5 maneiras de o software CMMS manter seu trabalho de manutenção organizado

O Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado é uma ferramenta incrível que ajuda os profissionais de manutenção a se tornarem mais organizados. O software CMMS agiliza os processos de manutenção, fazendo de tudo, desde solicitações simples a ordens de serviço, manutenção preventiva, gerenciamento de estoque e rastreamento de tempo de inatividade.

Com as atividades diárias sempre em movimento, manter as ordens de serviço e outras informações juntas é um desafio. Se você souber como usar melhor seu software de manutenção, concluir o trabalho que precisa ser feito é muito mais fácil. Aqui estão cinco benefícios do software de ordem de serviço CMMS para melhor organizar e melhorar a eficiência em seus departamentos de manutenção.

Categorizar o trabalho de manutenção

Normalmente, as ordens de serviço podem variar entre diferentes ações e responsabilidades. Dependendo dos detalhes relacionados a uma ordem de serviço, pode haver diferentes procedimentos a serem seguidos. Alguns trabalhos podem estar relacionados à infraestrutura, enquanto outros são para reparo de equipamentos. A associação adequada de ordens de serviço relacionadas ajuda a encontrar padrões na manutenção das instalações. Também pode haver projetos ou departamentos que precisam ter seu histórico de ordens de serviço diferenciado do restante das ordens de serviço

Um recurso a ser usado no CMMS é o software de ordem de serviço. Crie nomes personalizados de atividades e departamentos de manutenção (encanamento, elétrica, piso, etc.). Qualquer ordem de serviço criada pode ser arquivada em uma das categorias que a associarão a todas as ordens de serviço da mesma categoria ou subcategoria.

Ao criar uma lista de categorias e subcategorias, você pode organizar melhor as atividades de manutenção entre si e estruturar melhor os relatórios de manutenção. Isso pode revelar padrões em avarias ou departamentos que têm problemas de manutenção mais críticos.

Atribuir permissões de usuário para funções de manutenção

Se você tiver vários usuários em seu sistema de software de gerenciamento de manutenção, lembre-se do que seus técnicos e membros da equipe de manutenção veem. Se a função deles é monitorar a parte elétrica, eles provavelmente não devem executar ordens de serviço para limpar as janelas quando fizerem login. Os gerentes, cuja função é verificar o trabalho concluído, devem ser os únicos a marcar as ordens de serviço como concluídas. Para ajudá-los a se concentrar, o acesso do usuário deve estar relacionado apenas a quais são suas funções e responsabilidades.

Dependendo de seu software, você pode ter um número fixo de licenças de usuário para seu sistema de manutenção. Reserve algum tempo para revisar a função de cada pessoa e quais são as permissões de usuário definidas. Se necessário, muitas empresas de software têm suporte técnico disponível para ajudá-lo. Entre em contato com eles para ajudar a orientá-lo sobre qual acesso de usuário cada membro deve ter.

Agendar relatórios de manutenção

Como mencionado anteriormente, os relatórios podem ser demorados sem as ferramentas certas. Se você conhece o tipo de relatórios de manutenção que você precisa para acompanhar, muitos sistemas de software podem predefini-los para você. Com o Hippo CMMS, nossos clientes criam relatórios salvos para revisar atividades de manutenção específicas – tempo de inatividade do equipamento, custos de reparo, desempenho do fornecedor, etc.

Minimizar ou eliminar a papelada

Melhorar o gerenciamento de ordens de serviço envolve usar o melhor método para acompanhar o processo do início ao fim. Ordens de serviço impressas podem se perder entre a transferência de uma pessoa para outra. Isso torna mais difícil lembrar de revisões importantes. Pode ser um verdadeiro aborrecimento pesquisar conteúdo e documentos quando você mais precisa deles. É por isso que é útil considerar a alternativa ao papel – que é menos papel ou nenhum.

Se possível, digitalize suas cópias impressas dos manuais do equipamento ou manuais de O&M para salvar em seu computador. Estes, então, podem ser carregados em seu software como arquivos PDF para você acessar quando necessário.

Contatos de Fornecedores e Fornecedores de Importação

Ao entrar em contato com fornecedores para manutenção, é sempre bom agilizar o processo, sempre que possível. Fornecer as informações corretas é fundamental para obter o serviço ou a cotação de preço necessária.

Ao importar os contatos de seus fornecedores, você pode associar fornecedores diretamente a ordens de serviço em seu sistema. Isso se torna uma ferramenta para acompanhar e revisar o desempenho do fornecedor ao longo do tempo. Também é útil saber se você está recebendo o melhor valor. Defina um relatório programado do desempenho do fornecedor com as ordens de serviço atribuídas a eles. Você pode ver se está obtendo um ótimo valor ou se é hora de procurar outro fornecedor.

Com o uso desses recursos você pode aliviar a carga do dia a dia da organização. Configurando categorias e subcategorias apropriadas para recuperar tarefas relacionadas. Estruture cada conta de usuário no sistema para suas funções relevantes na equipe de manutenção. Procure agendar relatórios de manutenção com antecedência para trabalhar adequadamente na revisão das informações. Ter seus fornecedores em seu software cmms (também conhecido como software de gerenciamento de instalações) pode ajudar a simplificar a comunicação e revisar seu desempenho.

Ao planejar com antecedência, reduzir o que não é necessário e simplificar suas etapas, leva menos tempo para fazer mais em sua carga de trabalho.