Backlog de Manutenção Explicado: Estratégias para Resolvê-lo

Eliminar o backlog de manutenção é uma parte crucial da gestão eficaz de ativos e equipamentos. Deve ser feito o mais cedo possível. No backlog de manutenção, tarefas negligenciadas tornam-se impossíveis de gerenciar, eventualmente causando mais falhas e tempo de inatividade extremo.

O que é Backlog de Manutenção?

O backlog de manutenção é a manutenção que está vencida. A palavra "backlog" significa um acúmulo de trabalho não concluído — neste cenário, trabalho de manutenção que precisa ser completado. A manutenção deve ser feita no prazo, pois pode comprometer a segurança dos funcionários e resultar na falha de equipamentos ou ativos.

Diferentes pessoas usam o termo de formas distintas! Por exemplo, um veículo precisa de manutenção a cada 3.000 quilômetros. Após 3.000 km, se a manutenção não for realizada, ela ficará vencida. Quanto mais o veículo roda, maiores as chances de quebra!

Em outro caso, a manutenção do veículo é calculada em semanas, não em quilômetros. A manutenção é um processo contínuo.

Nas organizações, o backlog de manutenção pode ser complicado devido à prioridade dos ativos. Por isso, o planejamento de manutenção é fundamental para uma gestão eficaz.

Backlog de Manutenção: Excesso ou Falta de Pessoal

O backlog pode ser um indicador de que sua organização tem pessoal demais ou de menos. Por exemplo, se sua organização sempre tem muitos backlogs, isso significa que você precisa de mais funcionários.

Por outro lado, se sua organização não tem nenhum backlog de manutenção, isso pode indicar que você tem mais pessoal do que o necessário.

Assim, deve haver um equilíbrio entre manutenção e trabalhadores de manutenção. Ou seja, deve haver trabalho de manutenção para eles, mas nem demais nem de menos.

Backlog de Manutenção: Ativos de Alto Risco vs. Baixo Risco

O backlog de manutenção é importante para as operações de manutenção. Decidir a prioridade dos ativos e categorizar cada um ajudará a realizar um trabalho produtivo.

Existem ativos específicos que são essenciais para a operação diária e podem impactar a eficiência geral da organização. Estes são ativos de alto risco, que devem ser mantidos para que o negócio não sofra.

Depois, há ativos importantes, mas sem os quais o trabalho pode ser feito e gerenciado. Eles não impactam tanto quanto os ativos de alto risco. Estes são ativos de baixo risco.

Ativos de baixo risco podem tolerar mais backlog, pois não têm muita dependência e a pressão também é baixa. Já se ativos de alto risco não forem mantidos, pode fazer uma enorme diferença. Além disso, ativos de alto risco têm mais dependência e pressão.

Quando o trabalhador de manutenção entende isso, ele pode gerenciar o trabalho de forma mais eficiente e decidir a prioridade das ordens de serviço adequadamente.

A priorização do backlog pode ser um ato de equilíbrio, levando em conta variáveis de alto nível, como o efeito vital da produção no atendimento ao cliente, custos de manutenção e tempo necessário para conclusão. Geralmente, modelos de priorização atribuem pesos a cada variável para criar um processo de decisão sobre quais tarefas executar primeiro.

A Mudança do Reativo para o Proativo na Gestão do Backlog

O backlog de manutenção é resultado da manutenção reativa, mas se a manutenção for feita proativamente, você nunca precisará se preocupar com a saúde dos ativos e manutenção. A manutenção proativa não dá tempo para criar backlog. Além disso, é mais eficaz, pois torna os ativos mais confiáveis e duráveis.

Quando o departamento de manutenção enfrenta uma quebra súbita, envolve tarefas de manutenção imediatas e planejadas que, por sua vez, interrompem as operações programadas. Isso empurra mais tarefas para o backlog, iniciando um ciclo vicioso.

O backlog de manutenção como medida, geralmente determinado em idade ou semanas, quantifica o tempo necessário para definir o número de funcionários para concluir todas as tarefas de manutenção pendentes. O backlog consiste em atividades de manutenção preventiva e quaisquer outras atividades de manutenção não pagas, como manutenção corretiva necessária.

Como Superar o Backlog de Manutenção?

Para superar o backlog, os gestores podem usar software CMMS (Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção). Ele pode ajudar em várias áreas, como agendamento de manutenção — sabemos que às vezes é difícil lembrar qual ativo precisa de manutenção, então o software mantém o controle para você não precisar memorizar!

O CMMS fornece histórico do ativo; é útil para a equipe de manutenção obter insights sobre a vida útil e manutenção do ativo.

O CMMS é usado principalmente para reduzir despesas de manutenção e utiliza manutenção proativa. Além disso, a manutenção preventiva evita quebras súbitas e torna o ativo confiável. Ademais, checklists são fornecidos para atividades de manutenção que precisam ser realizadas.

O software de gestão de manutenção também permite definir a prioridade de cada ordem de serviço — por exemplo, tarefas relacionadas à produção ou segurança devem ter alta prioridade. No entanto, o SLA (Acordo de Nível de Serviço) também deve ser considerado ao definir prioridades.

Além disso, este software fornece análises úteis para o negócio. Ele mostra ativos improdutivos ou aqueles que estão consumindo mais manutenção do que o necessário! Isso economiza a organização de despesas desnecessárias.

Você pode definir metas futuras com base nos dados. Decisões baseadas em dados são mais eficazes do que decisões baseadas em suposições.

Em resumo, você pode superar o backlog de manutenção com software CMMS. Além disso, ele fornece vários outros benefícios discutidos acima.

Conclusão

O backlog de manutenção pode destruir seu negócio e, mais importante, você perderá seus clientes. Por isso, o backlog deve ser mantido no mínimo possível. No entanto, se você quiser eliminar o backlog, pode usar o CMMS — este software de gestão de ativos será benéfico para seu negócio.

Perguntas Frequentes (FAQs)

1. Por que a manutenção é significativa para todas as indústrias?

A manutenção é muito importante para o negócio. Segundo um site, "a última pesquisa da ITIC revela que 98% das organizações dizem que uma única hora de inatividade custa mais de $100.000; 81% dos entrevistados indicaram que 60 minutos de inatividade custam mais de $300.000."

2. Quais são os vários tipos de manutenção?

Os vários tipos de manutenção são: manutenção preventiva, manutenção baseada em condição, manutenção preditiva, manutenção de emergência.

3. Quais são as vantagens da manutenção?

As vantagens da manutenção são:
1. Utilização total do ativo
2. Aumento da vida útil do ativo
3. Evita substituição prematura
4. Redução do tempo de inatividade
5. Aumento da eficiência e produtividade
6. Redução de despesas de manutenção