Fortalecendo Cadeias de Suprimentos Durante a COVID-19: Três Estratégias Comprovadas

À medida que a pandemia de COVID-19 se espalhou, as empresas foram forçadas a adaptar suas operações de distribuição e logística de acordo. Para muitas, as mudanças rápidas expuseram fraquezas no que acreditavam serem processos confiáveis — revelando fraturas preocupantes.

Com mudanças dramáticas na demanda, acesso flutuante a peças e produtos, e requisitos de saúde e segurança em mudança, é mais importante do que nunca ter controle sobre dados da linha de frente.

A melhor maneira de lidar com essas condições mutáveis é saber em tempo real o que está acontecendo nos pontos de contato mais vulneráveis da sua cadeia de suprimentos. Este nível de insight é necessário para acompanhar o ambiente em rápida mudança e evitar problemas que podem descarrilar o negócio. Aqui estão três maneiras de usar dados de campo para se manter ágil durante a crise da COVID-19.

Mantenha-se à frente dos processos de qualidade. À medida que a demanda por bens essenciais aumenta tanto de você quanto de seus fornecedores, os processos de qualidade podem sofrer um grande impacto. Você não pode esperar que o mesmo número de trabalhadores realize o dobro de verificações pontuais sem perder detalhes cruciais. Da mesma forma, trazer novos trabalhadores inexperientes para preencher as lacunas exige treinamento adicional, e força você a colocar decisões críticas de qualidade em mãos não verificadas.

Isso é duplamente verdadeiro para o envio de produtos de seus próprios centros de distribuição e armazéns. Um grande varejista online dependia de um único trabalhador para realizar centenas de auditorias de embalagem por turno. Essas auditorias garantiam que os itens estavam em condição nova e embalados para evitar danos, mas o menor erro poderia resultar em bens inutilizáveis ou produtos devolvidos. Formulários em papel simplesmente não funcionavam — auditorias eram lentas, não confiáveis, e piorando com o aumento da demanda. A digitalização mudou tudo isso, fornecendo aos trabalhadores ferramentas mais precisas e confiáveis para auditar produtos de saída.

Com a demanda por bens essenciais disparando, a digitalização tornou-se vital para rastrear processos de qualidade como AQL (limite de qualidade aceitável) e auditorias de embalagem. Usar um aplicativo móvel em um smartphone dá aos trabalhadores a capacidade de avaliar com precisão significativamente mais embarques. Formulários inteligentes podem usar lógica condicional para manter trabalhadores não treinados no caminho certo, mostrando-lhes apenas informações relevantes e solicitando-os com padrões esperados quando necessário. Mais importante, dados da linha de frente contribuem diretamente para decisões mais inteligentes e rápidas para líderes da sua empresa.

Monitorar conformidade de fornecedores e trabalhadores. É especialmente crítico durante a pandemia de COVID-19 que os trabalhadores sigam protocolos de segurança e higiene. Lavar e higienizar equipamentos de proteção individual (EPI) e espaços de trabalho é essencial para a segurança dos trabalhadores que operam seus armazéns, bem como para a continuidade do negócio. Smartphones e outros dispositivos portáteis são particularmente suscetíveis a espalhar o vírus, e devem ser limpos regularmente. Não conformidade coloca você, seus fornecedores e seus clientes em risco. Embora seja improvável que um trabalhador cause dano intencionalmente, a negligência desempenha papel significativo na segurança da cadeia de suprimentos.

Não há como garantir que os trabalhadores cumpram políticas de COVID-19 a menos que você os monitore de perto com verificações diárias. Da mesma forma, manter o controle sobre fornecedores requer avaliações consistentes. Dados da linha de frente que dizem exatamente o que está acontecendo no negócio podem ser cruciais em tempos como estes. Você deve criar formulários para rastrear comportamento de fornecedores e trabalhadores, e insistir que sejam preenchidos à risca. Embora seja fácil criar tais formulários, não é tão fácil distribuí-los e coletá-los. A digitalização é a chave para simplificar este processo.

Ao usar formulários digitais para monitorar comportamentos relacionados à higiene em locais-chave, você pode se manter ágil e manter uma visão clara dos riscos que enfrenta. Formulários digitais podem ajudar a reforçar diretrizes de higiene, EPI e protocolos de permanência em casa, entre outras políticas. Eles também podem rastrear sintomas potenciais de um surto. Formulários digitais permitem observar tendências em tempo real e planejar sua resposta de acordo. Coleta proativa de dados digitais do chão do armazém pode não prevenir totalmente negligência ou risco de infecção, mas pode mitigar os fatores contribuintes a longo prazo.

Manter visibilidade e transparência. A prioridade mais crucial que você pode definir agora é avaliar constantemente seus processos. Antecipe-se a condições mutáveis através de inspeções, auditorias e verificações contínuas. Esforce-se para entender o que está acontecendo em sua cadeia de suprimentos, e esteja atento a que quaisquer planos que você faça podem ser temporários. Fornecedores preferenciais podem de repente não estar disponíveis ou ser confiáveis devido ao clima atual, então esteja preparado para pivotar. Neste tempo sem precedentes de interrupção, visibilidade nos processos e transparência com fornecedores é fundamental. É isso que torna os dados da linha de frente tão significativos: você obtém uma visão em tempo real do que está acontecendo em todo o seu negócio agora.

Nunca antes painéis diários em tempo real foram tão viáveis. A cada dia, veículos de notícias liberam informações que afetam o mercado e, por procuração, sua cadeia de suprimentos. Os preços de vários bens flutuam tão rapidamente que é difícil manter uma visão clara de para onde a cadeia de suprimentos está indo e como você pode corrigir o curso. Com painéis, você pode aplicar seus dados e obter a flexibilidade necessária para permanecer no caminho certo.

Painéis são ferramentas visuais essenciais que dividem suas informações coletadas em pedaços pequenos e compreensíveis. Eles extraem dados de formulários, auditorias e inspeções para criar representações simples e fáceis de digerir do que está acontecendo agora mesmo em toda a sua cadeia de suprimentos. Quando várias bandeiras vermelhas mostram não conformidade na linha de embalagem ou com um novo fornecedor, você já saberá antes que o problema se agrave.

A digitalização é a chave para manter a flexibilidade, e é um componente crucial para entender o que está acontecendo na linha de frente do negócio. À medida que a poeira baixa e o distanciamento social chega ao fim, não espere um retorno direto à normalidade. Estas três prioridades continuarão a ser tão significativas quanto foram durante a crise.

Alex Brown é editor técnico da Form.com.