As cadeias de suprimentos devem ser proativas e reativas. Veja aqui como fazer os dois.

Proatividade e reatividade não se opõem às escolas de pensamento no gerenciamento de riscos da cadeia de suprimentos. Eles são partes distintas de uma estratégia holística completa.

Historicamente, a reatividade e a proatividade na cadeia de abastecimento têm sido discutidas como se fossem forças opostas. Há muito tempo, os líderes de pensamento professaram a necessidade de adotar uma abordagem proativa para os riscos da cadeia de suprimentos e melhorar a previsão de eventos perturbadores antes que eles aconteçam, a fim de mitigar melhor seus impactos.

E por um bom motivo. Realmente não há melhor maneira de proteger suas operações, cadeia de suprimentos ou organização contra eventos perturbadores do que se preparar para eles antes que ocorram. Mas, essa perspectiva ignora um ponto crítico - sempre haverá uma série de eventos que ninguém prevê.

No final de 2019, ninguém poderia prever o que estava para acontecer. Mas o COVID-19 acabou sendo o campo de teste definitivo para prontidão de resposta. Ele ilustrou, em detalhes dolorosos, que, apesar de nossos melhores esforços para nos preparar, a pró-atividade por si só pode nos proteger até certo ponto.

Em vez disso, os líderes da cadeia de suprimentos devem ser proativos e reativos ao mesmo tempo - preparando-se para as coisas para as quais eles podem se preparar de forma realista, ao mesmo tempo que estão prontos para reagir e fazer mudanças nos planos imediatamente.

Incorporação de Proatividade

Tornar-se verdadeiramente pró-ativo em seus esforços para mitigar os riscos da cadeia de suprimentos só se tornou praticamente possível nos últimos anos. O surgimento de tecnologias intuitivas orientadas por dados nos deu incríveis novos recursos para mergulhar nos dados, identificar tendências e rastrear os impulsionadores e indicadores de mudança.

Praticamente, os profissionais de compras de hoje têm tudo o que precisam para implementar programas abrangentes, coerentes e econômicos de monitoramento, medição e mitigação de riscos em suas organizações. Programas que monitoram não apenas a cadeia de suprimentos mais ampla - identificando problemas, ameaças e oportunidades - mas também a categoria mais imediata e os ambientes de fornecedores.

Equipadas com essas ferramentas, as equipes de aquisição e operações da cadeia de suprimentos podem se concentrar na entrega dos cinco elementos fundamentais de uma estratégia proativa de gestão de riscos da cadeia de suprimentos:

• Determinar as áreas de foco de risco corretas, incluindo quais fornecedores monitorar mais de perto e as principais categorias que estão mais expostas ao risco ou mais críticas para suas operações.
• Adquirir e reunir os dados certos sobre essas categorias e fornecedores para ajudá-lo a aprender mais sobre eles.
• Converter esses dados em insights, organizando e entendendo como cada ponto de dados pode influenciar categorias de micro e macro risco relevantes.
• Compartilhar e disseminar ideias para garantir que as pessoas certas estejam equipadas com as informações de que precisam para tomar as decisões certas no momento certo.
• Impulsionar as ações certas e garantir que as pessoas em todos os níveis tenham autonomia para converter ideias em ações de forma proativa.

Esteja pronto para se adaptar

Uma abordagem proativa ao gerenciamento de riscos da cadeia de suprimentos pode ajudá-lo a mitigar ameaças, garantir a continuidade dos negócios e evitar que sua organização seja surpreendida por eventos de crise imprevistos. Mas, isso não pode mitigar totalmente seu impacto. É aí que entra a reatividade.

Não importa o quão fortes sejam suas estratégias proativas de risco, você também deve estar pronto para se adaptar conforme as condições mudam. As ações reativas precisam ser rápidas, para ajudar a mitigar os impactos dos eventos de risco e crise - mas também devem ser feitas de forma estratégica.

Quando ocorre um grande evento de crise, é fácil tomar ações reativas radicais e automáticas, como mudar para novos fornecedores para garantir a continuidade de curto prazo. Mas, muitas vezes, essas ações não apóiam sua estratégia geral de compras ou negócios e podem até mesmo acabar sendo mais prejudiciais para sua organização do que a própria crise.

A chave para reagir com sucesso é equilibrar velocidade com estratégia. Você deseja implementar mudanças rapidamente, mas isso não pode acontecer às custas de suas prioridades estratégicas. Cada escolha deve ajudá-lo a se adaptar às condições de hoje, enquanto o mantém no caminho para um amanhã melhor e mais eficiente.

Na prática, isso significa tomar 10 etapas principais para garantir que suas ações reativas produzirão os resultados corretos:

1. Monte a equipe multifuncional certa:uma resposta forte requer perspectivas equilibradas, por isso é importante reunir uma equipe que seja abrangente e multifuncional.
2. Compreenda a natureza da crise:antes de poder reagir a algo de maneira adequada, você precisa saber o que está enfrentando. O impacto inicial que você sente pode não refletir o problema geral, então trabalhe para entender completamente a situação antes de tomar qualquer decisão.
3. Enquadrar os problemas de uma perspectiva da cadeia de valor:é importante considerar todos os impactos potenciais de uma crise - não apenas os maiores ou os que estão acontecendo agora. Mapeie cuidadosamente o impacto do evento no fornecimento, fabricação e distribuição para obter uma imagem completa do risco ao qual você está exposto.
4. Vá mais longe e mais fundo:faça o máximo de perguntas possível sobre os impactos projetados da crise e observe não apenas os impactos disruptivos imediatos, mas também cada efeito indireto que eles possam ter.
5. Mobilize os dados certos:os dados são o combustível necessário para tomar as decisões certas e, portanto, acessar e analisar os dados certos é essencial para uma resposta ideal à crise. Você precisará de acesso a dados qualitativos e quantitativos, ajudando a entender o que está acontecendo e o impacto mais amplo que está tendo.
6. Defina objetivos críticos:em uma situação de crise, muitos de seus objetivos serão claros - como restaurar o suprimento de um produto crítico ou reiniciar a distribuição em uma região afetada. No entanto, ainda é importante definir seus objetivos para ajudar a garantir que todas as decisões o impulsionem para alcançá-los.
7. Mova-se rapidamente:com seus objetivos definidos, todos precisam entender como podem contribuir imediatamente para eles e onde os outros dependem de suas ações.
8. Monitore constantemente:continue acompanhando os desenvolvimentos em fornecedores, mercados e categorias, e fique de olho em como suas ações estão melhorando os principais KPIs da cadeia de valor e compras.
9. Comunique-se, comunique-se, comunique-se:a resposta é um esforço de toda a equipe, portanto, é fundamental garantir que, à medida que as equipes realizam seu trabalho, a comunicação permaneça aberta e flexível, para que outras alterações possam ser feitas conforme necessário.
10. Esteja atento aos primeiros princípios:todas as decisões e ações devem, em última análise, ser guiadas pelo foco no cliente e no relacionamento com o fornecedor. Vincule cada decisão aos resultados do cliente e do parceiro, bem como às metas que você definiu.

Reatividade e proatividade não são escolas de pensamento conflitantes no gerenciamento de riscos da cadeia de suprimentos. Eles são partes distintas de uma estratégia de gerenciamento de risco abrangente e igualmente críticos em tempos de crise e perturbação.

Omer Abdullah é cofundador e diretor administrativo do The Smart Cube.