Gestão de Instalações Hoteleiras: Considerações-Chave para Escolher o Software de Manutenção Certo

Gestores de instalações em hospitalidade estão agora usando soluções de software hoteleiro para melhorar como trabalham. Quando se trata de software de manutenção, e ao analisar as diferentes opções, pode parecer esmagador. Se você quer o software de manutenção certo para seu hotel, considere os fatores que mais impactam sua equipe.

Foque em quais perguntas estão relacionadas ao que sua equipe de manutenção faz todos os dias. Com este software:

Isso me ajudará a planejar minhas atividades de manutenção preventiva?

Minha equipe pode usar isso para se comunicar efetivamente?

Existem limitações de onde e como podemos acessar o software?

Existem funcionalidades e recursos para ajudar minha equipe a manter o foco em nossas metas?

Estas são perguntas que você quer evitar fazer depois de ter feito a compra. Por isso, acesso às ferramentas certas e ao sistema certo pode ajudar. Aqui estão quatro funções-chave a procurar ao buscar o software de manutenção certo para seu hotel ou resort.

Ferramentas de Agendamento e Calendário de Manutenção

A hospitalidade exige que seus hotéis pareçam e funcionem da melhor forma para a estadia dos hóspedes. Para fazer isso, sua equipe de manutenção precisa estar à frente do jogo. O maior obstáculo que muitos hotéis enfrentam é ficar para trás com tarefas de manutenção preventiva e inspeções de rotina. Isso leva a problemas como falhas em equipamentos ou danos à propriedade deixados sem reparo por dias.

Ferramentas de agendamento iniciais podem envolver envio de trabalho agendado por e-mail ou atribuição de tarefas para o dia. Isso pode ser um método útil, porém, com o tempo, pode se tornar mais difícil de gerenciar. O importante no agendamento é que sua equipe possa ser proativa em vez de reativa. Caso outros problemas surjam durante o dia, o trabalho agendado não cai no esquecimento.

O que hotéis buscam em software de manutenção é a capacidade de estruturar e rastrear todas as suas atividades de manutenção de rotina eficientemente. Manutenção preventiva é uma das funcionalidades mais usadas em software de manutenção predial. Isso envolve software e módulos de manutenção preventiva para criar ordens de serviço programadas — atividades focadas em manutenção e reparo proativos. A maioria dos programas fornece ferramentas para agendar ordens de serviço específicas para ocorrer em bases rotineiras. Isso pode ser feito em base de calendário, leitura de medidor ou horas de funcionamento.

Também existem calendários interativos disponíveis em software CMMS. O calendário oferece uma visão das suas ordens de serviço programadas e ajuda a preparar sua equipe. Se uma ordem de serviço específica exigir preparação adicional, defina um lembrete por e-mail com dias de antecedência.

Software de Solicitação de Manutenção

Sua equipe de manutenção é responsável por concluir ordens de serviço e tarefas de manutenção. No entanto, eles não precisam ser os únicos a comunicar necessidades de manutenção de instalações em seus hotéis. Sua recepção e outra equipe de hospitalidade são úteis para ficar de olho em problemas de equipamentos de prédio e serviço. Eles podem notificar você ou seu gestor de reclamações de hóspedes — um vaso sanitário quebrado ou um quarto sem ar condicionado, por exemplo.

Embora funcionários possam ajudar a trazer problemas à tona, eles podem não ser capazes de enviar uma ordem de serviço por conta própria. A equipe pode ter conhecimento limitado de detalhes do equipamento ou não ter certeza da causa da reclamação de um hóspede. Um portal web simples é uma alternativa popular. Isso dá à equipe de serviço a capacidade de enviar problemas de manutenção aos técnicos que eles recebem dos hóspedes durante o dia. Solicitações podem então ser aprovadas e convertidas em ordens de serviço que dão automaticamente atualizações de status de volta ao remetente. Isso permite que a equipe de serviço do hotel tranquilize os clientes de que seu ar condicionado quebrado ou batente de porta danificado será resolvido.

Acesso de Qualquer Local

Ter um computador de manutenção fixo pode ser ineficiente para grandes hotéis ou redes hoteleiras. Soluções de software baseadas na web permitem que toda sua organização tenha um sistema de software de manutenção enquanto dá a técnicos e equipe a flexibilidade de trabalhar de qualquer computador da empresa. Isso também ajuda a equipe de serviço a enviar reclamações de hóspedes diretamente da recepção.

No entanto, você pode não querer sua equipe de manutenção de instalações limitada a trabalhar de seu desktop ou computador do escritório. Dispositivos móveis para software de manutenção hoteleira podem ser vitais para reagir e responder a atividades diárias mais rapidamente. Quando técnicos atualizam ou concluem ordens de serviço, eles podem atualizar tarefas de manutenção em tempo real.

Notificações Automatizadas e Relatórios de Manutenção

Relatórios regulares nem sempre são fáceis de preparar. Ferramentas de notificação podem ser úteis, mas nem sempre relevantes para seu fluxo de trabalho definido. A solução certa de software de manutenção deve dar a você flexibilidade para definir os lembretes e alertas certos para sua equipe mantê-los preparados para atividades futuras ou problemas urgentes.

A alta gestão ou CFO pode querer relatórios detalhados sobre custos e atividades de mão de obra. Use relatórios de manutenção programados para planejar com antecedência; defina os parâmetros do que você quer que seu software de manutenção recupere no seu histórico de ordens de serviço. Então, defina uma lista de recepção de e-mail para receber seus relatórios automaticamente em uma data programada, em vez de montar relatórios manualmente a cada vez.

Relatórios de manutenção detalhados podem ser difíceis de manter atualizados manualmente. Isso é especialmente verdadeiro para manutenção predial de hotéis ocupados em múltiplos locais. Mesmo empresas com software existente enfrentam desafios se seu sistema não é fácil de usar ou acessível para a equipe de manutenção.

Software de manutenção de instalações em hotéis pode ser uma ferramenta útil para sua equipe de manutenção, mas também deve fornecer soluções para melhorar a experiência do hóspede. Uma falha inesperada de equipamento de serviço pode causar inconveniência para um hóspede durante suas férias. Respostas lentas a reclamações de hóspedes também podem reduzir a satisfação geral do cliente.

Técnicos frequentemente não têm interação direta com a maioria dos hóspedes do hotel. No entanto, a manutenção de instalações desempenha um grande papel em saber se os clientes retornam para outra noite. A gestão de manutenção para hotéis envolve inúmeros desafios diários; seu software deve ser uma ferramenta para apoiar esses desafios. Use seu software para trazer clareza ao que sua equipe de manutenção faz e melhorar a forma como sua equipe realiza o trabalho.