Gerenciamento de instalações do hotel:o que observar

Os gerentes de instalações em hospitalidade agora estão usando soluções de software de hotel para melhorar a forma como funcionam. Quando se trata de software de manutenção, e à medida que você analisa as diferentes opções, pode parecer esmagador. Se você deseja o software de manutenção certo para o seu hotel, considere os fatores que mais impactam sua equipe.



Concentre-se em quais perguntas estão relacionadas ao que sua equipe de manutenção faz todos os dias. Com este software:

Isso me ajudará a planejar minhas atividades de manutenção preventiva?

Minha equipe pode usar isso para se comunicar de forma eficaz?

Existem limitações para onde e como podemos acessar o software?

Existem recursos e recursos para ajudar minha equipe a atingir nossos objetivos?

Essas são perguntas que você deve evitar fazer depois de fazer uma compra. É por isso que o acesso às ferramentas certas e ao sistema certo pode ajudar. Aqui estão quatro funções-chave para procurar ao procurar o software de manutenção certo para o seu hotel ou resort.

Programação de manutenção e ferramentas de calendário

A hospitalidade exige que seus hotéis tenham a melhor aparência e desempenho para a estadia de seus hóspedes. Para fazer isso, sua equipe de manutenção precisa estar à frente do jogo. O maior obstáculo que muitos hotéis enfrentam é o atraso nas tarefas de manutenção preventiva e inspeções de rotina. Isso leva a problemas como avarias em equipamentos ou danos a propriedades deixadas sem reparo por dias.

As ferramentas de agendamento inicial podem envolver o envio de trabalho agendado por e-mail ou a atribuição de tarefas para o dia. Este pode ser um método útil, no entanto, com o tempo, pode se tornar mais difícil de gerenciar. O importante com o agendamento é que sua equipe pode ser proativa em vez de reativa. Caso surjam outros problemas ao longo do dia, o trabalho programado não cai no esquecimento.

O que os hotéis procuram no software de manutenção é a capacidade de estruturar e acompanhar de forma eficiente todas as suas atividades de manutenção de rotina. A manutenção preventiva é um dos recursos mais usados ​​em softwares de manutenção predial. Isso envolve software de manutenção preventiva e módulos para criar ordens de serviço programadas – atividades focadas em manutenção e reparo proativos. A maioria dos programas fornece ferramentas para agendar ordens de serviço específicas para que ocorram rotineiramente. Isso pode ser feito com base no calendário, na leitura do medidor ou no tempo de execução.

Há também calendários interativos disponíveis no software CMMS. O calendário oferece uma visão de suas ordens de serviço agendadas e ajuda a preparar sua equipe. Se uma ordem de serviço específica exigir preparação adicional, defina um lembrete por e-mail com dias de antecedência.

Software de solicitação de manutenção

Sua manutenção é responsável por concluir ordens de serviço e tarefas de manutenção. No entanto, eles não precisam ser os únicos que comunicam as necessidades de manutenção das instalações em seus hotéis. Sua recepção e outros funcionários da hospitalidade são úteis para ficar de olho nos problemas de construção e equipamentos de serviço. Eles podem notificar você ou seu gerente sobre reclamações de hóspedes – um banheiro quebrado ou um quarto sem ar-condicionado, por exemplo.

Mesmo que os funcionários possam ajudar a esclarecer os problemas, eles podem não conseguir enviar uma ordem de serviço por conta própria. A equipe pode ter informações limitadas sobre o equipamento ou não ter certeza da causa da reclamação de um hóspede. Um portal web simples é uma alternativa popular. Isso dá à equipe de serviço a capacidade de enviar problemas de manutenção aos técnicos que recebem dos hóspedes ao longo do dia. As solicitações podem então ser aprovadas e convertidas em ordens de serviço que devolvem automaticamente as atualizações de status ao remetente. Isso permite que a equipe de serviço do hotel assegure aos clientes que seu AC quebrado ou batente de porta danificado será tratado.

Acesso de qualquer local

Ter um computador de manutenção fixo pode ser ineficiente para grandes hotéis ou redes hoteleiras. As soluções de software baseadas na Web permitem que toda a sua organização tenha um sistema de software de manutenção, ao mesmo tempo em que oferece aos técnicos e funcionários a flexibilidade de trabalhar em qualquer computador da empresa. Isso também ajuda a equipe de atendimento a enviar reclamações de hóspedes diretamente da recepção.

No entanto, você pode não querer que sua equipe de manutenção de instalações se limite a trabalhar em seu computador de mesa ou de escritório. Dispositivos móveis para software de manutenção de hotéis podem ser vitais para reagir e responder às atividades diárias mais rapidamente. Quando os técnicos atualizam ou concluem as ordens de serviço, eles podem atualizar as tarefas de manutenção em tempo real.

Notificações automatizadas e relatórios de manutenção

Relatórios regulares nem sempre são fáceis de preparar. As ferramentas de notificação podem ser úteis, mas nem sempre relevantes para o fluxo de trabalho definido. A solução de software de manutenção correta deve oferecer flexibilidade para definir os lembretes e alertas corretos para sua equipe para mantê-los preparados para futuras ativações ou problemas urgentes.

Alta gerência ou CFO quero relatórios detalhados sobre custos e atividades trabalhistas. Use relatórios de manutenção programada para planejar com antecedência; defina os parâmetros do que você deseja que seu software de manutenção recupere em seu histórico de ordens de serviço. Em seguida, defina uma lista de recebimento de e-mail para receber seus relatórios automaticamente em uma data programada, em vez de reunir relatórios manualmente a cada vez.

Relatórios de manutenção detalhados podem ser difíceis de manter atualizados manualmente. Isso é especialmente verdadeiro para a manutenção de prédios de hotéis em vários locais. Mesmo as empresas com software existente enfrentam desafios se seu sistema não for fácil de usar ou acessível para a equipe de manutenção.

O software de manutenção de instalações em hotéis pode ser uma ferramenta útil para sua equipe de manutenção, mas também deve fornecer soluções para aprimorar a experiência do hóspede. Uma avaria inesperada do equipamento de serviço pode causar inconvenientes para um hóspede durante as suas férias. Respostas lentas às reclamações dos hóspedes também podem reduzir a satisfação geral do cliente.

Os técnicos geralmente não têm interação direta com a maioria dos hóspedes do hotel. No entanto, a manutenção das instalações desempenha um papel importante no retorno ou não dos clientes para outra noite. A gestão de manutenção para hotéis envolve inúmeros desafios todos os dias; seu software deve ser uma ferramenta para suportar esses desafios. Use seu software para esclarecer o que sua equipe de manutenção faz e melhorar a maneira como sua equipe realiza o trabalho.