Evite Estas Armadilhas Comuns no seu Plano de Manutenção Preventiva

À medida que as empresas crescem em tamanho e complexidade, tarefas de manutenção anteriormente gerenciadas por abordagens de "lápis e papel" ou planilhas agora se mostram insuficientes. E quando se trata dos custos adicionais de manutenção associados a tempo, recursos e alocação de equipe, é aí que essas abordagens se mostraram mais carentes.

Para superar essas limitações, uma reformulação completa da gestão de ativos ocorreu; tanto em termos da abordagem usada quanto dos métodos empregados. No passado, a manutenção de ativos ocorria de forma reativa; ou seja, reparos eram tratados conforme surgiam. Embora possa haver alguns ganhos de curto prazo com reparos feitos "conforme necessário", os custos de longo prazo de paralisações operacionais e substituição (em vez de reparo) de equipamentos tendem a ser muito maiores. Instituir um programa de manutenção preventiva para todos os ativos importantes é uma forma pela qual um número crescente de empresas está superando reparos imprevistos e caros. Em contraste com uma abordagem de manutenção reativa, a manutenção preventiva é realizada enquanto o equipamento ainda está funcionando, evitando assim falhas inesperadas e prolongando sua vida útil.

Nas últimas duas décadas, sistemas de Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) tornaram-se cada vez mais a solução preferida de gestão de manutenção para empresas de uma ampla gama de setores industriais, de serviços e corporativos. Esses sistemas automatizados sofisticados e robustos utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, fornecem ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Esses sistemas têm a capacidade de monitorar níveis de estoque, rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e, o mais importante, podem determinar instantaneamente quais ativos da empresa requerem manutenção preventiva. CMMS oferecem aos proprietários de empresas um software de gestão de instalações eficiente que, ao longo do tempo, oferece benefícios como maior eficiência organizacional, maior vida útil dos equipamentos, melhor gestão de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução de custos e aumento de lucros.

Embora programas de manutenção preventiva gerados por CMMS sejam vistos como um salto quântico na gestão de instalações, a implementação adequada é fundamental para seu sucesso final. Para auxiliar na implementação bem-sucedida, aqui estão cinco armadilhas a evitar ao criar um plano de manutenção preventiva:

Ser Vago sobre Metas do Plano de Manutenção Preventiva

Cada empresa é única em termos de operação, recursos e indústria. Ao planejar um programa de MP, é importante examinar as expectativas para ele. Um ponto de partida neste processo é um exame cuidadoso da manutenção de uma instalação, alocação de recursos e seus ativos, incluindo suas idades e históricos de reparo. Esses fatores devem ser mantidos em mente, pois o escopo de um plano de MP depende largamente do tamanho e estrutura de uma empresa. Sem dúvida, melhorar lucros e retorno sobre investimento (ROI) são metas de negócio comuns para todas as empresas, mas a pergunta permanece: como isso se traduz em metas de MP? Para empresas em curva de crescimento, pode significar maximizar a utilização da equipe. Por outro lado, para empresas que recentemente migraram para novos equipamentos e tecnologia, pode significar encontrar formas de usá-los da maneira mais eficiente. Ao esclarecer as metas de manutenção de uma empresa, prioridades para um programa de MP podem ser estabelecidas.

Ter uma Lista de Inventário Excessiva ou Insuficiente

Desenvolver uma lista de inventário é um precursor essencial para implementar um programa de MP. O desafio a este respeito é determinar quais ativos devem ou não ser incluídos neste programa. Embora não haja uma fórmula pronta para essa determinação, existem algumas diretrizes para auxiliar gestores de manutenção na seleção dos ativos que mais se beneficiarão de gestão de rotina. Os melhores candidatos para inclusão são aqueles ativos com as seguintes características:

• Uma função operacional crítica
• Modos de falha que podem ser prevenidos com manutenção de rotina
• Uma probabilidade de falha que aumenta com o tempo ou uso

Por outro lado, equipamentos que experimentam falhas aleatórias não relacionadas à manutenção (ex.: placas de circuito) ou que não servem a uma função crítica, são menos adequados a um programa de MP. Incluir apenas os ativos mais adequados para MPs aumentará sua eficiência e ajudará a atingir as metas estabelecidas para o programa.

Programas de manutenção preventiva não são uma abordagem "tamanho único". Na verdade, um dos grandes benefícios de um software de manutenção preventiva é que ele pode ser personalizado para atender às necessidades de qualquer empresa. Por esse motivo, é importante não apenas estabelecer quais ativos serão incluídos no programa, mas também decidir com que frequência as verificações de rotina devem ser realizadas. Existem vários fatores que entram nessa determinação, incluindo o tamanho e escopo da operação, o tipo, idade e histórico de reparo dos ativos a serem mantidos, bem como os protocolos de manutenção recomendados pelos fabricantes dos equipamentos. Ao avaliar relatórios de PM uma vez que um programa esteja em vigor por aproximadamente seis meses, alterações podem ser feitas, se necessário, para melhorar ainda mais as operações e eficiência de custos.

Não Ter os Suportes de Sistema Adequados em Vigor Hoje

Muitos CMMS são baseados na web e não exigem instalação de software nos computadores da empresa. Isso também significa que esses sistemas podem ser acessados usando qualquer dispositivo com acesso à Internet. Por outro lado, também existem excelentes sistemas que exigem que o software de gestão de manutenção seja instalado, junto com especificações mínimas de hardware do sistema (velocidade do processador, RAM e armazenamento). Independentemente do sistema CMMS escolhido, é importante estar ciente de quais suportes são necessários; sejam dispositivos móveis que aumentem o acesso ao CMMS baseado em nuvem ou hardware de computador específico que acomode a execução do software de manutenção.

Treinamento Inadequado de Usuários do CMMS

Um programa de MP bem-sucedido depende largamente dos usuários que o implementarão. A falha em utilizar consistentemente e adequadamente o programa de MP ficará aquém de atingir suas metas pretendidas. A realidade é que alguns funcionários de manutenção podem ser resistentes à mudança ou até intimidados por uma mudança para um sistema automatizado que vem com um componente básico de treinamento. Fornecedores de CMMS podem ajudar os funcionários a superar essa barreira e incentivar a conformidade através de uma variedade de opções de onboarding que incluem manuais online, vídeos de treinamento, gravações de webinars, treinamento interno, bem como suporte contínuo por e-mail, chat e telefone.

Conclusão

Software de manutenção preventiva é um recurso central de sistemas CMMS. Também é uma ferramenta poderosa para empresas que desejam operar melhor, mais rápido, mais inteligentemente e, sim, de forma mais enxuta! Encontrar um programa de MP gerado por CMMS que seja adequado para sua empresa é apenas uma parte da "equação de resultados". A outra parte depende dos gestores de manutenção implementá-lo com sucesso.