Como a automação do pedido de vendas pode criar estabilidade durante a pandemia

Mais de 90% das empresas da Fortune 1000 experimentaram interrupções na cadeia de suprimentos devido à pandemia de coronavírus, de acordo com a Accenture. Setenta e cinco por cento dessas empresas relataram “impactos negativos ou fortemente negativos em seus negócios”.

Essas estatísticas apenas confirmam o que muitos líderes do setor já sabem. Na pandemia, o transporte é altamente restrito e o pessoal crítico fica preso em casa. O volume estagnou e os prazos de entrega aumentaram. Nada disso é bom para o bom funcionamento das cadeias de abastecimento.

Como as empresas podem reagir habilmente a essas pressões da cadeia de suprimentos sem precedentes e garantir a continuidade dos negócios? Ao perceber que as pressões atuais tornam os projetos de transformação digital mais urgentes do que nunca. A transformação digital não é mais uma frase da moda, algo a ser focado no próximo trimestre. É um requisito essencial.

A crise do COVID-19 está forçando distribuidores e fabricantes a otimizar seus custos e cortar despesas não críticas sempre que possível. Idealmente, as organizações desejam reduzir seus gastos operacionais, enquanto mantêm sua força de trabalho intacta. Para conseguir isso, processos tradicionais e desatualizados precisam ser atualizados para processos modernos, imediatamente.

A cadeia de abastecimento é uma entidade complexa, e nem tudo está dentro da capacidade de influência de uma empresa. No entanto, na seção da cadeia de suprimentos que as empresas podem influenciar - onde a entrega é feita de seus próprios depósitos aos clientes finais - ainda há muito espaço para operar.

Por exemplo, uma área onde a automação digital pode ter um grande impacto é o tratamento de pedidos de vendas.

As pressões do COVID-19 adicionaram peso aos ombros de fabricantes e distribuidores. Como os prazos de entrega ficaram descontrolados, as empresas são inundadas com consultas de clientes. As pessoas estão confusas e em pânico e exigem clareza.

Para continuar a atender bem os clientes - e para fabricantes e distribuidores, o relacionamento com o cliente é tudo - as empresas precisam de seus representantes de atendimento ao cliente (CSRs) disparando em todos os cilindros. Essa é a única maneira de reduzir os tempos de ciclo de pedidos e mostrar estabilidade e previsibilidade em um momento em que muitas organizações estão abaladas.

No entanto, por causa do bloqueio, os CSRs estão trabalhando em casa. Isso significa que eles estão sem seu ambiente de escritório e acesso às suas ferramentas usuais. Eles provavelmente não são tão produtivos quanto o normal, com estresse emocional adicionado à mistura. Além disso, as consultas dos clientes estão em alta e são mais complexas e inovadoras do que nunca. Exatamente quando os CSRs precisam do máximo de largura de banda possível, eles estão mais pressionados do que nunca.

Qual, entretanto, é um grande dreno na largura de banda do CSR, mesmo sem o COVID-19? Processamento de pedido manual. Em média, nossa organização descobriu que os CSRs gastam um terço de cada dia de trabalho digitando manualmente os pedidos de compra recebidos dos clientes.

A maioria dos fabricantes e distribuidores confia neste método manual tradicional. Esse processo sempre foi lento e tradicionalmente sujeito a erros. As carteiras de pedidos de compra parariam durante a noite ou custariam horas extras para serem processadas. O custo desnecessário pode chegar a US $ 26 por pedido. E agora, as ineficiências de custo dessa abordagem datada são ampliadas.

No entanto, de forma simples, o processamento de pedidos de vendas pode ser automatizado. Usando um software customizado, uma empresa pode converter de forma automática e precisa pedidos de compra enviados por e-mail em pedidos de vendas no sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) sem qualquer intervenção ou tratamento por um CSR. Por meio do poder da automação e da inteligência artificial, o processamento de pedidos é acelerado de horas para momentos. Torna-se possível alcançar 100% de precisão de extração de dados.

Essa forma de automação digital acelera significativamente o processo de pedido de vendas, ajudando as empresas a recuperar milhares de horas de capital humano. Essas horas podem então ser reimplantadas em tarefas e prioridades que agregam valor à organização, como atendimento ao cliente real de alta qualidade e outros processos de geração de receita.

Existem muitas áreas e muitos processos de negócios onde a automação pode conduzir projetos de transformação digital para empresas e abrir novas eficiências e possibilidades. Seja em pedidos de vendas ou em outro lugar, todos os líderes precisam considerar onde eles ainda estão sobrecarregados com processos manuais e como podem atualizá-los.

Enquanto a pandemia COVID-19 estava se transformando em uma crise verdadeiramente global, Sandy Shen, analista diretor sênior do Gartner, disse melhor:“Este é um alerta para as organizações que colocaram muito foco nas necessidades operacionais diárias em detrimento do investimento em negócios digitais e resiliência de longo prazo. As empresas que podem transferir a capacidade tecnológica e os investimentos para plataformas digitais irão mitigar o impacto do surto e manter suas empresas funcionando sem problemas agora e no longo prazo ”.

A crise do COVID-19 está nos ensinando que a digitalização é o caminho pelo qual os fabricantes e distribuidores podem garantir e salvaguardar objetivos de negócios críticos durante tempos de interrupção e reagir a irregularidades nas cadeias de abastecimento das quais dependem.

As interrupções na cadeia de suprimentos trazem desafios significativos que exigem soluções rápidas e eficazes. O que os distribuidores e fabricantes precisam são iniciativas de alto impacto e alto ROI que os capacitem a fazer mais com menos. A automação de pedidos de vendas é um exemplo de tal iniciativa. Ele permite que as empresas maximizem suas oportunidades de receita e gerem economias de custo significativas, sem comprometer recursos ou esforços extras. O resultado final:continuidade dos negócios e resiliência da cadeia de suprimentos - agora e depois da crise.

Ray Grady é CEO da Conexiom.