Cinco etapas para uma implementação CLM bem-sucedida

O interesse em software de gerenciamento de ciclo de vida de contrato (CLM) está surgindo na esteira das interrupções sem precedentes do ano passado, que expôs como o acesso em tempo real crítico aos dados do contrato deve responder efetivamente aos riscos e oportunidades emergentes.

De acordo com uma pesquisa recente da Forrester, "CLM universalmente passou de agradável a essencial em um mundo pós-COVID." Isso não é surpreendente, considerando as estimativas da World Commerce &Contracting de que a gestão ineficiente de contratos custa às empresas mais de 9% da receita anual total.

Os contratos são a base de todas as relações comerciais. Um sistema de gerenciamento de contratos eficaz pode ajudar as empresas a reduzir custos e acelerar o tempo de entrada no mercado, ao mesmo tempo em que garante a conformidade e minimiza os riscos. Ainda assim, como acontece com toda tecnologia, existem decisões importantes que determinarão o valor que uma organização obterá com a implantação de um sistema CLM.

A seguir estão cinco etapas que uma empresa deve seguir para garantir uma implementação de CLM bem-sucedida.

Estabeleça as bases. Costuma-se dizer que "uma falha no planejamento é um plano que falha". Qualquer implantação de tecnologia bem-sucedida começa com um planejamento cuidadoso e uma compreensão clara do impacto que a nova solução terá nos negócios. Como os contratos representam várias partes interessadas em todas as geografias, desde aquisições e vendas até jurídicas e de TI, uma organização precisa ser cuidadosa sobre quem está incluído na seleção, implementação e processo de dimensionamento de CLM. Cada divisão dentro da organização tem uma perspectiva diferente sobre CLM. Quanto mais adesão uma organização tiver inicialmente no processo, maior será a probabilidade de investir na escolha certa e mais fácil será dimensionar os recursos de gerenciamento de contratos futuros conforme a empresa cresce e as necessidades de negócios evoluem.

As empresas também precisam entender os processos de contrato atuais para antecipar como um sistema CLM afetará os fluxos de trabalho antes de investir nele. Avaliar a contratação em toda a organização ajudará a descobrir fluxos de trabalho de contratação ineficientes que um sistema CLM pode resolver rapidamente. Por outro lado, também revela áreas onde os processos de contratação são altamente complexos ou de baixo volume. É aconselhável esperar até que a solução seja dimensionada para atender a essas áreas.

As organizações podem então começar a definir o que é sucesso e definir metas para melhorias que as partes interessadas desejam ver. O benchmarking dos principais indicadores de desempenho (KPIs), como o tempo de resposta do contrato e o relatório de melhorias nas principais áreas de gerenciamento de contratos, ajudam a aumentar a confiança no sistema. Além disso, a criação de portões de estágio realistas com marcos distintos para a jornada CLM ajuda a manter as equipes de implementação no caminho certo e garante que todas as partes estejam alinhadas com o progresso.

Selecione a tecnologia certa. Como acontece com qualquer compra de tecnologia, as organizações devem considerar um sistema CLM um investimento. Isso significa que deve oferecer recursos que atendam às necessidades imediatas de uma empresa, ao mesmo tempo que inclui tecnologias avançadas, como inteligência artificial e blockchain para garantir que o sistema possa atender ao crescimento da empresa e aos requisitos futuros.

Mas é mais do que apenas a tecnologia em si; as organizações devem procurar um provedor CLM que possa servir como um consultor e parceiro confiável. Mesmo o melhor software tem pouco valor se for muito difícil de usar ou não fornece os resultados necessários para garantir a confiança das partes interessadas. A escolha de um parceiro CLM experiente com um histórico comprovado de implementações rápidas e bem-sucedidas pode ajudar as empresas a obter um retorno rápido do investimento.

A contratação é a última fronteira que as organizações estão enfrentando em sua jornada de transformação digital. Como tal, é vital que as empresas avaliem e procurem um provedor CLM que continue a investir em sua oferta e que essas tecnologias se integrem perfeitamente aos sistemas corporativos existentes em toda a organização para otimizar as operações e acelerar os negócios.

Invista em treinamento. Não importa o quão avançada seja uma ferramenta de tecnologia ou quão revolucionária seu impacto será nos negócios, se ninguém a usar. Isso deve permanecer em mente quando as empresas começarem a implantar um novo sistema CLM. Felizmente, existem inúmeras opções para treinar funcionários de maneira eficaz e eficiente.

Em primeiro lugar, é o provedor CLM. Os especialistas na funcionalidade de seus produtos estão mais bem equipados para oferecer aos usuários o treinamento presencial necessário e os guias do usuário que garantirão uma adoção tranquila. Procure um parceiro de tecnologia que ofereça programas de “treinamento para instrutores” que ajudem a preparar funcionários selecionados em áreas de funções básicas com conhecimento profundo do produto. Esses “superusuários” podem ajudar outros funcionários a obter o máximo da tecnologia. Além disso, se estiver usando um parceiro de serviço para implementação, conte com seus instrutores certificados para ajudar a colocar a equipe em funcionamento.

Além disso, as ferramentas de adoção digital que fornecem orientação contextualizada e personalizada no aplicativo estão ganhando popularidade entre as empresas que buscam agilizar o treinamento e melhorar a integração e a produtividade do usuário final. Os funcionários podem aprender o software enquanto realizam tarefas diárias exclusivas para suas várias funções na organização.

Implemente uma estratégia dupla. O tempo é tudo quando se trata de implantar tecnologia em toda a organização. Certifique-se de que não haja outras implementações de tecnologia acontecendo em outro lugar na organização que possam distrair os funcionários de aprender o sistema CLM, que também pode incluir novos fluxos de trabalho.

Portanto, iniciar uma implementação de funções de contratação simples em toda a empresa permite que os funcionários se familiarizem com o novo sistema sem serem oprimidos por recursos e funções complexos logo no início. Essa implementação simplificada ajudará a criar confiança e aceitação entre as partes interessadas e os funcionários.

Simultaneamente, para aqueles “superusuários” selecionados identificados anteriormente no processo de implementação, compartilhe os recursos completos, pois isso ajuda a criar uma equipe central de campeões de CLM que podem evangelizar o sistema para outras pessoas. Eles também atuam como especialistas internos em sistemas que podem ajudar a garantir a adoção e identificar oportunidades de melhoria.

Relate seu sucesso. Uma vez que a implementação foi implementada, é vital observar como a organização está realizando em relação a seus objetivos. Quer a empresa opte por começar com um projeto em que possa garantir uma vitória rápida ou decida resolver um problema que era problemático em todos os aspectos, a demonstração do progresso incremental ajudará a gerar impulso para o sistema CLM.

Por exemplo, uma multinacional I.T. A empresa de serviços implementou o CLM para ajudar a melhorar a maneira como os compromissos de contratação são capturados e monitorados para otimizar os resultados financeiros. A empresa melhorou a conformidade do contrato ao simplificar e automatizar a gestão do acordo de nível de serviço e da declaração de compromissos de trabalho. Como resultado, a empresa reduziu o tempo do ciclo de contrato anterior de duas semanas em 50% a 60%, permitindo acelerar o tempo de lançamento no mercado.

Qualquer que seja o objetivo, as organizações devem trabalhar com seu provedor de CLM não apenas para comparar os KPIs iniciais identificados no processo de planejamento, mas também criar relatórios de 30, 60 e 90 dias para documentar como esses KPIs mudaram desde que o sistema foi implantado. À medida que esses benchmarks evoluem, é imperativo continuar a mostrar o sucesso da implementação, para que as partes interessadas continuem a ver o valor do investimento.

Para empresas que consideram um sistema CLM como parte de sua jornada de transformação digital, a hora é agora. O Gartner estima que as negociações de contratos ficarão 30% mais rápidas até 2023 devido aos avanços na tecnologia de gerenciamento de contratos.

Embora a implantação de uma nova tecnologia possa ser assustadora, o valor que uma organização percebe depende de cinco coisas principais:

• Planejamento cuidadoso para garantir que todas as partes interessadas estejam envolvidas e o sucesso seja mensurável,
• Escolha do parceiro de tecnologia certo,
• Investir no treinamento e no cultivo de campeões internos,
• Uma abordagem dupla para a implementação e
• Uma maneira clara de relatar o desempenho em relação aos KPIs.

É importante lembrar de ser realista sobre o tempo e as expectativas ao implementar um sistema CLM. Se uma empresa seguir essas etapas básicas, será capaz de demonstrar o valor inicial para o projeto e garantir a adesão dos principais interessados ​​que pagarão dividendos nos próximos anos.

Bernadette Bulacan é vice-presidente e evangelista líder da Icertis .