5 Estratégias Comprovadas para Otimizar Cadeias de Suprimentos na Saúde

As cadeias de suprimentos no setor de saúde tendem a ser negócios de alta margem, regulamentados e com rigorosos requisitos de qualidade, como a necessidade de armazenamento e transporte em cadeia fria. No entanto, muitas vezes estão maduras para melhorias em todos os aspectos.

Desafios Comuns

Ineficiências frequentemente surgem devido à terceirização de capacidades para provedores de serviços logísticos (LSPs) sem controle adequado, à natureza transfronteiriça de muitos produtos e a regulamentações complexas que muitas vezes não são compreendidas plenamente.

Empresas do setor podem obter melhorias significativas em áreas-chave, incluindo custo, estoque e capital de giro, qualidade do serviço e vendas. Os benefícios potenciais são muitos.

Cinco Dicas para Otimizar Cadeias de Suprimentos na Saúde

1. Direcione seus Fornecedores

Um dos pontos de partida mais fáceis é consolidar ou melhorar a gestão da base de fornecedores. Grande parte do gasto total da cadeia de suprimentos está na aquisição de materiais, produtos e serviços. Isso pode incluir LSPs, fornecedores de armazenagem, provedores de matéria-prima e reembaladores. No entanto, uma vez terceirizadas essas capacidades, é preciso gerenciá-las eficazmente — ou elas gerenciarão você.

Empresas que buscam consolidar fornecedores e contratos devem:

• Maximizar volumes. Consolidar parceiros de armazenagem e LSPs por meio de poucos parâmetros-chave.
• Construir contratos ganha-ganha. Padronizar contratos, incluindo termos, que criem verdadeiras parcerias. Torná-los colaborações de compartilhamento de ganhos e dores.
• Realizar novas licitações. Isso ajuda a entender o mercado e manter fornecedores competitivos. Melhor ainda, construir um contrato totalmente aberto.

Para garantir desempenho do fornecedor e melhoria contínua:

• Medir em cadência regular. Implementar um balanced scorecard de desempenho e realizar revisões mensais, trimestrais e anuais.
• Medir a melhoria incremental (delta). Está mudando ao longo do tempo, como deveria? Se não, por quê?
• Avaliar o programa de melhoria contínua em relação à maturidade da sua cadeia de suprimentos.

Focando nessas duas áreas, você verá grandes melhorias no custo e serviço dos fornecedores.

2. Foque no Desempenho

Defina e impulsione uma hierarquia de medidas de cadeia de suprimentos baseadas em resultados que sejam significativas para seus clientes. Elas devem ser amplas e profundas, permitindo análise de trade-offs entre indicadores-chave de desempenho (KPIs). De todas as dicas, esta é provavelmente a mais importante para impulsionar melhorias reais e contínuas.

Empresas devem construir um modelo de KPIs em camadas, baseado na indústria, focando em custo, caixa, serviço e qualidade. KPIs devem ser abrangentes e medir toda a cadeia de suprimentos, incluindo manufatura, distribuição, planejamento, previsão e finanças. Use benchmarks da indústria, incluindo diretrizes da APICS, POBOS e Gartner, para avaliar e ajudar a definir metas. Você pode ter múltiplas cadeias de suprimentos dentro de uma única empresa, cada uma com metas e focos diferentes.

Defina metas em todos os níveis da organização. Obtenha o mais alto nível de apoio executivo para impor a definição de metas em várias partes da cadeia de suprimentos. Busque visibilidade em tempo real dos dados de desempenho para todos os colaboradores e fornecedores.

Mantenha foco no desempenho diário, semanal, mensal e anual por meio da definição de metas em todos os níveis, a fim de alcançar uma melhoria de 20% ano a ano nos indicadores-chave.

3. Habilite a Visibilidade

Saber onde seus produtos acabados estão na cadeia de suprimentos a qualquer momento impulsiona uma riqueza de oportunidades de otimização. Mas não é tão fácil quanto parece.

Reúna seus dados-chave. Invista no básico, mantendo seus dados em um só lugar para análise. Isso inclui informações sobre produtos e SKUs, locais de fabricação, centros de distribuição, rotas de envio, modais, fornecedores e clientes.

Construa sua capacidade analítica de ponta a ponta. Além disso, pense em implantar plataformas de software projetadas para esse fim. Aproveite novas capacidades no setor, incluindo inteligência artificial. Se optar por comprar um serviço analítico, busque um provedor de logística de quarta parte (4PL) ou um forte provedor de logística de terceira parte (3PL).

4. Entenda seus Custos

Parece básico, mas muitas empresas não entendem quanto e onde estão seus custos. Isso também pode ser complicado de avaliar, devido à falta de uma fonte única da verdade sobre gastos da cadeia de suprimentos, bem como dados imprecisos ou ausentes.

Colete dados de custo das mercadorias e custo para servir o mais frequentemente possível. Agrupe-os em categorias padrão para benchmarking e avaliação adicional. Procure quando padrões de custo fogem da norma, e faça benchmarking interno e externo.

Vá ao nível mais granular dos dados — a fatura — para entender onde estão as oportunidades de economia. No processo, você descobrirá quaisquer padrões de custo não padronizados. E inicie projetos que padronizem e eliminem desperdícios.

5. Padronize, Padronize, Padronize

Muitas organizações de grande escala cresceram por meio de aquisições, o que inevitavelmente leva a uma multiplicidade de processos e sistemas se desenvolvendo ao longo dos anos. Além disso, empresas mais descentralizadas permitem que partes locais ou regionais do negócio ajam independentemente de certas formas. Isso leva a muitas oportunidades de melhoria em todos os aspectos.

Padronize processos físicos e financeiros, usando frameworks padrão da indústria, como o modelo Supply Chain Operations Reference (SCOR). (E não esqueça dos master data!) Imponha padrões através de patrocínio top-down, e certifique-se de incluir fornecedores e clientes.

Meça o desempenho de suas etapas em processo e alavancas-chave de saída para ver o quão bem eles estão "fixando". Vincule desempenho local, regional e global, e faça benchmarking regularmente (embora com uma pitada de ceticismo).

Não é fácil derrubar paredes pela organização e fazer todos pensarem e executarem o processo consistentemente, mas vale a pena. Ter um processo global padrão não significa que você não possa ter variações locais; elas apenas precisam ser gerenciadas.

Há uma riqueza de oportunidades para melhorar a típica cadeia de suprimentos de saúde. A chave é começar com uma estrutura coerente. Cada dia que você espera é outra venda perdida, custos mais altos e um negócio menos lucrativo. A mudança requer adotar um foco firme e fornecer apoio inabalável do topo. E não esqueça de recorrer a especialistas externos na área e frameworks da indústria para ajudar em sua jornada. Você não precisa começar do zero e fazer tudo sozinho.

James Hickland é sócio-gerente da Northstar Aligned Consulting LLC.