Como Cadeias de Suprimentos Podem Aplicar Lições de Planejamento Militar Durante Crise

Gestão de Cadeia de Suprimentos em Constante Mudança

A gestão de cadeia de suprimentos está em constante mudança, mesmo quando é business as usual. Um desastre natural pode expor ou enfatizar fraqueza na cadeia de suprimentos de uma organização. Hoje enfrentamos uma pandemia global que trouxe muitas empresas aos joelhos. Mais do que nunca, organizações precisam estabilizar e maximizar seus esforços para mitigar quaisquer ameaças em suas próprias cadeias de suprimentos.

Paralelos com Missões de Combate Militar

A dinâmica da situação atual da COVID-19 compartilha semelhanças com missões de combate militar, no sentido de que a necessidade de comunicação eficaz, tomada de decisão rápida e planejamento de redundância são chave para manter qualquer organização ágil. O Exercício de Planejamento Colaborativo (CPE) é um processo de três passos que pode identificar, analisar e mitigar ameaças a uma organização. É uma adaptação de uma ferramenta de planejamento usada pelas forças armadas dos EUA que incentiva construção de equipe e desenvolvimento de liderança, e mantém uma operação bem posicionada para reagir a um futuro incerto e mercado volátil.

Estado Histórico de Mudança

A cadeia de suprimentos global foi forçada a um estado histórico de mudança que pode durar bastante tempo. Planejamento colaborativo não é um conceito novo, mas à medida que nos aproximamos das semanas e meses incertos à frente, a necessidade de tomar decisões com informação limitada cresce.

A Força da Sessão de Brainstorming

A verdadeira força deste exercício vem de uma sessão de brainstorming de uma hora com um grupo que inclui membros da equipe que trabalham dentro dos processos, com um facilitador habilidoso encorajando e direcionando a conversa. É importante notar que limitar o envolvimento de gerência ou nível executivo nesta sessão de brainstorming permite que a equipe aborde ameaças que poderiam ser ignoradas ou discutidas de outra forma.

Estrutura da Sessão

Uma sessão de brainstorming com uma equipe de cadeia de suprimentos pode consistir de cinco membros. Idealmente, um facilitador visaria encorajar discussão de duas ameaças, duas análises por ameaça, e duas estratégias de mitigação por análise dentro de cada etapa de processo respectiva por membro da equipe. O objetivo de uma sessão de uma hora e equipe de cinco membros seria identificar não menos que 10 ameaças diretas, 20 análises, e 40 estratégias de mitigação.

Passo 1: Identificação de Ameaças

O grupo fará brainstorming e identificará qualquer coisa que se acredite ser uma ameaça direta à cadeia de suprimentos. O facilitador deve encorajar respostas rápidas e responsivas enquanto registra tudo em um quadro branco. Um exemplo pode ser estabilidade do fornecedor.

Passo 2: Análise de Ameaças

Após ameaças diretas serem identificadas, o facilitador guiará o grupo a avaliar as maneiras possíveis em que cada ameaça pode afetar a cadeia de suprimentos. Efeitos tanto de curto quanto de longo prazo devem ser considerados. Um exemplo pode incluir como a estabilidade do fornecedor pode afetar a cadeia de suprimentos da empresa nos próximos seis meses, próximo ano e próximos cinco anos.

Passo 3: Estratégias de Mitigação

Durante este passo final, o facilitador encorajará o grupo a desenvolver estratégias de mitigação. O facilitador documentará estas para que possam ser fornecidas como entregáveis. Exemplos podem ser diversificação de fornecedores, mapeamento da cadeia de suprimentos e redundância de fornecedores.

Documentação e Entregáveis

Lembre-se que o facilitador deve encorajar pelo menos duas a cinco respostas por membro para cada passo, e registrar toda informação pertinente ao longo do caminho.

O facilitador deve organizar todos os dados e informações de alto nível discutidos para produzir o primeiro entregável, chamado Resumo de Ameaças. Este documento será copiado e distribuído à alta gerência ou liderança executiva, mantendo uma cópia original para referência histórica.

O facilitador então revisará o que foi realizado, detalhará as ameaças diretas identificadas, avaliará os possíveis efeitos de cada uma, e criará estratégias de mitigação. Uma vez organizados e arranjados, o facilitador fornecerá o segundo entregável à alta gerência ou liderança executiva, chamado Análise Detalhada de Ameaças. Isso delineará os passos de mitigação propostos do ponto de vista do grupo de brainstorming ou equipe.

Benefícios para a Organização

Os benefícios para uma organização que emprega um CPE podem ser definidos na qualidade da análise do ponto de vista da equipe "boots-on-the-ground", que realiza o trabalho todos os dias. Envolver funcionários cujas funções primárias são impactadas por ameaças na cadeia de suprimentos fornece insights valiosos que são frequentemente ignorados no nível executivo. Este processo também se empresta a resolução de problemas proativa baseada em soluções, e fornece uma organização com uma linha do tempo de tomada de decisão aumentada da liderança, tendo fornecido os dados necessários antes da ocorrência de ameaças.

Confiança e Redução de Pânico

Organizações também podem adquirir um novo nível de confiança entre as partes envolvidas após identificar ameaças diretas, resultando em comunicação clara e concisa sobre mitigação. Isso também reduz pânico entre organizações quando condições trazem mudança inesperada, e fornece liderança com numerosas estratégias de mitigação para implementação.

Vantagem Competitiva

Ao apoiar o uso deste exercício de uma hora, qualquer empresa pode ganhar uma fonte de dados importante e relevante para tomada de decisão adicional, levando a serviço melhorado ao cliente. Preparar sua organização para reagir ao desconhecido pode melhorar a capacidade de sua empresa de virar num centavo, enquanto seus concorrentes ficam reagindo.

Tempo: Dinheiro vs. Vidas

Nos negócios, tempo é medido por dinheiro. Para forças dos EUA em zonas de combate, pode ser medido por quantos soldados voltam para casa. Quando forças estão em ambientes hostis, é crítico que todas as partes estejam informadas e entendam o plano, diminuindo o pânico, incerteza e medo que vêm com eventos imprevistos. Decisões rápidas são tipicamente tomadas com informação limitada, e baseiam-se em um processo de planejamento que identifica e discute ameaças diretas, melhorando assim tempo de execução e aumentando taxas de sucesso. A capacidade de ser ágil e proativo na identificação, análise e planejamento de mitigação de ameaças diretas permite que os militares salvem vidas, e empresas economizem dinheiro. Agora mais do que nunca, organizações precisam estabilizar e maximizar seus esforços para mitigar quaisquer ameaças em suas cadeias de suprimentos.

Chris Olejnik é gerente sênior de cadeia de suprimentos aposentado do Exército dos EUA. Shellie Jacobucci é analista de cadeia de suprimentos de manufatura.