Três maneiras que as equipes de aquisição podem reduzir os custos da empresa

Uma pesquisa da Deloitte de 2014 descobriu que 69% dos diretores de compras viam a redução de custos como sua principal prioridade nos 12 meses seguintes. Em 2018, a mesma pesquisa mostrou que o número havia saltado para 78% - um aumento de 9% em apenas quatro anos.

A capacidade de entender os gastos, definir metas de economia e gerenciar o sourcing para atingir essas metas está se tornando essencial. Para chegar lá, as organizações estão mudando para uma nova geração de plataformas de sourcing para mudar fundamentalmente a forma como as organizações de compras operam. Investir em uma solução que agiliza e expande os processos de sourcing permite mudanças críticas e novas abordagens, incluindo negociações dinâmicas, análises precisas, leilões reversos e novos níveis de transparência e colaboração. Essas mudanças resultam em economias de custo planejadas e planejadas e outros benefícios estratégicos.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais as soluções estratégicas podem ajudar as equipes de compras a agregar maior impacto à empresa como um todo.

A transparência ajuda a identificar oportunidades de redução de custos. Tomar decisões informadas sobre oportunidades de redução de riscos e custos é quase impossível para as equipes de compras sem uma visão simples, otimizada e compartilhada dos relacionamentos, contratos e obrigações com fornecedores. Ferramentas de contrato desajeitadas, manuais e legadas estão estendendo o tempo do processo e reduzindo a vantagem competitiva e as oportunidades de economia de custos. Com ferramentas legadas, as conexões entre fornecedores, obrigações e documentos são difíceis de encontrar, muito menos de gerenciar e otimizar.

Em contraste, as soluções que permitem que as equipes colaborem e tenham visibilidade em tempo real sobre todas as atividades do fornecedor podem fornecer uma maneira simples e eficiente para os líderes de sourcing e gerentes de contrato terem uma visão de 360 ​​graus do relacionamento com o fornecedor. Além disso, os profissionais de sourcing ganham uma maneira perfeita e eficaz de gerenciar contratos para as partes interessadas de seus negócios, além de fornecer visibilidade contínua de ponta a ponta.

Quando o jurídico, as partes interessadas, fornecedores e vendedores têm total transparência, as equipes de compras podem conduzir a um processo de ponta a ponta mais simplificado, porque todas as partes têm as informações de que precisam, quando precisam. As equipes podem priorizar e rastrear o progresso em cada estágio e, por fim, prever resultados de negócios bem-sucedidos. Por sua vez, esse nível de transparência reduz custos para as empresas, pois podem encontrar mais oportunidades de corte de custos e fechar loops de comunicação com mais rapidez.

Economia por meio de leilões reversos e negociações dinâmicas. Abordagens mais novas, como leilões reversos e negociações dinâmicas, têm um impacto nos resultados financeiros da empresa. Eles fornecem novos meios de compra, especialmente para compras regulares em volume e em curso. Ambos os métodos foram notoriamente difíceis no passado, mas novas plataformas podem simplificar processos e colocá-los nas mãos da maioria das organizações de sourcing. Essas soluções podem permitir o equilíbrio certo entre preço, qualidade e outros fatores importantes. De acordo com uma pesquisa Scout RFP de 2017, as empresas que realizam leilões reversos com sucesso priorizam a alta qualidade por um bom preço, em vez de premiar automaticamente o lance mais baixo.

Quando o leilão reverso e as negociações dinâmicas são partes integrantes de uma plataforma de sourcing, em vez de ferramentas autônomas, eles não apenas maximizam a economia de custos, mas ajudam a melhorar o relacionamento com o fornecedor, uma vez que preços e negociações podem ser feitos no contexto da experiência histórica e oportunidades adicionalmente identificadas para adicionar valor. Compradores e fornecedores têm a visibilidade necessária para realizar um leilão bem-sucedido e justo; os fornecedores têm uma visão clara dos requisitos e os compradores podem realizar a devida diligência nos leilões, ligando perfeitamente os pontos para todas as partes envolvidas. As empresas que usam uma estratégia de leilão reverso economizam entre 10-20% no processo de compra. Uma empresa de varejo global economizou quase US $ 400.000 em um leilão de commodities de 30 minutos, porque foi capaz de acelerar as negociações.

Colaboração entre todas as partes. A colaboração é a chave para eventos de aquisição padrão, bem como formulários mais avançados, como aqueles que usam leilão reverso. Ele garante precisão e eficiência, e até mesmo une as partes interessadas em um grupo virtual que trabalha para alcançar o melhor resultado. Perguntas e problemas podem ser respondidos rapidamente, eliminando muitos dos problemas de início / parada comuns à aquisição tradicional.

Se sua empresa está usando uma plataforma de sourcing que não permite a colaboração entre todas as partes, é hora de reconsiderar as ferramentas que você está usando. A colaboração entre as partes interessadas da empresa é crítica para um processo de aquisição bem-sucedido que pode obter metas de redução de custos e atender aos requisitos dos clientes internos. Sem colaboração, o sourcing pode se tornar oneroso e uma irritação constante para todos os envolvidos. Freqüentemente, resulta na falta de algum elemento importante ou na produção de resultados aquém do ideal.

A colaboração permite que as partes interessadas do negócio façam parte de todo o processo. Os stakeholders da empresa investem mais, se sentem valorizados e se tornam contribuintes em vez de meros espectadores do processo. O resultado é uma maior comunicação em toda a empresa, em última análise, beneficiando a posição geral de caixa e o impacto comercial do projeto.

Um estudo recente de líderes de compras em todo o mundo revelou que eles esperam um aumento de 40 por cento na economia anual com soluções de compras automatizadas. Com essas estratégias principais em mente e as soluções adequadas em vigor, as equipes de compras terão um impacto maior em toda a empresa, levando ao sucesso para todas as partes envolvidas e um impacto mensurável ano após ano.

A combinação de transparência, práticas de sourcing mais recentes, como leilão reverso e negociações dinâmicas, e total colaboração entre a equipe de compras e todas as partes interessadas de negócios, cria um ambiente propício para impulsionar mudanças significativas. Suportado e aprimorado por uma nova geração de plataforma de sourcing, ele permite economias de custo que levam diretamente ao impacto nos resultados financeiros. Ao mesmo tempo, a economia não deve ocorrer à custa de outras considerações importantes. Riscos e compromissos devem ser esclarecidos e considerados de forma colaborativa. Outros fatores também, como qualidade, velocidade e valor agregado adicional, precisam ser considerados. Com todas essas qualidades, pode surgir um novo tipo de sourcing que aumentará o sucesso e a longevidade da empresa.

Stan Garber é presidente e cofundador da Scout RFP, uma fornecedora de software de sourcing e compras.