Nove razões pelas quais os gerentes de instalações estão abandonando planilhas para CMMS

A forma como as empresas conduzem os negócios mudou drasticamente nos últimos anos. A tecnologia da computação é a grande responsável pelo aumento da eficiência dos negócios em relação à economia de recursos, materiais e tempo. No final da década de 1970, o software de planilha surgiu e foi considerado uma melhoria monumental em relação à abordagem tradicional de lápis e papel para contabilidade e gerenciamento de estoque. No entanto, ao longo do tempo, esses pacotes de software tiveram dificuldade em acompanhar a evolução contínua de novas tecnologias que não apenas mudaram o gerenciamento de instalações e os processos de produção, mas também transformaram a forma como as empresas se comunicam e entregam seus produtos e serviços aos usuários finais. Dados esses fatores e como eles se relacionam especificamente com o gerenciamento de instalações, não é surpreendente que um número crescente de empresas em todos os setores da indústria esteja repensando o uso de planilhas e se voltando para sistemas de Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS); pacotes de software altamente sofisticados que, a qualquer momento, podem fornecer ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou podem fornecer o status de um equipamento individual.



Para entender melhor por que as planilhas não são mais a ferramenta preferida dos gerentes de instalações, é importante ter uma noção de suas capacidades. Para começar, uma planilha pode ser criada manualmente em papel ou usando um programa de computador como o Microsoft Excel ou o Lotus 1-2-3. Ao usar o software de planilha, ele pode capturar, exibir e manipular dados organizados em linhas e colunas. Independentemente do formato usado, uma planilha geralmente é projetada para armazenar dados numéricos e sequências de texto curtas, bem como exibir relações de dados graficamente. No entanto, as planilhas geralmente não oferecem a capacidade de estruturar e rotular itens de dados tão completamente quanto um banco de dados e geralmente não oferecem a capacidade de consultar o banco de dados. Eles são de baixo custo e mais adequados para organizar informações básicas em gráficos e listas simples, mas não para tarefas mais complexas, como gerenciamento e planejamento de ativos.

Em comparação, os sistemas CMMS atuais são muito mais robustos e oferecem às empresas a capacidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais de seus ativos requerem manutenção preventiva ou reparos. Ao revisar os dados operacionais, os CMMSs são adequados para fazer projeções de negócios. As inovações recentes no software incluem interfaces seguras baseadas em nuvem, acessibilidade de dispositivos móveis e funcionalidade sem papel que aumenta ainda mais a facilidade de uso. Devido a esses fatores, os programas de software de gerenciamento de manutenção estão substituindo os pacotes de planilhas que não possuem o escopo, o poder e a eficiência dos sistemas de gerenciamento de manutenção.

Abaixo estão nove benefícios do CMMS que podem ser aproveitados para otimizar lucros e produtividade:

1. Confiabilidade dos dados das instalações

Pesquisa publicada em 2006 na Information and Software Technology relatou que planilhas eletrônicas estão sujeitas a erros, conforme encontrado em 88% das planilhas analisadas. Erros de digitação, células atribuídas incorretamente, intervalos de dados incorretos e erros de fórmula são algumas das fontes de erro. Como consequência, os erros podem distorcer os resultados e afetar negativamente as operações da empresa. O formato de entrada de dados do CMMS e as verificações de precisão reduzem a possibilidade de tais erros ocorrerem.

2. Erros muitas vezes passam despercebidos até que seja tarde demais

As planilhas dependem de usuários selecionando as fórmulas apropriadas para analisar seus dados. Mesmo quando os dados inseridos são precisos, se a fórmula errada for selecionada, os resultados serão falhos. Quando esses tipos de erros não são descobertos imediatamente, as consequências podem ser caras para as operações de negócios. Os CMMSs eliminam o risco de isso acontecer com fórmulas analíticas pré-programadas.

3. Benefícios de economia de tempo

A entrada de dados em planilhas é tão demorada que muitas empresas contratam funcionários pouco qualificados para inserir dados em planilhas. Dada a propensão a erros já observada, ter funcionários não treinados gerenciando essa importante tarefa pode ser arriscado. As plataformas de software de gerenciamento de manutenção facilitam a entrada de dados e restringem o acesso por meio de permissões de usuário. Essa função limita o que os usuários podem alterar no programa e protege contra erros.

4. As planilhas fornecem apenas uma visão limitada dos relacionamentos de dados

Com considerável conhecimento técnico e tempo, as planilhas podem ser programadas para analisar dados dentro de um escopo muito restrito. No entanto, eles não podem fornecer análises de rastreamento de ativos, inventário e outras tarefas de manutenção e fluxo de trabalho, como agendamento de manutenção preventiva. Os CMMSs têm esses recursos e, com relatórios integrados, facilitam a obtenção de informações instantâneas sobre o histórico de ativos, peças, mão de obra; tudo feito sem nenhum treinamento técnico especializado.

5. Relatórios de manutenção de instalações automatizados e simples

Embora seja possível gerar relatórios em planilhas, eles não são os mais fáceis de criar quando comparados aos CMMSs. Sejam gráficos de pizza, diagramas de dispersão ou gráficos de barras, os relatórios de planilhas não são tão atraentes ou instantaneamente disponíveis. Como os usuários desejam informações em tempo real e na ponta dos dedos, o software de gerenciamento de manutenção (também conhecido como software de gerenciamento de instalações) pode fazer isso com o clique de um mouse ou um toque em um tablet sem precisar inserir fórmulas conforme necessário em programas de planilhas.

6. Fornece informações detalhadas sobre métricas importantes de gerenciamento de instalações

Os CMMSs são projetados especificamente para gerenciamento de instalações. As planilhas não são – pelo menos, não sem programação sofisticada. O software de manutenção pode fornecer uma variedade de métricas relacionadas especificamente ao funcionamento de uma empresa sem a necessidade de habilidades de programação especializadas. Por exemplo, os CMMSs podem produzir as seguintes métricas em tempo real:MTBR (tempo médio entre reparos); MTBF (tempo médio entre falhas); MTTR (tempo médio para reparo).



7. Integração com outros aplicativos de software e instalações

Um grande apelo do software de manutenção de instalações é sua capacidade de interagir com outros softwares, como e-mail, software de contabilidade, sistemas ERP, Active Directory e muito mais. As planilhas não têm esses recursos. Essas recentes inovações do CMMS expandem sua eficácia e oferecem benefícios adicionais de economia de tempo para os gerentes de instalações.

8. Agendamento de manutenção preventiva

Um software de manutenção preventiva (PM) é fundamental para a eficiência de uma empresa, pois ajuda a administrar toda a instalação. No entanto, realizar MPs em uma variedade de equipamentos não é tarefa fácil, especialmente para grandes operações. Muitas vezes, um PM em um único equipamento envolve várias tarefas ou etapas. As planilhas são particularmente limitadas nessa área porque não podem criar protocolos de manutenção programada ou enviar notificações ou lembretes para conduzi-los. Ser capaz de agendar PMs é o que torna os CMMSs tão atraentes para os gerentes de instalações, pois eles podem fornecer uma lista de verificação de todas as tarefas envolvidas em cada equipamento, criar agendamentos de rotina, enviar notificações e lembretes, além de criar relatórios. A realização de MPs programadas significa menos falhas inesperadas de equipamentos e tempos de inatividade mais curtos.

9. Melhora o funcionamento geral das instalações

Existem muitos aspectos de qualquer empresa que estão além das capacidades dos programas de planilhas padrão. Isso inclui monitorar a utilização de mão de obra, criar ordens de serviço e enviar pedidos de suprimentos e peças. Considerados em conjunto, o software de manutenção ajuda os gerentes de instalações a tomar decisões informadas sobre a alocação de técnicos, os melhores momentos para agendar a manutenção de rotina e a substituição de equipamentos.

Hoje, as empresas em uma ampla gama de setores da indústria são desafiadas a encontrar as maneiras mais eficientes e eficazes de crescer e ser lucrativas. Ao mesmo tempo, as planilhas eram uma excelente solução de baixo custo para gerentes de instalações. No entanto, para grandes organizações, manter um programa de planilha com centenas ou mesmo milhares de pontos de dados não é realista. À medida que os ativos e serviços de uma organização crescem e evoluem em um ambiente acelerado e desafiador, torna-se logisticamente difícil manter as informações atualizadas em uma planilha e, em particular, produzir relatórios abrangentes necessários para a tomada de decisões informadas. O software CMMS é uma resposta para esse problema e é por isso que eles estão atraindo um número crescente de organizações que superaram as planilhas.