Como configurar um sistema de tíquetes de manutenção grátis [modelos incluídos]

Todo negócio, não importa o quão grande ou pequeno seja, tem que lidar com um certo nível de questões operacionais. Na maioria das vezes, esses problemas operacionais são uma consequência direta do mau funcionamento ou de ativos físicos e infraestrutura quebrados.

Seja um HVAC com vazamento, uma escavadeira quebrada ou um problema de correia transportadora que interrompeu a linha de produção, a abordagem mais rápida para resolver problemas de gerenciamento de ativos é usar um sistema de tíquetes de manutenção eficiente.

Agora, para um sistema de bilhetagem ser considerado “eficiente”, ele tem que ser digital. Em um cenário ideal, uma empresa investiria em um CMMS ou software de gerenciamento de frota, pois ambas as soluções têm sistemas de bilhetagem como um de seus recursos principais.

Infelizmente, uma solução paga não é uma opção para todos neste momento. Para essas organizações, criamos um sistema de tíquetes de manutenção gratuito com base no Planilhas Google .

Na continuação deste artigo, descreveremos como desenvolvemos nossos modelos para aqueles que desejam criar os seus próprios.

Para todos os outros, fique à vontade para baixar nosso guia de ingressos abaixo. Ele contém os modelos de que você precisa e instruções detalhadas sobre como usá-los.

O ciclo de vida de um tíquete de manutenção

A jornada de vida de um tíquete de manutenção padrão é mais ou menos assim:

1. O uso incorreto do equipamento resulta em um mau funcionamento do equipamento.
2. Alguém relata o problema enviando um tíquete / solicitação de manutenção.
3. O gerente / planejador / supervisor de manutenção revisa o tíquete e o atribui a um técnico de manutenção.
4. O técnico de manutenção vem para diagnosticar e corrigir o problema.
5. Quando o ativo / item é consertado, o tíquete é fechado e o solicitante da manutenção é notificado de que o problema foi corrigido (se necessário).

Você pode ver o mesmo processo descrito na imagem abaixo.


Criar um sistema de bilhetagem no Microsoft Excel ou no Google Sheets para um processo tão simples parece mais fácil do que é. Isso ocorre porque as coisas nem sempre saem de acordo com o planejado. Alguns tíquetes são recusados, algum trabalho precisa ser atrasado, alguma outra situação única pode surgir. O sistema de bilhetagem deve ser simples de usar, mas ainda assim oferecer uma maneira de gerenciar esses desvios do processo padrão. Acima de tudo, o sistema de tíquetes deve ser uma ferramenta útil para todos os envolvidos, não um fardo adicional .

Por que usamos o Planilhas Google para nossos modelos?

Acabamos usando o Planilhas Google pelos seguintes motivos:

• É grátis. A única coisa que você precisa para editar um documento é uma conta gratuita do Gmail.
• É fácil de usar. Não é preciso muito treinamento para aprender como selecionar um campo e escrever algum texto nele.
• É baseado na nuvem. Qualquer pessoa com o link pode acessar os modelos e ver as mudanças em tempo real. Isso é fundamental para a colaboração em equipe.
• É editável. Organizações diferentes têm fluxos de trabalho diferentes. Os gerentes e supervisores de manutenção podem adicionar / remover certos campos e colunas com base em suas necessidades.
• Possui fórmulas úteis. Podemos automatizar certas ações e até mesmo construir relatórios simples usando as fórmulas disponíveis.
• Ele permite que você dê diferentes níveis de acesso. Alguns funcionários devem ser capazes de apenas visualizar os documentos, enquanto outros devem ser capazes de visualizar e editar. O Planilhas Google permite que você dê diferentes níveis de acesso a diferentes pessoas.

Esses modelos não são uma substituição para um Sistema CMMS . No entanto, estamos cientes de que nem todas as organizações estão prontas para adotar o software CMMS, mas estão em extrema necessidade de organizar melhor suas atividades de manutenção.

Este tipo de sistema de tíquetes de manutenção barebone pode ser uma solução temporária para:

• equipes de manutenção menores (até 10 ou mais pessoas)
• equipes de manutenção que não possuem nenhum tipo de sistema de bilhetagem instalado
• equipes de manutenção que ainda dependem de post-its, quadro-negro ou smartboards
• equipes de manutenção que desejam ser mais organizadas, mas ainda não possuem os recursos para implementar um CMMS moderno

Requisitos para implementação de um sistema digital de tíquetes de manutenção

Independentemente da simplicidade deste sistema de tíquetes de manutenção, você não pode simplesmente lançar sobre os funcionários e dizer que “ a partir de hoje, você precisa usar este sistema” . Essa é uma receita para o desastre.

A mudança do quadro-negro e das notas adesivas para um sistema digital deve ser seguida de perto por mudanças apropriadas no fluxo de trabalho. E todos nós sabemos o quão resistente a mudanças pode ser um departamento de manutenção.

Para tornar essa transição o mais suave possível, aqui estão algumas coisas que você deve ter em vigor antes de implementar um sistema de tíquetes de manutenção digital.

Obtendo os buy-ins necessários

Você deve buscar a aprovação e o compromisso de três partes diferentes:

1. alta administração
2. a equipe de manutenção
3. solicitantes de manutenção

Não é sensato fazer mudanças maiores em qualquer departamento sem a aprovação da alta administração. Normalmente, isso ocorre porque você deseja garantir o financiamento adequado para o projeto em questão. Enquanto estamos falando sobre um sistema de tíquetes de manutenção gratuito aqui, talvez você precise investir em dispositivos móveis ou uma rede wi-fi para fazer uso completo dele. Além disso, as mudanças no fluxo de trabalho causarão um período de ajuste que provavelmente resultará em alguma perda de produtividade no curto prazo. Portanto, faz sentido deixar seus planos claros para os responsáveis ​​pelo orçamento de manutenção.

Uma preocupação com a implementação de qualquer tipo de software de manutenção é que os técnicos de manutenção nunca irão adotá-lo totalmente. Se você tiver técnicos que não estão usando ou estão usando mal a solução, pode também voltar às notas adesivas. Para garantir que todos participem, discuta a implementação com algumas semanas de antecedência. Mostre quais problemas você está tentando eliminar e por que essa é a maneira de fazer isso. Por último, defina novos fluxos de trabalho em colaboração com os técnicos para garantir que façam sentido na prática e não criem gargalos.

A última parte da qual você deve obter a adesão são as pessoas que relatam problemas de manutenção e criam tíquetes de manutenção. Em vez de pegar o telefone ou enviar um e-mail, eles agora terão acesso a uma planilha do Google que podem usar para relatar o problema de manutenção e acompanhar o andamento da solicitação de trabalho. Para que isso funcione, eles devem realmente usar o modelo preparado.

Noções básicas sobre o Planilhas Google (avançado se você estiver criando modelos do zero)

Para usar os modelos que fornecemos com este artigo, você só precisa ter um conhecimento básico de Planilhas Google / Microsoft Excel. Selecionar um campo para escrever um comentário é a única ação que um técnico ou solicitante de manutenção precisa saber. Isso deve ser fácil de explicar, mesmo para alguém que nunca viu uma planilha na vida.

Como gerente de manutenção ou gerente de instalações que gerenciará os modelos, é útil ter mais experiência na criação de fórmulas e cálculos avançados, especialmente se você deseja editar fortemente os modelos fornecidos ou criar seus próprios do zero.

Dispositivos móveis

A vantagem dos tickets de manutenção digital é que eles podem ser acessados ​​a qualquer hora e de qualquer lugar, desde que você tenha um dispositivo conectado à internet. Para aproveitar ao máximo o novo sistema, é aconselhável equipar os trabalhadores com dispositivos móveis. Dessa forma, eles poderão fechar ordens de serviço, deixar notas de conclusão e planejar sua próxima atividade de manutenção sem a necessidade de voltar constantemente para aquele único terminal de computador disponível no chão de fábrica.

Se você mudar para um CMMS, os benefícios de ter um software de manutenção móvel se tornarão ainda mais exagerados.

A funcionalidade básica de que você precisa (mesmo em um sistema de tíquetes de manutenção gratuito)

Para que um sistema de tíquetes de manutenção funcione corretamente, você precisa ter uma maneira direta e eficiente de receber e gerenciar tíquetes. Idealmente, você também deve ser capaz de gerar alguns relatórios básicos.

Os modelos que criamos foram guiados por essas noções. Se você aceitar nossos modelos gratuitos, que podem ser encontrados no início deste artigo, receberá duas planilhas do Google. Um é projetado para receber tickets e o outro é usado para gerenciar ordens de serviço e gerar relatórios.

Aqui está uma prévia de como eles funcionam.

Modelo de recebimento de tíquetes de manutenção

Você precisa de um lugar para armazenar todas as solicitações de manutenção que chegam. Dessa forma, é improvável que você perca alguma e será mais fácil perceber solicitações de manutenção duplicadas.

Decidimos ter uma folha separada para o envio de solicitações de manutenção, para que você possa compartilhar o link deste documento com todos que precisarem enviar um tíquete de manutenção.

Esta é a aparência do modelo “Enviar tíquete” em uso:


Você tem todas as informações padrão, como data, descrição do problema e informações de contato. Também adicionamos uma coluna que informa ao solicitante de manutenção sobre o status de seu ticket. Achamos que é uma adição interessante, mas você pode excluir essa coluna - se o planejador / supervisor / gerente de manutenção não consegue mantê-lo atualizado, não há muito sentido em tê-lo.

Modelo de gerenciamento de tíquetes de manutenção

O gerenciamento de tíquetes de manutenção pode ser feito de algumas maneiras diferentes. Projetamos os modelos para que possam ser usados ​​para programar todas as operações de manutenção, não apenas para atender às solicitações de serviço de manutenção recebidas. Nesse sentido, este pretende ser mais um sistema de gerenciamento de ordens de serviço do que apenas um sistema de tickets de manutenção.

No modelo, incluímos os seguintes campos:

• ID do tíquete: Atua como um identificador único (ID) para cada tíquete. Ele é preenchido automaticamente após você inserir “nome da tarefa” .
• Nome da tarefa: Dê a cada tíquete um nome para uma visão geral mais fácil do trabalho atribuído.
• Descrição do trabalho: Um lugar para escrever uma descrição do trabalho que precisa ser executado.
• Técnico: Uma lista suspensa que você pode usar para selecionar um técnico ao qual deseja atribuir o trabalho.
• Data de vencimento: Defina uma data de vencimento na qual o tíquete / ordem de serviço atribuído deve ser concluído.
• Nível de prioridade: Escolha um nível de prioridade para o tíquete. Ajuda os técnicos a decidir qual trabalho precisa ser feito primeiro.
• Status do tíquete: Uma lista suspensa onde você pode selecionar o status atual do tíquete.
• Notas de conclusão: Aqui, os técnicos e / ou supervisores podem deixar notas importantes sobre o trabalho que acabou de ser concluído.
• Data de conclusão: Marca a data de conclusão da ordem de serviço atribuída. Preenchimento automático depois que o status do tíquete é alterado para “Concluído”.
• Tipo de trabalho: Escolha o tipo de trabalho (reativo ou preventivo) a ser executado. É usado na seção de relatórios.
• Concluída a tempo ?:​​ Este campo é preenchido automaticamente após verificar se o tíquete foi concluído a tempo ou não. Ele aparecerá como “Sim” ou “Não” depois que o tíquete for marcado como concluído. Tivemos que implementar este campo para poder calcular a porcentagem de Conformidade de Trabalho na seção de relatórios.

Queríamos automatizar o processo o máximo possível. É por isso que incorporamos algumas listas suspensas diferentes e criamos fórmulas para preencher automaticamente determinados campos. Se você planeja desenvolver seus próprios modelos, deve tentar fazer o mesmo. Afinal, o objetivo final é tornar o departamento de manutenção o mais eficiente possível.

Veja como o modelo se parece na prática (tudo em uma linha, mas tivemos que dividi-lo em 2 capturas de tela para torná-las legíveis):

Gerando relatórios de manutenção

Com esses tipos de modelos, os relatórios serão limitados. Conseguimos criar três relatórios personalizados com base nos dados usados ​​na tabela:

• Divisão da prioridade da tarefa: Um relatório simples que mostra o quão urgentes são as tarefas de manutenção que você atribui em média. Não é nada especial, mas alguns podem achar útil.

• Detalhamento do tipo de trabalho: Um relatório que mostra quantas de suas tarefas foram planejadas (parte da manutenção de rotina ou preventiva) e quantas não foram planejadas (reativas). Também mostra quantas tarefas no total você executou até agora.

• Porcentagem total de conformidade no trabalho: A conformidade de trabalho geral mostra a porcentagem de tarefas que foram concluídas no prazo.

Pode haver uma maneira de gerar relatórios de manutenção mais úteis. No entanto, isso geralmente significa expandir o modelo de gerenciamento de tíquetes com campos adicionais. Acreditamos que o usuário médio não terá necessidade disso. No entanto, uma vantagem desses modelos é que você pode ajustá-los de acordo com suas necessidades.

CMMS é o melhor software de tíquetes de manutenção

Esperamos sinceramente que alguns de vocês sejam capazes de fazer bom uso deste sistema de tíquetes de manutenção gratuita. Dito isso, as planilhas só podem levar você até certo ponto. Eles são um grande passo em frente, mas não podem ser uma solução de longo prazo. Eventualmente, você precisará mudar para um CMMS móvel se desejar maximizar a eficiência operacional, reduzir os custos de manutenção e atingir seus KPIs de manutenção.

Para aqueles que se sentem prontos para fazer essa mudança mais cedo ou mais tarde, convidamos você a brincar com o Limble CMMS e explorar seus recursos (sem qualquer compromisso). Para fazer isso, aqui estão suas opções:

• AGENDE UMA DEMO : Entre em contato conosco e alguém de nossa equipe lhe dará um passo a passo e o familiarizará com todos os principais recursos.
• EXPERIMENTE NOSSA AUTO DEMO : Clicar neste botão atualizará a guia do navegador e carregará um ambiente de teste simulado onde você verifica como o Limble funciona em seu próprio ritmo.
• COMECE UMA AVALIAÇÃO GRATUITA : Você pode se inscrever para um teste gratuito de 30 dias para avaliar se o Limble CMMS é uma boa opção para sua organização.

Você tem alguma dúvida sobre Limble ou sobre os modelos que apresentamos neste artigo? Tem algumas sugestões sobre como eles podem ser melhorados? Não hesite em iniciar uma discussão na seção de comentários abaixo!