O que as cadeias de suprimentos podem aprender com planejadores militares em tempos de crise

O gerenciamento da cadeia de suprimentos está sempre mudando, mesmo quando é normal. Um desastre natural pode expor ou enfatizar a fraqueza na cadeia de abastecimento de uma organização. Hoje, enfrentamos uma pandemia global que deixou muitas empresas de joelhos. Mais do que nunca, as organizações precisam estabilizar e maximizar seus esforços para mitigar quaisquer ameaças em suas próprias cadeias de suprimentos.

A dinâmica da situação atual do COVID-19 compartilha semelhanças com as missões militares de combate, em que a necessidade de comunicação eficaz, tomada de decisão rápida e planejamento de redundância são fundamentais para manter qualquer organização ágil. O Exercício de planejamento colaborativo (CPE) é um processo de três etapas que pode identificar, analisar e mitigar ameaças a uma organização. É uma adaptação de uma ferramenta de planejamento usada pelas forças armadas dos EUA que incentiva a formação de equipes e o desenvolvimento de líderes e mantém uma operação bem posicionada para reagir a um futuro incerto e um mercado volátil.

A cadeia de abastecimento global foi forçada a um estado histórico de mudança que pode durar algum tempo. O planejamento colaborativo não é um conceito novo, mas à medida que nos aproximamos das semanas e meses incertos à frente, a necessidade de tomar decisões com informações limitadas aumenta.

A verdadeira força deste exercício vem de uma sessão de brainstorming de uma hora com um grupo que inclui membros da equipe que trabalham dentro dos processos, com um facilitador habilidoso encorajando e conduzindo a conversa. É importante observar que limitar a gestão ou o envolvimento de nível executivo nesta sessão de brainstorming permite que a equipe resolva as ameaças que, de outra forma, poderiam ser negligenciadas ou discutidas.

Uma sessão de brainstorming com uma equipe da cadeia de suprimentos pode consistir de cinco membros. Idealmente, um facilitador teria como objetivo encorajar a discussão de duas ameaças, duas análises por ameaça e duas estratégias de mitigação por análise dentro de cada respectiva etapa do processo por membro da equipe. O objetivo de uma sessão de uma hora e uma equipe de cinco membros seria identificar não menos que 10 ameaças diretas, 20 análises e 40 estratégias de mitigação.

Etapa 1:Identificação da ameaça. O grupo fará um brainstorming e identificará qualquer coisa considerada uma ameaça direta à cadeia de suprimentos. O facilitador deve encorajar respostas rápidas e responsivas enquanto registra tudo em um quadro branco. Um exemplo pode ser a estabilidade do fornecedor.

Etapa 2:Análise de ameaças. Depois que as ameaças diretas forem identificadas, o facilitador guiará o grupo para avaliar as possíveis maneiras em que cada ameaça pode afetar a cadeia de abastecimento. Tanto os efeitos de curto quanto de longo prazo devem ser considerados. Um exemplo pode incluir como a estabilidade do fornecedor pode afetar a cadeia de abastecimento da empresa nos próximos seis meses, no próximo ano e nos próximos cinco anos.

Etapa 3:Estratégias de mitigação. Durante esta etapa final, o facilitador incentivará o grupo a desenvolver estratégias de mitigação. O facilitador irá documentá-los para que possam ser fornecidos como resultados. Os exemplos podem ser diversificação de fornecedores, mapeamento da cadeia de suprimentos e redundância de fornecedores.

Lembre-se de que o facilitador deve encorajar pelo menos duas a cinco respostas por membro para cada etapa e registrar todas as informações pertinentes ao longo do caminho.

O facilitador deve organizar todos os dados e informações de alto nível discutidos para produzir a primeira entrega, chamada de Resumo da Ameaça. Este documento será copiado e distribuído para a alta gerência ou liderança executiva, mantendo uma cópia original para referência histórica.

O facilitador irá então revisar o que foi realizado, detalhar as ameaças diretas identificadas, avaliar os possíveis efeitos de cada uma e criar estratégias de mitigação. Uma vez arranjado e organizado, o facilitador fornecerá o segundo produto final para a alta gerência ou liderança executiva, chamado de Análise Detalhada de Ameaças. Isso irá delinear as etapas de mitigação propostas do ponto de vista do grupo ou equipe de brainstorming.

Os benefícios para uma organização que emprega um CPE podem ser definidos na qualidade da análise do ponto de vista do pessoal iniciante, que realiza o trabalho todos os dias. O envolvimento de funcionários cujas funções principais são afetadas por ameaças na cadeia de suprimentos fornece informações valiosas que muitas vezes são esquecidas no nível executivo. Esse processo também se presta à solução de problemas proativa e baseada em soluções, e fornece à organização um maior cronograma de tomada de decisões por parte da liderança, tendo fornecido os dados necessários antes da ocorrência de ameaças.

As organizações também podem adquirir um novo nível de confiança entre as partes envolvidas após a identificação de ameaças diretas, resultando em uma comunicação clara e concisa sobre a mitigação. Isso também reduz o pânico entre as organizações quando as condições trazem mudanças inesperadas e fornece liderança com várias estratégias de mitigação para implementação.

Ao apoiar o uso desse exercício de uma hora, qualquer empresa pode obter uma fonte de dados importante e relevante para futuras tomadas de decisão, levando a um melhor serviço ao cliente. Preparar sua organização para reagir ao desconhecido pode melhorar a capacidade de sua empresa de virar um centavo, enquanto seus concorrentes continuam reagindo.

Nos negócios, o tempo é medido pelo dinheiro. Para as forças dos EUA em zonas de combate, pode ser medido por quantos soldados voltam para casa. Quando as forças estão em ambientes hostis, é fundamental que todas as partes estejam informadas e entendam o plano, diminuindo o pânico, a incerteza e o medo que vêm com eventos imprevistos. As decisões rápidas são normalmente tomadas com informações limitadas e baseiam-se em um processo de planejamento que identifica e discute ameaças diretas, melhorando assim o tempo de execução e aumentando as taxas de sucesso. A capacidade de ser ágil e proativo na identificação, análise e planejamento de mitigação de ameaças diretas permite que os militares salvem vidas e que as empresas economizem dinheiro. Agora, mais do que nunca, as organizações precisam estabilizar e maximizar seus esforços para mitigar quaisquer ameaças em suas cadeias de abastecimento.

Chris Olejnik é um gerente sênior da cadeia de suprimentos do Exército dos EUA aposentado. Shellie Jacobucci é analista da cadeia de suprimentos de manufatura.