Como a documentação atualizada pode reduzir as não conformidades?

Qualquer não conformidade que ocorra durante uma das etapas de produção penaliza a empresa em vários aspectos. Erros e desvios de fabricação de especificações desperdiçam tempo, dinheiro e energia. Além disso, se produtos não conformes chegarem ao cliente, é inegável que a imagem da empresa será afetada. O combate às não conformidades é, portanto, essencial para este último e isso requer, em particular, manter a documentação do setor atualizada.

Documentos atualizados para evitar erros e não conformidades

Documentos industriais são vitais , pois é com base neles que as diversas operações são realizadas na empresa. Cada ação a ser realizada no processo é documentada, todos os dados obtidos pelos sensores da máquina são registrados, todas as informações importantes são registradas para garantir a rastreabilidade.

As instruções de trabalho estão expostas em destaque na pirâmide documental, constituindo, juntamente com os registros de qualidade, a base da referida pirâmide de forma que reflita a realidade operacional em campo . Esses procedimentos operacionais são escritos e explicados de forma clara e precisa, pois codificam com precisão as operações a serem realizadas e são, portanto, elementos-chave da cadeia de valor.

As instruções de trabalho, bem como a documentação técnica, processos e procedimentos, não são fixos. Quando são necessárias melhorias para melhorar a qualidade e o desempenho da produção, esses documentos devem ser atualizados com isso em mente. Ou seja, uma nova versão atualizada do suporte é produzida e a antiga não deve mais servir de referência para as operadoras, caso contrário, há um alto risco de não conformidade.

Uma documentação constantemente atualizada é, portanto, um dos principais meios de evitar desvios de padrões e expectativas .

Atualize os materiais para reagir de forma eficaz em caso de discrepâncias

Se a atualização de materiais de referência reduz a probabilidade de não conformidade, também oferece a oportunidade de reagir de forma eficaz caso ocorra.

Novamente, isso envolve modificar documentos existentes adicionando erros encontrados durante operações de controle e auditoria , ou mesmo defeitos descobertos após a entrega. É claro que nunca é bom para uma empresa ter seu produto sofrendo de não conformidade nas mãos do cliente, mas também deve saber como corrigir a situação uma vez ocorrido o incidente, seja externamente (após o produto ter sido vendidos) ou internamente, durante uma das etapas de fabricação do produto. Para isso, baseia suas ações corretivas em procedimentos específicos que detalham o procedimento a ser seguido em caso de detecção de não conformidades. Também neste caso, os procedimentos em questão devem ser constante e imperativamente atualizados para que as ações curativas a serem realizadas sejam realmente efetivas.

Em suma, a documentação industrial atualizada é útil para a empresa tanto em termos de prevenção quanto de correção. Ela garante a qualidade da produção e do serviço oferecido aos clientes, reduzindo o risco de não conformidade.

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