Ambos os caminhos têm suas vantagens e desvantagens.

Terceirização da manutenção do escritório

Prós:

• Melhor qualidade de prestação de serviços de manutenção.
• A parceria com uma empresa de FM habilitada oferece oportunidade de crescimento, melhor penetração no mercado e competitividade.
• Acesso a recursos especializados de manutenção de escritório e práticas recomendadas do setor.
• Maior eficiência.
• Melhor foco no negócio principal.
• Você não precisa se preocupar com problemas de equipe de manutenção.

Contras:

• Redução do controle operacional.
• Aumento do risco de violações de segurança e problemas de confidencialidade.
• Erros cometidos pela empresa terceirizada podem afetar negativamente a reputação do cliente.
• Pode ser mais caro do que montar uma pequena equipe interna.

Manutenção interna do escritório

Prós:

• Máximo controle sobre processos e procedimentos.
• Maior percepção dos custos de manutenção e opções para otimizá-los.
• Problemas de equipamento podem ser resolvidos mais rapidamente.
• Mais informações sobre o estado geral de seu equipamento e infraestrutura.

Contras:

• Leva tempo e esforço para construir uma equipe interna que lidará com algo sobre o qual você pouco sabe.
• Organizações menores simplesmente não terão trabalho suficiente para justificar a contratação de um gerente de instalação em tempo integral e equipe de manutenção.
• Se você planeja transferir algumas das responsabilidades de manutenção para seus funcionários existentes, isso pode causar um conjunto de diferentes problemas organizacionais e de produtividade.

As grandes organizações terão mais incentivos para manter a maior parte do trabalho de manutenção internamente. Na próxima seção, descreveremos resumidamente como eles podem construir uma estrutura eficaz para o gerenciamento de manutenção.

Gerenciamento interno de tarefas básicas de manutenção de escritório

Leva tempo para configurar um departamento de manutenção. Embora a manutenção do escritório não seja tão complexa quanto a manutenção industrial, ainda vale a pena planejar com antecedência.

1) Entenda suas necessidades de manutenção

Se não houver nenhum, crie um registro abrangente de ativos físicos, incluindo todos os seus equipamentos e aparelhos de escritório. Você pode fazer isso usando um software simples de gerenciamento de inventário de ativos. Isso o ajudará a contabilizar todo o equipamento / estoque e facilitará o rastreamento de sua localização.

Depois disso, você precisa ver quais são suas reais necessidades de manutenção. Em outras palavras, qual dos seus equipamentos se beneficiaria com a manutenção proativa. Percorra a lista que você acabou de fazer e marque esse equipamento.

Grandes organizações terão suporte de TI para lidar com equipamentos de TI. Se você está apenas alugando um andar ou um espaço de escritório, o proprietário do prédio geralmente terá uma empresa ou uma equipe para a gestão da propriedade, incluindo o cuidado dos sistemas essenciais do edifício, como elevadores, encanamentos, sistemas de segurança contra incêndio e trabalho elétrico, bem como outros como manutenção de terrenos.

Normalmente, sua empresa precisará de alguém para se concentrar em tarefas como:

• Remoção de lixo e serviços de limpeza
• Manutenção de HVAC (realizar inspeções regulares, alterar filtros, etc.)
• Inspecionando ocasionalmente móveis de escritório, equipamentos e eletrodomésticos (teste PAT)
• Ajudando na instalação de novos dispositivos ou móveis
• Limpeza de tapetes e estofados
• Limpeza de janela externa e / ou interna
• Fazendo pequenos reparos no escritório

Se você vai fazer isso por meio de empreiteiros de manutenção, contratar um trabalhador braçal em tempo integral / meio período, envolver seus funcionários ou todas as opções acima, isso depende de você.

Em qualquer caso, não custa nada ter um plano de manutenção.

2) Crie um plano de manutenção preventiva

Um plano de manutenção preventiva está aqui para garantir que importantes tarefas de manutenção de rotina sejam realizadas a tempo. Como você está planejando o trabalho com antecedência, deve ter tempo suficiente para alocar as ferramentas, peças de reposição e mão de obra necessárias para executar essas tarefas.

Se você tem muito trabalho preventivo a programar, sugerimos que leia nosso guia sobre como configurar um plano de manutenção preventiva.

3) Apoie seus esforços de manutenção com um CMMS móvel

Agendar o trabalho é apenas uma peça do quebra-cabeça.

Se o trabalho for executado por um membro da equipe interna, ele precisará ter as ferramentas, peças de reposição e equipamentos de segurança necessários. Em alguns casos, essa pessoa também pode precisar de acesso a listas de verificação de manutenção, manuais de operação, SOPs e outros documentos.

Para peças e ferramentas, você precisará de algum tipo de depósito. Para documentos, sua melhor aposta é armazená-los em um software CMMS como o Limble.

Você pode usar Limble CMMS como seu software de gerenciamento de inventário de ativos. Você insere o equipamento em seu banco de dados. Para cada peça de equipamento, você pode adicionar detalhes como marca e modelo, manuais, listas de verificação de solução de problemas, detalhes do fornecedor, as peças sobressalentes que usa, etc.

Aqui estão algumas outras coisas legais que Limble pode fazer para simplificar a manutenção do escritório:

• Há um problema para a equipe de manutenção? As ordens de serviço são fáceis:qualquer um dos seus funcionários pode simplesmente acessar nosso portal de solicitação de trabalho online, enviar o tíquete com uma descrição do problema e adicionar uma imagem (se fizer sentido). Eles serão notificados sobre o andamento do tíquete por e-mail.
• O calendário de manutenção de arrastar e soltar do Limble ajuda você a planejar e organizar qualquer tipo de trabalho de manutenção.
• Use nosso gerador de código QR integrado para gerar um código exclusivo para cada ativo. Imprima e cole no equipamento. Qualquer pessoa com acesso ao Limble pode identificar rapidamente o ativo digitalizando o código de barras com seu telefone celular.
• Confie em nosso módulo de estoque de peças sobressalentes para controlar o estoque de peças e fazer previsões precisas para os próximos trimestres.
• Use nosso recurso de gerenciamento de fornecedores para compartilhar tíquetes de manutenção com contratados externos e controlar o trabalho que eles realizam.

Além de tudo mencionado, como acontece com toda solução baseada em nuvem, Limble oferece um sistema de relatórios robusto para que você obtenha uma visão detalhada do desempenho de seus ativos, o desempenho de sua equipe de manutenção, o desempenho de seus fornecedores de manutenção, bem como discriminação detalhada dos custos para cada uma das categorias acima mencionadas.

Como os empregadores podem ajudar a criar um ambiente de trabalho produtivo?

Muitas empresas optam apenas por terceirizar suas tarefas de manutenção e se concentrar em seu negócio principal. E tudo bem. No entanto, existem algumas coisas auxiliares que eles podem fazer para criar um espaço de trabalho mais confortável - o que, em última análise, é do seu interesse.

1) Configure uma boa iluminação

Principalmente luz natural. Os neurocientistas estabeleceram uma relação entre luz natural, sono dos trabalhadores e qualidade de vida. Se seus escritórios têm poucas janelas, tente o seguinte:

• Explore a possibilidade de adicionar clarabóias
• Use mais lâmpadas LED do que lâmpadas fluorescentes para reduzir o brilho direto nos trabalhadores e o cansaço visual potencial
• Lembre-se de como a iluminação afeta a produtividade

Aqui está um guia de design de iluminação de escritório interessante para aqueles que desejam aprender mais.

2) Investir em móveis ergonômicos de escritório

Invista em móveis e assentos que sejam confortáveis, sustentáveis ​​e ergonômicos para aliviar a tensão nas articulações, evitar tensão nas costas e minimizar as chances de problemas musculoesqueléticos futuros.

Embora o fornecimento de cadeiras ergonômicas possa melhorar a saúde da coluna, você pode tomar medidas adicionais para ajudar a melhorar a postura geral da equipe. Estudos indicam que mais tempo em pé do que sentado pode ser melhor para a saúde dos funcionários. Portanto, experimente formas inovadoras de incentivar o movimento no trabalho, como:

• Incorporando mesas de pé
• Criação de espaços de intervalo para almoço ao ar livre para incentivar a equipe a deixar suas mesas e se deslocar na hora do almoço
• Fornecimento de risers de mesa ajustáveis. São cerca de US $ 500 mais baratos do que mesas em pé, então podem ser distribuídos para mais pessoas de sua força de trabalho.

Muitos de nós ainda precisaremos passar algumas horas atrás da mesa. Juntamente com os móveis ergonômicos, faz sentido compartilhar dicas adequadas sobre a postura sentada com seus funcionários.

3) Melhorar a qualidade do ar interno

Manter a qualidade ideal do ar interno é um requisito não negociável devido aos perigos dos poluentes internos que podem contribuir para irritações, doenças e a chamada síndrome do edifício doente (SBS).

Esta é uma área em que você não pode se dar ao luxo de ser negligente. Felizmente, existem várias soluções modernas para ajudá-lo a gerenciar a qualidade do ar interno, como sistemas HVAC inteligentes. Como um bônus adicional, esses sistemas também melhoram a eficiência energética.

4) Alocar orçamento para manutenção

Embora seja um dinheiro bem gasto, a manutenção tem um custo. Não fazer manutenção é muito mais caro a longo prazo.

Portanto, forneça aos seus funcionários de manutenção os recursos de que precisam para serem eficientes e entregar um trabalho de qualidade. Se você os forçar a improvisar soluções do nada, não terá o direito de reclamar de problemas recorrentes.

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5) Não ignore a opinião da equipe

Isso é tão simples quanto pedir feedback aos funcionários para descobrir seus principais desafios no prédio e no escritório. Peça-lhes que sugiram que tipo de melhorias gostariam de ver.

Como os funcionários podem ajudar a manter o escritório limpo e bem conservado?

O ambiente de trabalho deve ser mantido sempre profissional e limpo. Portanto, é importante para todos, desde a equipe de nível médio até o c-suite, contribuir e manter o espaço do escritório arrumado, organizado e limpo.

Isso é possível fazendo com que todos concordem com algumas regras básicas e estabelecendo uma etiqueta de escritório.

1) Pregar responsabilidade pessoal

Uma ótima maneira de apoiar sua equipe de manutenção é evitar chamá-los para cada pequeno problema que ocorre. Se você puder consertar o problema em menos tempo do que leva para relatar o problema, a equipe de manutenção provavelmente não precisa saber sobre isso.

De maneira semelhante, todos os funcionários devem se esforçar um pouco para manter o escritório limpo e organizado.

Nesse contexto, a responsabilidade pessoal pode variar de coisas como manter o seu espaço de trabalho em ordem, jogar o lixo no lixo, desligar as luzes e aparelhos de maneira adequada ao sair, ou limpar depois de si mesmos em áreas comuns como cozinha e banheiros.

2) Designar pessoas para serem os contatos de manutenção

Existe uma regra comum que, se houver uma emergência e você estiver dando ordens, nunca diga “ alguém, ligue para o 911 ”. Em vez disso, você aponta o dedo para alguém e diz “ você liga para o 911 ”.

O mesmo vale para o envio de solicitações de manutenção. Se alguém pode fazer isso, geralmente ninguém o fará.

É por isso que faz sentido designar alguém para atuar como intermediário com a equipe de manutenção. Eles não precisam se envolver em nenhum detalhe técnico de manutenção, eles só precisam saber como enviar um tíquete e a quem ligar (se houver uma emergência de manutenção).

Eles podem manter contato com a manutenção à medida que o trabalho avança e manter todos os outros funcionários atualizados.

3) Relate os problemas assim que surgirem

Se ignorados por muito tempo, questões aparentemente simples, como atolamentos de papel de fotocopiadora ou uma copiadora trazendo papel amassado, podem levar a problemas de manutenção mais sérios que exigirão reparos caros e interromperão prazos importantes.

O ideal é que já exista um sistema como o Limble CMMS para relatar problemas de manutenção. Claro, existem sistemas de bilhetagem mais simples que também podem realizar o trabalho se você estiver preocupado apenas em levar o bilhete ao lugar certo.

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Novamente, é importante adicionar que todas as solicitações de manutenção devem ser documentadas. Solicitações verbais não servirão. Além disso, essas solicitações devem ser acompanhadas com o máximo de informações possível, para que os técnicos não tenham que gastar uma hora solucionando problemas em um dispositivo apenas para tentar reproduzir o problema.

# 4) Esteja atento à etiqueta do escritório

Algumas regras simples e comuns de limpeza de escritório que qualquer pessoa pode seguir incluem:

• Mantenha seu espaço de trabalho sempre organizado.
• Livre-se da desordem no seu espaço de trabalho e em outras áreas comuns.
• Certifique-se de que os cabos elétricos estão devidamente agrupados.
• Use higienizadores e desinfetantes para as mãos se / quando julgar necessário.
• Mantenha portas, corredores e saídas de emergência livres de obstáculos.
• Descarte os alimentos não consumidos e descarte as embalagens de alimentos nas lixeiras apropriadas.
• Remova os restos de comida da geladeira.
• Limpe as superfícies e os eletrodomésticos da cozinha.
• Limpe a sujeira se você derramar algo.
• Use as lixeiras para reciclagem corretas.
• Se a equipe de limpeza vier às quintas-feiras, não deixe a louça suja de segunda-feira esperando por eles.

Fonte: Queen Anne Education

Crie sua própria etiqueta de escritório, imprima-a e coloque-a em pontos estratégicos do escritório. Isso também pode servir como sua própria lista de verificação de manutenção de escritório.

A limpeza e manutenção do escritório é tarefa de todos

Colocamos você com muitas informações aqui, provavelmente mais do que você esperava. A boa notícia é que o local de trabalho é um grupo de profissionais adultos (embora nem sempre pareça).

Se você conseguir colocar todos na mesma página, seguindo algumas regras básicas, o cara da manutenção será uma visão rara em suas instalações.

Para aqueles que têm um número significativo de metros quadrados para cuidar, podem sempre contar com soluções modernas como o Limble CMMS para manter seu escritório em excelente forma.