Cinco maneiras que o gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode moldar as cadeias de suprimentos

Agora, mais do que nunca, as empresas devem monitorar a dinâmica da cadeia de suprimentos em evolução e responder rapidamente. Para obter visibilidade em tempo real, colaborar com fornecedores e otimizar processos de negócios, muitas empresas estão aproveitando a automação. Uma recente Pesquisa Oxford Economics com 1.000 executivos da cadeia de suprimentos descobriu que os entrevistados classificaram o “uso da automação para realizar tarefas de rotina” como a principal meta estratégica para a organização como um todo.

Projetada para melhorar a produtividade diária, a automação permite que os usuários configurem políticas e regras de negócios em um sistema de gerenciamento de ciclo de vida de contrato (CLM) que se aplica ao fluxo de tarefas, documentos e informações nas atividades de negócios, permitindo que eles avancem sem a necessidade de ajuda humana intervenção. A automação permite que tarefas simples repetitivas sejam concluídas sem risco de erro humano. Este artigo explorará os muitos benefícios do uso de CLM automatizado para gerenciar cadeias de suprimentos corporativas e como as empresas podem aproveitar melhor a automação para gerenciar o risco do fornecedor em meio à pandemia.

1 Fornecendo visibilidade

A automação permite o acesso a informações em tempo real, o que permite que as empresas reajam instantaneamente às mudanças nas condições e tomem decisões informadas de acordo. Os sistemas CLM automatizados com portais de fornecedores e fornecedores podem servir como uma fonte única de verdade para conversas em tempo real entre fornecedores e fornecedores sobre falhas, demanda e atrasos. Ter essa visibilidade na cadeia de suprimentos permite que as empresas gerenciem com eficácia os problemas potenciais e desenvolvam soluções de suporte, bem como tenham os dados necessários para prever atrasos e faltas potenciais no futuro.

2. Alerta de risco do fornecedor

A mesma pesquisa observada acima descobriu que 39% dos entrevistados experimentaram um evento de risco negativo em algum ponto de suas cadeias de abastecimento nos últimos três anos, e 40% descobriram que sua exposição aos riscos da cadeia de abastecimento aumentou no mesmo período. Com a adição da automação, a cadeia de suprimentos pode ser monitorada continuamente quanto a valores discrepantes e risco potencial. Os sistemas automatizados de gestão de contratos ajudam a mitigar o risco do fornecedor sinalizando quais suprimentos estão faltando, em que quantidade e se ocorreu uma violação do contrato. Além disso, o CLM avançado pode utilizar inteligência artificial para sinalizar cláusulas de risco e acordos com fornecedores antes mesmo de serem assinados pela organização.

3. Processos de negócios acelerados

Com a automação, as empresas podem eliminar os processos manuais lentos em uso para gerenciar cadeias de suprimentos, o que libera os funcionários para concentrar os esforços na geração de valor adicional para a organização. A automação CLM elimina obstáculos nos processos da cadeia de suprimentos, como coordenação, monitoramento, verificações de estoque e remessa - e permite que todo o processo seja executado a partir de um único sistema seguro.

As soluções automatizadas de CLM também permitem que empresas e fornecedores submetam contratos e outras solicitações diretamente no sistema, agilizando os processos de negócios, incluindo vendas, aquisições e operações jurídicas.

Em média, os benefícios acima reduzem o tempo necessário para concluir um contrato em quase 60 por cento. Obviamente, esse ganho requer algum planejamento inicial:as empresas precisam primeiro definir qual processo repetitivo pode ser automatizado e trará mais valor para a organização. Depois que uma solução de automação de fluxo de trabalho é selecionada, os funcionários podem definir regras para a tarefa dentro da plataforma e monitorá-la conforme ela conclui a tarefa especificada, ajustando de acordo. Tarefas de exemplo ideais para CLM incluem distribuição de contratos, criação de faturas e envio de respostas pré-escritas para clientes que fazem uma pergunta comum.

4. Manter a conformidade

Embora a automação possa manter as coisas funcionando sem a necessidade de um olho humano crítico, conformidade e regulamentação ainda devem ser prioridade. Fluxos de trabalho CLM automatizados podem ser programados para cumprir regulamentos e políticas corporativas, o que significa que os funcionários não precisam mais verificar manualmente se cada tarefa está em conformidade. O CLM também rastreia fluxos de trabalho digitais, para que os auditores possam saber de forma rápida e fácil qual tarefa foi realizada - por quem e a que horas - eliminando a necessidade de desenterrar papéis ou e-mails de funcionários / rastros em papel, dando a todas as partes a noção de que todos os processos foram seguidos dentro das limitações legais.

A automação CLM coleta dados para reguladores, garantindo que fornecedores e clientes possam compartilhar a prova de que estão em conformidade. Ele também pode permitir a criação de registros de todo o processo da cadeia de suprimentos do início ao fim, permitindo que indivíduos autorizados confirmem que cada etapa está dentro das regras e regulamentos corporativos definidos e façam as alterações de acordo.

5. Apoio ao Trabalho Remoto

Para manter a cadeia de suprimentos em movimento com eficiência, os sistemas de TI precisam ser capazes de suportar o novo cenário de trabalho remoto, permitindo que fornecedores, parceiros e clientes acessem arquivos, protejam dados corporativos e gerenciem o processo de ponta a ponta. Embora as equipes de TI estejam atualmente sob extrema pressão para manter os funcionários trabalhando remotamente, os sistemas automatizados sem código, incluindo CLM, garantem que os funcionários remotos possam personalizar soluções para atender às necessidades da cadeia de suprimentos, sem a necessidade de envolvimento contínuo do departamento de TI. Não exigindo nenhum conhecimento de programação, as plataformas sem código permitem que os usuários criem e executem seus aplicativos ou processos rapidamente por conta própria. Com um mercado projetado para crescer de US $ 13,2 bilhões em 2020 para US $ 45,5 bilhões até 2025, as plataformas de baixo código e sem código permitem que os especialistas da cadeia de suprimentos executem quais estratégias digitais funcionam melhor sem a necessidade de codificação manual.

Como a pandemia COVID-19 força as empresas em todos os setores a gerenciar a imprevisibilidade do fornecimento e da demanda, o CLM automatizado é uma ferramenta crítica para ajudar as empresas a obter visibilidade, comunicar-se com fornecedores e gerenciar riscos, ao mesmo tempo em que permanece compatível e acessível a funcionários remotos. As empresas que adotarem CLM automatizado com sucesso serão preparadas para o sucesso, não apenas em face de um desastre, mas para a satisfação geral do cliente e o crescimento dos negócios.

Colin Earl é CEO da Agiloft.