Automação inteligente:construindo a força de trabalho financeira digital de amanhã

A automação inteligente pode construir uma força de trabalho de finanças digitais de amanhã, onde a colaboração entre trabalhadores digitais e físicos resulta em maior capacidade organizacional e capacitação dos funcionários.
As tecnologias de captura multicanal e fluxo de trabalho ajudaram muito as empresas de contabilidade e os departamentos financeiros de muitos setores a fazer com que os dados funcionem para seus negócios e não contra eles. Mas eles vão tão longe, e é por isso que existe a necessidade de automação inteligente.

Com a automação de processos financeiros, as organizações agora podem simplificar e acelerar os ciclos de compra ao pagamento, pedido ao pagamento e registro ao relatório, capturando e extraindo informações de qualquer fonte, roteando-as automaticamente para um fluxo de trabalho de aprovação e transferindo informações no sistema de registro. No entanto, embora o sistema ERP seja o núcleo poderoso das operações financeiras de seus clientes, ele tem suas limitações.

A maioria das organizações ainda é forçada a alocar funcionários para lidar com o trabalho manual demorado para processar informações de fontes de terceiros ou para lidar com as tarefas exclusivas de seus negócios. Portanto, mesmo que a automação de processos financeiros já tenha sido implementada, provavelmente há lacunas significativas no fluxo de trabalho e pontos cegos que podem debilitar a tomada de decisões e, em última análise, prejudicar os relacionamentos com clientes e fornecedores.

A automação de processos financeiros é apenas parte da equação

Vamos supor que uma organização tenha adotado a tecnologia de automação de processos financeiros e talvez construído arquiteturas orientadas a serviços para permitir que os aplicativos funcionem juntos. Embora esses sistemas possam adquirir dados de várias fontes, o aprimoramento e a entrega adequada das informações provavelmente exigem algumas habilidades significativas de TI. O desafio é ainda maior ao lidar com processos de automação que abrangem aplicativos corporativos internos e sistemas externos de parceiros e clientes, sites, serviços online e assim por diante.

Conclusão:as soluções de automação de processos financeiros simplesmente não são projetadas para vincular várias fontes internas e externas díspares para acessar ou integrar dados, ou uma infinidade de outras tarefas manuais exclusivas de um negócio.
Complicar ainda mais é o fato de que à medida que um negócio cresce, com mais dados vem mais complexidade; é fácil voltar a adicionar mais recursos para resolver os problemas. Mas há uma maneira melhor do que jogar as pessoas no problema ou investir em desenvolvimento personalizado caro para tentar contornar o ERP.

Preencha as lacunas de automação de processos com RPA e automação inteligente

Entre na automação de processos robóticos (RPA), um recurso poderoso que parece criado especificamente para preencher as lacunas de automação nos processos financeiros e contábeis.

O RPA foi projetado para servir como um complemento — não um substituto — para um fluxo de trabalho de automação financeira e contábil existente e pode ser dimensionado para atender às necessidades de qualquer empresa de contabilidade ou departamento financeiro organizacional. Como o RPA está no topo da tecnologia existente de uma organização, ele funciona bem com sistemas centrais instalados e pode ser implementado rapidamente para minimizar a interrupção operacional nos negócios do dia-a-dia. O RPA usa robôs de software para imitar ações específicas baseadas em regras que uma pessoa executa enquanto trabalha em um computador (mas com 100% de precisão) e é ideal para cobrir as tarefas restantes em fluxos de trabalho que historicamente têm sido difíceis de automatizar.

Caso de uso:processamento de fatura

Um provedor global de telecomunicações recebia 1.000 correspondências todos os dias no AP, principalmente relacionadas a faturas, e contava com processos manuais ineficientes.

Antes da automação de processos:

• 14 dias para processar uma fatura (em média)
• Taxas atrasadas de 2-3% após a frequente incapacidade de cumprir os termos de pagamento do fornecedor

Agora, dezenas de robôs de software recuperam 9.000 faturas/mês de 30 sites de fornecedores e entregam os dados aos sistemas financeiros, prontos para processamento e pagamento.

Após a automação do processo:

• 1-2 dias para processar uma fatura
• 400% de aumento na produtividade

O RPA funciona em sistemas corporativos, em aplicativos de desktop como o Microsoft Excel e em fontes externas, como sites e portais da Web – por exemplo, fazendo login em um portal de fornecedor para coletar informações ou copiar e inserir dados entre aplicativos. Quando você considera todo o espectro financeiro e contábil, pode haver de centenas a centenas de milhares de tarefas baseadas em regras interdependentes que precisam ser executadas na mesma ordem, repetidamente.

É aqui que o RPA brilha.

Em suma, a RPA capacita as organizações a delegar tarefas manuais demoradas e propensas a erros aos robôs e eleva os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e de maior valor. Exatamente onde o RPA é melhor aplicado em uma organização ou departamento específico dependerá de suas prioridades atuais mais urgentes e metas de longo prazo.

Caso de uso:aquisição para pagamento

Um provedor de transporte de primeira linha permitiu que os clientes solicitassem coletas por e-mail; no entanto, os CSRs foram encarregados de redigitar manualmente os detalhes da remessa dos e-mails em um aplicativo de agendamento interno, bem como no portal do remetente.

Antes da automação de processos:

• Acesse manualmente mais de 70 portais de parceiros, com diferentes logins, navegação, transações e relatórios
• Custo proibitivo:cada CSR mal poderia atender 1 cliente premium

O RPA lê e-mails automaticamente, extrai detalhes, insere-os no aplicativo de agendamento e publica no portal do remetente segundos após o e-mail inicial.

Após a automação de processos :

• 100% do trabalho manual e rotineiro eliminado
• 90% a 95% do tempo do funcionário é recuperado para trabalhos de maior valor.
• Sem erros de transcrição caros

Automação Inteligente – Realizando a promessa de uma verdadeira transformação digital de ponta a ponta

Muitas vezes, quando seus clientes são solicitados a avaliar suas prioridades de automação, surge uma pergunta:e se eu quiser ir além de preencher as lacunas de tarefas manuais em meu fluxo de trabalho com RPA e levar meus processos para o próximo nível de otimização e produtividade?

Está claro que os robôs de software 'onboarding' como a força de trabalho digital para lidar com as tarefas repetitivas e baseadas em regras que drenam o tempo crítico dos funcionários e o poder do cérebro continuam a provar seu valor. No entanto, muitas organizações estão descobrindo que suas operações de negócios estão se tornando cada vez mais complexas devido à grande quantidade de dados não estruturados encontrados em documentos e e-mails, transações móveis, assinaturas eletrônicas, tratamento de exceções, autenticação/validação biométrica, gerenciamento de casos e comunicações com clientes.

Lidar com essas complexidades de processos e dados requer uma plataforma de automação inteligente unificada e de última geração que reúne tecnologias analíticas e cognitivas com RPA para automatizar mais processos de ponta a ponta, ao mesmo tempo em que gera maior valor:

Considere o seguinte exemplo da estrutura de automação inteligente otimizando um processo típico de finanças e contabilidade:

• Antes da automação inteligente, um funcionário digita faturas ou pedidos de venda manualmente; isso é inerentemente lento e apresenta o risco de erros humanos e atrasos significativos.
• Uma estrutura de Automação Inteligente ingere os dados (qualquer formato); classifica e extrai automaticamente os dados; integra as informações com o ERP (SAP, Oracle, etc.); analisa o desempenho não apenas dos recursos da plataforma e se eles foram executados conforme o esperado, mas fornece informações sobre o processo de faturamento ou pedido de venda; e fornece esses insights em tempo real aos executivos no formato exato que eles desejam receber para otimizar o desempenho financeiro e operacional.

Uma instituição de serviços financeiros reduziu os custos de processamento de faturas em 75%, gerando US$ 1,3 milhão em economia anual de custos operacionais com a Automação Inteligente.

O resultado final é um fluxo de trabalho de processo verdadeiramente automatizado que conecta o back office ao front office. Os clientes têm o poder não apenas de dimensionar, mas também de medir os benefícios e o ROI de sua implantação de automação de processos.

É aí que reside o verdadeiro poder de uma plataforma de automação inteligente:construir uma força de trabalho de finanças digitais do futuro, onde a colaboração entre trabalhadores digitais e físicos resulta em maior capacidade organizacional e capacitação dos funcionários.

Chris Huff é CSO da Kofax. Ele desenvolve e conduz as iniciativas estratégicas globais da empresa, liderança de pensamento de automação inteligente e integração horizontal multifuncional.