Estabilize Sua Cadeia de Suprimentos: Como a Automação de Pedidos de Venda Prospera em Tempos de Pandemia

Mais de 90% das empresas Fortune 1000 experimentaram disrupções na cadeia de suprimentos devido à pandemia do coronavírus, segundo a Accenture. Setenta e cinco por cento dessas empresas relataram "impactos negativos ou fortemente negativos em seus negócios".

A Urgência da Transformação Digital

Essas estatísticas apenas confirmam o que muitos líderes do setor já sabem. Na pandemia, o transporte é altamente restrito, e pessoal crítico está preso em casa. O volume estagnou, e os prazos de entrega se estenderam. Nada disso é bom para o funcionamento suave das cadeias de suprimentos.

Como as empresas podem reagir habilmente a essas pressões sem precedentes na cadeia de suprimentos e garantir a continuidade dos negócios? Percebendo que as pressões atuais tornam projetos de transformação digital mais urgentes do que nunca. A transformação digital não é mais um termo da moda, algo para ser focado no próximo trimestre. É um requisito essencial.

Otimização de Custos e Força de Trabalho

A crise da COVID-19 está forçando distribuidores e fabricantes a otimizar seus custos e cortar despesas não críticas onde puderem. Idealmente, as organizações querem reduzir seus gastos operacionais, mantendo sua força de trabalho intacta. Para alcançar isso, processos tradicionais e datados precisam ser atualizados para processos modernos, imediatamente.

Foco no Controle: Do Armazém ao Cliente

A cadeia de suprimentos é uma entidade complexa, e nem toda ela está dentro da capacidade de uma empresa de influenciar. No entanto, na seção da cadeia de suprimentos que as empresas podem influenciar — onde a entrega é de seus próprios armazéns para seus clientes finais — ainda há muito espaço para operar.

Automação de Pedidos de Venda: Grande Impacto

Por exemplo, uma área onde a automação digital pode ter grande impacto é o manuseio de pedidos de venda.

As pressões da COVID-19 adicionaram peso aos ombros de fabricantes e distribuidores. À medida que os prazos de entrega enlouqueceram, as empresas são inundadas com consultas de clientes. As pessoas estão confusas e em pânico, e exigem clareza.

Para continuar servindo bem os clientes — e para fabricantes e distribuidores, relacionamentos com clientes são tudo — as empresas precisam que seus representantes de atendimento ao cliente (CSRs) estejam operando em todos os cilindros. Esta é a única maneira de reduzir tempos de ciclo de pedidos e mostrar estabilidade e previsibilidade em um momento em que muitas organizações estão abaladas.

Desafios dos CSRs em Home Office

No entanto, devido ao lockdown, os CSRs estão trabalhando de casa. Isso significa que lhes falta seu ambiente de escritório e acesso às suas ferramentas habituais. Provavelmente não são tão produtivos quanto o normal, com estresse emocional adicionado à mistura. Além disso, as consultas dos clientes estão no nível mais alto de todos os tempos, e são mais complexas e novas do que nunca. Exatamente quando os CSRs precisam de tanta largura de banda quanto possível, eles estão mais apertados do que nunca.

O Gargalo: Processamento Manual de Pedidos

O que, no entanto, é um grande dreno na largura de banda dos CSRs, mesmo sem a COVID-19? Processamento manual de pedidos. Em média, nossa organização descobriu que os CSRs gastam um terço de cada dia de trabalho digitando manualmente pedidos de compra recebidos de clientes.

A maioria dos fabricantes e distribuidores depende deste método tradicional, manual. Este processo sempre foi lento e tradicionalmente propenso a erros. Acúmulos de pedidos de compra ficariam durante a noite, ou custariam horas extras para processar. O custo desnecessário poderia ser tão alto quanto $26 por pedido. E agora, as ineficiências de custo desta abordagem datada são ampliadas.

A Solução: Automação de Processamento de Pedidos

No entanto, simplesmente, o processamento de pedidos de venda pode ser automatizado. Usando software personalizado, uma empresa pode converter automaticamente e com precisão pedidos de compra enviados por e-mail em pedidos de venda no sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) sem qualquer intervenção ou manuseio por um CSR. Através do poder da automação e inteligência artificial, o processamento de pedidos é acelerado de horas para momentos. Torna-se possível alcançar 100% de precisão na extração de dados.

Esta forma de automação digital acelera significativamente o processo de pedidos de venda, ajudando as empresas a recuperar milhares de horas de capital humano. Essas horas podem então ser redirecionadas para tarefas e prioridades que agregam valor à organização, como atendimento ao cliente real, de alta qualidade, e outros processos geradores de receita.

Além dos Pedidos de Venda

Há muitas áreas e muitos processos de negócios onde a automação pode impulsionar projetos de transformação digital para empresas e abrir novas eficiências e possibilidades. Sejam pedidos de venda ou outra coisa, todos os líderes precisam considerar onde ainda estão sobrecarregados com processos manuais e como podem atualizá-los.

O Alerta da Gartner

À medida que a pandemia de COVID-19 se desenvolvia em uma crise verdadeiramente global, Sandy Shen, analista sênior diretora da Gartner, disse melhor: "Este é um alerta para organizações que colocaram muito foco em necessidades operacionais diárias em detrimento de investir em negócios digitais e resiliência de longo prazo. Empresas que podem mudar capacidade de tecnologia e investimentos para plataformas digitais mitigarão o impacto do surto e manterão suas empresas funcionando suavemente agora e a longo prazo."

Conclusão: Digitalização para Resiliência

A crise da COVID-19 está nos ensinando que a digitalização é a rota pela qual fabricantes e distribuidores podem assegurar e salvaguardar objetivos críticos de negócios durante tempos disruptivos, e reagir a irregularidades nas cadeias de suprimentos nas quais confiam.

Disrupções na cadeia de suprimentos trazem desafios significativos que exigem soluções rápidas e eficazes. O que distribuidores e fabricantes precisam são iniciativas de alto impacto, alto ROI que os capacitem a fazer mais com menos. A automação de pedidos de venda é um exemplo de tal iniciativa. Permite que as empresas maximizem suas oportunidades de receita e gerem economias significativas de custo, sem comprometer recursos ou esforço extra. O resultado final: continuidade dos negócios e resiliência da cadeia de suprimentos — agora e além da crise.

Ray Grady é CEO da Conexiom.