Armadilhas do plano de manutenção preventiva a serem evitadas

À medida que as empresas crescem em tamanho e complexidade, as tarefas de manutenção que antes eram gerenciadas por “lápis e papel” ou abordagens de planilha agora estão faltando. E quando se trata dos custos adicionais de manutenção associados à alocação de tempo, recursos e pessoal, é aqui que essas abordagens são consideradas mais carentes.



Para superar essas limitações, foi realizada uma reformulação completa do gerenciamento de ativos; tanto em termos da abordagem utilizada como dos métodos empregados. No passado, a manutenção de ativos ocorria de forma reativa; significando que, os reparos eram tratados à medida que surgiam. Embora possa haver alguns ganhos de curto prazo com reparos feitos “conforme a necessidade”, os custos de longo prazo de desligamentos de operação, bem como substituição (em vez de reparo) de equipamentos tendem a ser muito maiores. Instituir um programa de manutenção preventiva para todos os ativos importantes é uma maneira de um número crescente de empresas superar reparos imprevistos e caros. Ao contrário de uma abordagem de manutenção reativa, a manutenção preventiva é realizada enquanto o equipamento ainda está funcionando, evitando assim avarias inesperadas e prolongando sua vida útil.

Nas últimas duas décadas, os sistemas de software de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) tornaram-se cada vez mais a solução de gerenciamento de manutenção preferida para empresas que representam uma ampla gama de setores industriais, de serviços e corporativos. Esses sistemas automatizados sofisticados e robustos utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, fornecem ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Esses sistemas têm a capacidade de monitorar os níveis de estoque, rastrear ordens de serviço, gerar rapidamente relatórios precisos e, o mais importante, determinar instantaneamente quais ativos da empresa precisam de manutenção preventiva. Os CMMSs oferecem aos proprietários de empresas um software de gerenciamento de instalações eficiente que oferece benefícios de horas extras, como maior eficiência organizacional, vida útil estendida do equipamento, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução de custos e aumento de lucros.

Embora os programas de manutenção preventiva gerados pelo CMMS sejam vistos como um salto quântico no gerenciamento de instalações, a implementação adequada é a chave para seu sucesso final. Para ajudar na implementação bem-sucedida, aqui estão cinco armadilhas a serem evitadas ao criar um plano de manutenção preventiva:

Não ter clareza sobre as metas do plano de manutenção preventiva

Cada empresa é única em termos de operação, recursos e indústria. Ao planejar um programa de PM, é importante examinar as expectativas para ele. Um ponto de partida neste processo é um exame cuidadoso da manutenção de uma instalação e alocações de recursos, bem como seus ativos, incluindo suas idades e históricos de reparo. Esses fatores devem ser mantidos em mente, pois o escopo de um plano de PM depende em grande parte do tamanho e da estrutura de uma empresa. Sem dúvida, aumentar os lucros e o retorno sobre o investimento (ROI) são objetivos de negócios comuns para todas as empresas, mas a questão permanece:como isso se traduz em objetivos de PM? Para empresas em curva de crescimento, isso pode significar maximizar a utilização da equipe. Por outro lado, para empresas que fizeram a transição recentemente para novos equipamentos e tecnologias, isso pode significar encontrar maneiras de usá-los com mais eficiência. Ao esclarecer as metas de manutenção de uma empresa, as prioridades para um programa de PM podem ser estabelecidas.

Ter uma lista de inventário mais ou menos inclusiva

Desenvolver uma lista de inventário é um precursor essencial para a implementação de um programa de PM. O desafio nesse sentido é definir quais ativos devem ou não ser incluídos nesse programa. Embora não exista uma fórmula simples para fazer essa determinação, existem algumas diretrizes para ajudar os gerentes de manutenção a selecionar os ativos que mais se beneficiarão do gerenciamento de rotina. Os melhores candidatos para inclusão são os ativos com as seguintes características:

• Uma função operacional crítica
• Modos de falha que podem ser evitados com manutenção de rotina
• Uma probabilidade de falha que aumenta com o tempo ou uso

Por outro lado, equipamentos que sofrem falhas aleatórias não relacionadas à manutenção (ou seja, placas de circuito) ou que não atendem a uma função crítica, são menos adequados a um programa de PM. Incluir apenas os ativos mais adequados para PMs aumentará sua eficiência e ajudará no cumprimento das metas estabelecidas para o programa.



Falhar ao criar um programa de manutenção preventiva não é um empreendimento de “tamanho único”. De fato, um dos grandes benefícios de um software de manutenção preventiva é que ele pode ser customizado para atender às necessidades de qualquer empresa. Por esse motivo, é importante não apenas estabelecer quais ativos devem ser incluídos no programa, mas também decidir com que frequência as verificações de rotina devem ser realizadas. Existem vários fatores que fazem essa determinação, incluindo o tamanho e o escopo da operação, o tipo, a idade e o histórico de reparos dos ativos a serem mantidos, bem como os protocolos de manutenção recomendados estabelecidos pelos fabricantes de equipamentos. Ao avaliar os relatórios de PM uma vez que um programa esteja em vigor por aproximadamente seis meses, podem ser feitas alterações nele, se necessário, para aprimorar ainda mais as operações e a eficiência de custos.

Não ter o sistema de suporte adequado em vigor hoje

Muitos CMMSs são baseados na web e não exigem a instalação de software nos computadores da empresa. Isso também significa que esses sistemas podem ser acessados ​​por meio de qualquer dispositivo que tenha acesso à Internet. Por outro lado, também existem sistemas excelentes que exigem a adição de software de gerenciamento de manutenção, além de especificações mínimas do sistema de hardware (ou seja, velocidade do processador, RAM e armazenamento). Independentemente do sistema CMMS escolhido, é importante estar ciente de quais suportes são necessários; sejam eles dispositivos móveis que aumentarão o acesso ao CMMS baseado em nuvem ou hardware de computador específico que acomodará a execução do software de manutenção.

Treinamento inadequado de usuários do CMMS

Um programa de PM bem-sucedido depende em grande parte dos usuários que o implementarão. A falha em utilizar o programa de PM de forma consistente e adequada ficará aquém de alcançar seus objetivos pretendidos. A realidade é que alguns funcionários de manutenção podem ser resistentes a mudanças ou até mesmo intimidados por uma mudança em direção a um sistema automatizado que vem com um componente básico de treinamento. Os fornecedores de CMMS podem ajudar os funcionários a superar essa barreira e incentivar a conformidade por meio de uma variedade de opções de integração que incluem manuais online, vídeos de treinamento, gravações de webinars, treinamento interno, bem como suporte contínuo por e-mail, chat e telefone.

Conclusão

O software de manutenção preventiva é um recurso central dos sistemas CMMS. É também uma ferramenta poderosa para empresas que desejam operar melhor, mais rápido, mais inteligente e, sim, mais enxuto! Encontrar um programa de PM gerado pelo CMMS que seja adequado para sua empresa é apenas uma parte da “equação de resultados”. A outra parte depende de gerentes de manutenção implementando-o com sucesso.