Três maneiras de adaptar cadeias de suprimentos na era de COVID-19

Com a propagação da pandemia COVID-19, as empresas foram forçadas a adaptar suas operações de distribuição e logística de acordo. Para muitos, as mudanças rápidas expuseram fraquezas no que eles acreditavam ser processos confiáveis ​​- revelando fraturas preocupantes.

Com mudanças dramáticas na demanda, flutuações no acesso a peças e produtos e mudanças nos requisitos de saúde e segurança, é mais importante do que nunca lidar com os dados das linhas de frente.

A melhor maneira de lidar com essas condições de mudança é saber em tempo real o que está acontecendo nos pontos de contato mais vulneráveis ​​em sua cadeia de abastecimento. Esse nível de percepção é necessário para acompanhar o ambiente em rápida mudança e evitar problemas que podem inviabilizar os negócios. Aqui estão três maneiras de usar os dados de campo para se manter ágil durante a crise do COVID-19.

Fique à frente dos processos de qualidade. Conforme a demanda por produtos essenciais aumenta tanto de você quanto de seus fornecedores, os processos de qualidade podem sofrer um grande golpe. Você não pode esperar que o mesmo número de trabalhadores execute o dobro de verificações pontuais sem perder detalhes cruciais. Da mesma forma, trazer funcionários novos e inexperientes para preencher as lacunas exige que você execute treinamento adicional e o obriga a colocar as decisões críticas de qualidade em mãos indevidas.

Isso é duplamente verdadeiro para o envio de produtos de seus próprios centros de distribuição e depósitos. Um grande varejista online confiava em um único funcionário para realizar centenas de auditorias de embalagem por turno. Essas auditorias garantiriam que os itens estivessem em condições de novo e embalados para evitar danos, mas o menor erro poderia resultar em mercadorias inutilizáveis ​​ou produtos devolvidos. Formulários em papel simplesmente não funcionavam - as auditorias eram lentas, não confiáveis ​​e pioravam com o aumento da demanda. A digitalização mudou tudo isso, fornecendo aos funcionários ferramentas mais precisas e confiáveis ​​para auditar produtos de saída.

Com o aumento da demanda por produtos essenciais, a digitalização se tornou vital para rastrear processos de qualidade, como AQL (limite de qualidade aceitável) e auditorias de embalagens. Usar um aplicativo móvel em um smartphone dá aos trabalhadores a capacidade de avaliar com precisão um número significativamente maior de remessas. Formulários inteligentes podem usar lógica condicional para manter os trabalhadores não treinados no caminho, mostrando-lhes apenas informações relevantes e alertando-os com os padrões esperados quando são necessários. Mais importante ainda, os dados das linhas de frente contribuem diretamente para decisões mais inteligentes e rápidas para os líderes de sua empresa.

Monitore a conformidade do fornecedor e do trabalhador. É especialmente crítico durante a pandemia COVID-19 que os trabalhadores sigam os protocolos de segurança e higiene. A lavagem e higienização dos equipamentos de proteção individual (EPIs) e dos ambientes de trabalho é fundamental para a segurança dos trabalhadores que lotam seus almoxarifados, bem como para a perenidade dos negócios. Smartphones e outros dispositivos portáteis são particularmente suscetíveis a espalhar o vírus e devem ser limpos regularmente. O descumprimento coloca você, seus fornecedores e seus clientes em risco. Embora seja improvável que um trabalhador cause danos intencionalmente, a negligência desempenha um papel significativo na segurança da cadeia de abastecimento.

Não há como garantir que os trabalhadores cumpram as políticas COVID-19, a menos que você os monitore de perto com verificações diárias. Da mesma forma, manter o controle sobre os fornecedores requer avaliações consistentes. Dados da linha de frente que dizem exatamente o que está acontecendo no negócio podem ser cruciais em tempos como estes. Você deve criar formulários para rastrear o comportamento do fornecedor e do trabalhador e insistir que sejam preenchidos ao pé da letra. Embora seja fácil criar esses formulários, não é tão fácil distribuí-los e coletá-los. A digitalização é a chave para simplificar esse processo.

Ao usar formulários digitais para monitorar comportamentos relacionados à higiene em locais importantes, você pode se manter ágil e manter uma visão clara dos riscos que está enfrentando. Os formulários digitais podem ajudá-lo a reforçar as diretrizes de higiene, PPE e protocolos de permanência em casa, entre outras políticas. Eles também podem rastrear os sintomas potenciais de um surto. Os formulários digitais permitem que você observe as tendências em tempo real e planeje sua resposta de acordo. A coleta proativa de dados digitais do chão de fábrica pode não prevenir totalmente a negligência ou o risco de infecção, mas pode mitigar os fatores contribuintes a longo prazo.

Mantenha a visibilidade e a transparência. A prioridade mais importante que você pode definir agora é avaliar constantemente seus processos. Antecipe-se às mudanças nas condições por meio de inspeções, auditorias e verificações contínuas. Faça um esforço para entender o que está acontecendo em sua cadeia de suprimentos e esteja ciente de que quaisquer planos que você fizer podem ser temporários. Os fornecedores confiáveis ​​podem, de repente, não estar disponíveis ou não ser confiáveis ​​devido ao clima atual, portanto, esteja preparado para pivotar. Neste momento de interrupções sem precedentes, a visibilidade dos processos e a transparência com os fornecedores são fundamentais. É isso que torna os dados da linha de frente tão importantes:você tem uma visão em tempo real do que está acontecendo em toda a sua empresa agora.

Nunca antes os painéis diários em tempo real foram tão viáveis. A cada dia, os meios de comunicação divulgam informações que afetam o mercado e, por procuração, sua cadeia de suprimentos. Os preços de vários bens flutuam tão rapidamente que é difícil manter uma visão clara de para onde está se dirigindo a cadeia de abastecimento e como você pode corrigir o curso. Com os painéis, você pode aplicar seus dados e obter a flexibilidade necessária para permanecer no caminho certo.

Os painéis são ferramentas visuais essenciais que dividem as informações coletadas em pedaços pequenos e compreensíveis. Eles baseiam-se em formulários, auditorias e inspeções para criar representações simples e fáceis de digerir do que está acontecendo agora em toda a sua cadeia de abastecimento. Quando vários sinalizadores vermelhos mostrarem não conformidade na linha de embalagem ou com um novo fornecedor, você já saberá antes que o problema se intensifique.

A digitalização é a chave para permanecer flexível e é um componente crucial para entender o que está acontecendo na linha de frente do negócio. Conforme a poeira assenta e o distanciamento social chega ao fim, não espere um retorno direto à normalidade. Essas três prioridades continuarão a ser tão importantes quanto eram durante a crise.

Alex Brown é o editor técnico do Form.com.