Aproveite Automação Inteligente para Construir a Força de Trabalho Financeira Digital do Amanhã

Automação inteligente pode construir uma força de trabalho financeira digital do amanhã onde a colaboração entre trabalhadores digitais e físicos resulta em maior capacidade organizacional e empoderamento dos funcionários.

Tecnologias de captura multicanal e workflow foram longe a ajudar empresas de contabilidade e departamentos financeiros em muitas indústrias a fazer dados trabalharem para os seus negócios e não contra eles. Mas só vão até certo ponto, e é por isso que há necessidade de automação inteligente.

Com automação de processos financeiros, organizações podem agora simplificar e acelerar ciclos purchase-to-pay, order-to-cash e record-to-report capturando e extraindo informação de qualquer fonte, encaminhando-a automaticamente para um workflow de aprovação, e transferindo informação para o sistema de registo. No entanto, embora o sistema ERP seja o núcleo poderoso das operações financeiras dos vossos clientes, tem as suas limitações.

A maioria das organizações ainda é forçada a alocar funcionários para lidar com o trabalho manual demorado para processar informação de fontes terceiras ou para lidar com tarefas únicas ao seu negócio. Portanto, mesmo que automação de processos financeiros já tenha sido implementada, há provavelmente lacunas significativas de workflow e pontos cegos que podem debilitar a tomada de decisão e, em última análise, tensionar relações com clientes e fornecedores.

Automação de processos financeiros é apenas parte da equação

Vamos assumir que uma organização adotou tecnologia de automação de processos financeiros e talvez construiu arquiteturas orientadas a serviços para permitir que aplicações trabalhem juntas. Mesmo que estes sistemas possam adquirir dados de múltiplas fontes, melhorar e entregar adequadamente a informação provavelmente requer algumas competências de TI significativas. O desafio é ainda mais complicado ao lidar com automação de processos que abrangem aplicações empresariais internas e sistemas externos de parceiros e clientes, websites, serviços online, e assim por diante.

A linha final: soluções de automação de processos financeiros simplesmente não são desenhadas para ligar a múltiplas fontes internas e externas díspares para aceder ou integrar dados, ou a miríade de outras tarefas manuais únicas a um negócio.
Complicando ainda mais está o facto de que à medida que um negócio cresce, com mais dados vem mais complexidade; é fácil reverter para adicionar mais recursos para resolver os problemas. Mas há uma forma melhor do que atirar pessoas para o problema ou investir em desenvolvimento personalizado caro para tentar contornar o ERP.

Preencher lacunas de automação de processos com RPA e automação inteligente

Entra automação de processos robóticos (RPA), uma capacidade poderosa que parece desenhada propositadamente para preencher lacunas de automação em processos financeiros e contabilísticos.

RPA é desenhado para servir como complemento — não substituição — a um workflow de automação de finanças e contabilidade existente e pode escalar para atender às necessidades de qualquer empresa de contabilidade ou departamento financeiro organizacional. Como RPA assenta em cima da tecnologia existente de uma organização, funciona bem com sistemas core instalados e pode ser implementado rapidamente para minimizar disrupção operacional no negócio do dia a dia. RPA usa robôs de software para imitar ações específicas baseadas em regras que uma pessoa realiza enquanto trabalha num computador (mas com 100% de precisão) e é ideal para cobrir aquelas tarefas remanescentes dentro de workflows que historicamente foram difíceis de automatizar.

Caso de Uso: Processamento de Faturas

Um fornecedor global de telecomunicações recebia 1.000 peças de correio por dia em AP, maioritariamente relacionadas com faturas, e dependiam de processos manuais ineficientes.

Antes da automação de processos:

• 14 dias para processar uma fatura (em média)
• 2-3% taxas de atraso após incapacidade frequente de cumprir termos de pagamento a fornecedores

Agora, dezenas de robôs de software recuperam 9.000 faturas/mês de 30 websites de fornecedores e entregam os dados a sistemas financeiros, prontos para processamento e pagamento.

Após automação de processos:

• 1-2 dias para processar uma fatura
• Aumento de 400% na produtividade

RPA funciona dentro de sistemas empresariais, em aplicações desktop como Microsoft Excel, e através de fontes externas como websites e portais web — por exemplo, entrar num portal de fornecedor para recolher informação ou copiar e introduzir dados entre aplicações. Quando considera todo o espectro de finanças e contabilidade, pode haver de centenas a centenas de milhares de tarefas baseadas em regras interdependentes que precisam de ser realizadas na mesma ordem, repetidamente.

É aqui que o RPA brilha.

Em suma, RPA capacita organizações a delegar tarefas manuais que consomem tempo e são propensas a erros aos robôs, e elevar funcionários para se focarem em tarefas mais estratégicas, de maior valor. Exatamente onde RPA é melhor aplicado dentro de uma organização ou departamento particular dependerá das suas prioridades atuais mais prementes e objetivos a longo prazo.

Caso de Uso: Procure-to-pay

Um fornecedor de transporte de topo permitia clientes solicitar recolhas via email; no entanto, CSRs eram encarregues de reintroduzir manualmente detalhes de expedição dos emails numa aplicação interna de agendamento, bem como no portal do expedidor.

Antes da Automação de Processos:

• Aceder manualmente a 70+ portais de parceiros — com diferentes logins, navegação, transações e relatórios
• Proibitivo em custos: Cada CSR mal conseguia servir 1 cliente premium

RPA lê automaticamente emails, extrai detalhes, introduz-nos na aplicação de agendamento e publica no portal do expedidor dentro de segundos do email inicial.

Após Automação de Processos:

• 100% do trabalho manual, rotineiro eliminado
• 90% a 95% do tempo do funcionário recuperado para trabalho de maior valor.
• Sem erros de transcrição dispendiosos

Automação Inteligente — Realizar a promessa de verdadeira transformação digital ponta a ponta

Frequentemente, quando os vossos clientes são pedidos para avaliar as suas prioridades de automação, surge uma pergunta: E se eu quiser ir além de preencher lacunas de tarefas manuais no meu workflow com RPA e levar os meus processos ao próximo nível de otimização e produtividade?

É claro que 'onboarding' de robôs de software como força de trabalho digital para lidar com tarefas repetitivas baseadas em regras que drenam tempo crítico e poder cerebral dos funcionários continua a provar o seu valor. No entanto, muitas organizações estão a descobrir que as suas operações de negócio se estão a tornar cada vez mais complexas devido às vastas quantidades de dados não estruturados encontrados em documentos e emails, transações móveis, assinaturas eletrónicas, gestão de exceções, autenticação/validação biométrica, gestão de casos e comunicações com clientes.

Endereçar estas complexidades de processo e dados requer uma plataforma unificada de automação inteligente de próxima geração que agrupe analytics e tecnologias cognitivas com RPA para automatizar mais processos ponta a ponta, enquanto impulsiona maior valor:

Considere o seguinte exemplo do framework de automação inteligente a otimizar um processo típico de finanças e contabilidade:

• Antes de automação inteligente, um funcionário introduz faturas ou ordens de venda manualmente; isto é inerentemente lento e introduz risco de erros humanos e atrasos significativos.
• Um framework de Automação Inteligente ingere os dados (qualquer formato); classifica e extrai automaticamente os dados; integra a informação com o ERP (SAP, Oracle, etc.); analisa o desempenho não apenas das capacidades da plataforma e se executaram como pretendido, mas fornece insights sobre o processo de faturação ou ordem de venda; e entrega esses insights em tempo real a executivos no formato exato que querem receber para otimizar desempenho financeiro e operacional.

Uma instituição de serviços financeiros reduziu custos de processamento de faturas em 75%, gerando 1,3 milhões de dólares em poupanças anuais de custos operacionais com Automação Inteligente.

O resultado final é um workflow de processo verdadeiramente automatizado que liga o back office ao front office. Clientes são capacitados não apenas a escalar, mas também a medir benefícios e ROI da sua implementação de automação de processos.

Aí reside o verdadeiro poder de uma plataforma de automação inteligente: construir uma força de trabalho financeira digital do amanhã onde a colaboração entre trabalhadores digitais e físicos resulta em maior capacidade organizacional e empoderamento dos funcionários.

Chris Huff é CSO da Kofax. Desenvolve e impulsiona as iniciativas estratégicas globais da empresa, thought leadership de automação inteligente e integração horizontal cross-functional.