Automatizar contratos é um passo importante para a evolução da cadeia de suprimentos digital

As indústrias de manufatura e logística enfrentaram condições complexas e em rápida mudança durante a pandemia de COVID-19. As empresas nos EUA se encontraram em território desconhecido quando o surto atingiu o início de 2020. As linhas de abastecimento ficaram tensas, à medida que empresas e provedores de saúde se esforçavam para entregar suprimentos essenciais, como equipamentos de proteção individual (PPE).

Nove meses depois, as empresas de manufatura e logística ainda estão se esforçando para superar os obstáculos logísticos do COVID-19, ao mesmo tempo que mantêm os trabalhadores seguros. Mesmo agora, a indústria de frete está se preparando para entregar 9 milhões de vacinas Pfizer e Moderna por dia em veículos refrigerados. Para enfrentar os desafios de segurança e limitar o contato pessoal tanto quanto possível, os líderes de manufatura e logística devem priorizar a transformação digital na cadeia de suprimentos. A principal prioridade dos executivos é proteger a saúde e a segurança dos funcionários, ao mesmo tempo em que continua operando e entregando as mercadorias dentro do prazo. A tecnologia desempenha um papel significativo para atingir esse objetivo e superar as interrupções causadas pelo vírus.

As paralisações obrigatórias e os novos requisitos de segurança no local de trabalho causaram enormes atrasos nas remessas e uma grande escassez de suprimentos. De acordo com dados da World CC (antiga IACCM), 59% das empresas foram interrompidas por problemas da cadeia de abastecimento. Além disso, a porcentagem de empresas que sofrem impactos moderados a graves no desempenho do contrato saltou de 37% para 60% nas duas semanas do início da pandemia.

Um dos principais desafios que os provedores de logística enfrentam durante a transição para o trabalho remoto é o gerenciamento de centenas de milhares de contratos digitais. Grandes empresas da cadeia de suprimentos usam várias soluções para gerenciar mais de 100.000 documentos e contratos, cobrindo décadas de trabalho. As empresas devem garantir que todos os contratos sejam cumpridos, ao mesmo tempo em que se protegem de questões legais e regulatórias.

Para ajudar na transição para o trabalho remoto, as plataformas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) se tornaram uma ferramenta crítica para a digitalização de contratos em organizações da cadeia de suprimentos. O CLM garante que todas as informações do fornecedor residam em uma fonte centralizada de verdade. Além disso, os sistemas CLM automatizam os fluxos de trabalho e rastreiam os vencimentos e renovações de contratos, para que as organizações possam acelerar o processo de aprovação de contratos e maximizar a receita.

De acordo com uma pesquisa da Oxford Economics, automatizar tarefas rotineiras, como papelada e gerenciamento de contratos, é uma das principais metas dos executivos da cadeia de suprimentos. Em um momento em que os líderes de negócios buscam agilizar as operações e reduzir custos, uma plataforma CLM pode fornecer o maior retorno sobre o investimento para automação na cadeia de abastecimento. Por exemplo, CLM permitiu que uma das maiores empresas de transporte rodoviário dos EUA supervisionasse um grande volume de alterações nos termos dos fornecedores relacionados ao impacto do COVID-19. Ao adotar um sistema CLM automatizado, os provedores de soluções de cadeia de suprimentos podem gerenciar com mais eficiência questões como datas de renovação, contrapartes nomeadas, indenização e termos de carga.

Além da eficiência e acesso mais fácil a documentos importantes, o CLM automatizado ajuda as organizações com visibilidade de contrato e responsabilidade. Ele armazena contratos e registros na nuvem para que possam ser acessados ​​com segurança de qualquer lugar quando necessário. O CLM aumenta a transparência em toda a organização e permite que os funcionários compartilhem e negociem documentos digitais com segurança em tempo real. Isso otimiza os ciclos de vendas e, ao mesmo tempo, reduz drasticamente o risco de conformidade. Por exemplo, o CLM automatizado pode sinalizar se uma remessa será atrasada, quando os termos do contrato determinam que ela deve ser entregue em uma determinada data ou quando o fornecedor é financeiramente responsável. Dessa forma, o fornecedor pode agilizar a entrega para cumprir o prazo, ou pelo menos avisar a outra parte que a mercadoria será entregue com atraso.

Em resposta à pandemia, os fabricantes exigiram maior visibilidade das cadeias de suprimentos de seus fornecedores. A inovação foi acelerada em cada etapa da cadeia de abastecimento devido aos desafios colocados pelo COVID-19. Mais do que nunca, a automação está sendo aplicada em muitos aspectos da cadeia de suprimentos para funcionar de forma mais autônoma. CLM continua a ser uma parte fundamental da evolução digital da cadeia de abastecimento, agilizando os processos contratuais.

Quando a distribuição da vacina COVID-19 começa, a cadeia de suprimentos está sendo testada mais uma vez. Com a tecnologia certa e as ferramentas CLM para rastrear remessas, monitorar as temperaturas dos caminhões e gerenciar milhões de remessas, as empresas de frete serão capazes de entregar vacinas com eficácia em todo o país.

Com o CLM, os líderes da cadeia de suprimentos têm maior flexibilidade para revisar e aprovar contratos de qualquer local, o que acelera o tempo de processamento e mantém a cadeia de suprimentos em movimento durante esses tempos tumultuados. Mas a busca por soluções capazes pode ser uma tarefa gigantesca. Os fornecedores da cadeia de suprimentos interessados ​​em CLM automatizado devem começar sua pesquisa com uma empresa de pesquisa de software terceirizada, de preferência com base nas experiências reais do cliente. Essas fontes fornecem informações reais, não linguagem de marketing, sobre os recursos e a experiência do cliente, que os líderes da cadeia de suprimentos podem usar para encontrar o provedor CLM certo.

Colin Earl é diretor de tecnologia da Agiloft .