O software CMMS é adequado para pequenas empresas?

Software CMMS para Pequenas Empresas

De acordo com o Escritório de Advocacia da Administração de Pequenas Empresas dos EUA (SBA), em 2016 havia 28,8 milhões de pequenas empresas representando 99,7% de todas as empresas dos EUA. Essas empresas empregavam 56,8 milhões de pessoas, representando 48% de todos os funcionários dos EUA em um amplo espectro de setores industriais, de serviços e corporativos (Perfil de Pequenas Empresas dos Estados Unidos, 2016). As pequenas empresas são uma parte vital do cenário econômico e, de acordo com essas estatísticas; eles são definitivamente uma força econômica a ser considerada.



Então, o que constitui uma pequena empresa e quais desafios eles enfrentam? Para começar, as pequenas empresas variam em tamanho, estrutura e vendas. A Administração de Pequenas Empresas dos EUA estabelece padrões para pequenas empresas, mas, em geral, a agência atribui US$ 35,5 milhões em vendas e 1.500 funcionários como limites para inclusão nesta categoria. A título de exemplo, as pequenas empresas cobrem toda a gama de operações, incluindo negócios administrados por um único operador e operações “Mom and Pop” em uma extremidade para Start Ups, Non-Profit e até operações de médio e grande porte na outra extremidade. Junto com a diversidade em tamanho e escopo dentro do setor de pequenas empresas, vêm vários desafios; muitos dos quais são semelhantes aos enfrentados por grandes empresas. Isso inclui aumento da concorrência no mercado, demandas econômicas e mudanças na tecnologia. Para pequenas empresas com ativos múltiplos e complexos, requisitos de inspeção, preocupações de segurança e vários locais, é imperativo ter uma abordagem de gerenciamento de manutenção que acompanhe essas demandas. Por essas razões, as pequenas empresas se juntaram às grandes empresas na busca de maneiras de melhorar sua estratégia de manutenção.

Software de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) como solução para gerenciamento de manutenção

Até recentemente, empresas de todos os tamanhos contavam principalmente com abordagens de “lápis e papel” ou planilhas para gerenciamento de manutenção. Embora útil em seu tempo, um número crescente de proprietários de empresas está descobrindo que essas abordagens ficaram aquém de seus objetivos de manutenção, especialmente quando se trata dos custos adicionais associados à alocação de tempo, recursos e pessoal. Com o objetivo de funcionar melhor, mais rápido, mais inteligente e mais enxuto, as empresas são motivadas a encontrar maneiras de melhorar a eficiência das operações reduzindo custos, economizando tempo e recursos e, finalmente, alcançando um maior retorno sobre o investimento (ROI). Com essas limitações e objetivos em primeiro plano, os empresários estão cada vez mais se voltando para o Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) como sua solução de gerenciamento de manutenção.

Para aqueles que consideram os sistemas automatizados de gerenciamento de manutenção como uma alternativa aos manuais, é importante observar que os CMMSs se tornaram a solução de gerenciamento de manutenção preferida para empresas que representam uma ampla gama de setores da indústria, serviços e corporativos. Esses softwares de gerenciamento de manutenção sofisticados e robustos utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, fornecem ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Eles têm a capacidade de monitorar os níveis de estoque, rastrear ordens de serviço, gerar rapidamente relatórios precisos e, o mais importante, podem determinar instantaneamente quais ativos da empresa exigem manutenção preventiva de rotina. Os CMMSs oferecem aos proprietários de pequenas empresas um software de gerenciamento de instalações eficiente que oferece benefícios de horas extras, como maior eficiência organizacional, maior vida útil do equipamento, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, por fim, redução de custos e aumento de lucros.

Benefícios do CMMS para pequenas empresas

Um dos principais benefícios dos sistemas de gerenciamento de manutenção é sua personalização. Isso significa que os softwares de manutenção CMMS podem atender às necessidades individuais de empresas grandes e pequenas, e com diferentes números de ativos, usuários, sites e requisitos de manutenção preventiva. Os sistemas automatizados também têm a capacidade de se ajustar às necessidades em constante mudança das organizações à medida que crescem e se reformulam. A utilização de um software de manutenção CMMS significa que o sistema se adapta à organização e não a organização que se adapta ao sistema. A seguir está uma lista de outros recursos adequados para pequenas empresas:

Software baseado em nuvem – Muitos softwares CMMS oferecem implantação baseada em nuvem, o que significa que eles são acessados ​​por meio do servidor de um fornecedor com todas as manutenções e atualizações fornecidas remotamente. Não há necessidade de suporte interno ao sistema ou software de segurança adicional. Os sistemas baseados em nuvem eliminam o trabalho, a preocupação e os custos adicionais de manutenção e atualizações.

Recursos de acesso do usuário – Os CMMSs permitem atribuir diferentes níveis de acesso ao sistema para usuários com base em segurança, descrições de funções ou outras considerações. Enquanto os gerentes de manutenção podem ter acesso abrangente ao sistema, os técnicos de manutenção podem ter acesso limitado a áreas específicas do sistema.

Acesso móvel e portabilidade – Um dos recursos mais atraentes do software de manutenção CMMS é o acesso a dispositivos móveis, que possibilita aos técnicos de manutenção colocar ordens de serviço, verificar níveis de estoque, pedir peças ou gerar relatórios, etc. enquanto estão em campo. Ser capaz de acessar um painel do CMMS de qualquer dispositivo com conexão à Internet economiza muito tempo, pois reduz atrasos desnecessários ao depender de computadores baseados em escritório para concluir essas tarefas.

Recursos de captura de imagem – A acessibilidade do dispositivo móvel também possibilita que a equipe de manutenção capture imagens por meio de leitura de código de barras e fotos. Esses recursos integrados do CMMS são capazes de identificar com precisão equipamentos que precisam de reparo e capturar uma imagem digitalizada do código de barras de uma peça que precisa ser substituída. Ambos os recursos reduzem os atrasos geralmente caros associados a erros cometidos em relação a uma peça de equipamento que está sendo reparada ou uma peça que está sendo encomendada.

Acesso a desenhos arquitetônicos – Também conhecidos como plantas, desenhos arquitetônicos são uma renderização de um projeto arquitetônico como vistas de planta e/ou elevação de um edifício ou estrutura. Muitos CMMSs possibilitam acessá-los a partir do painel do sistema, fornecendo outra maneira de identificar a localização exata do equipamento, bem como quaisquer posicionamentos elétricos e hidráulicos que possam afetar seu funcionamento.

Suporte CMMS – Os softwares de manutenção CMMS são tão bons quanto são implementados e usados. Durante a fase de implementação de um sistema automatizado são inseridos todos os dados críticos de estoque, ativos e usuários, juntamente com a configuração dos cronogramas de manutenção preventiva. Os fornecedores de CMMS oferecem aos clientes a opção de auditorias internas ou suporte técnico remoto e telefônico para fins de implementação. Além desses suportes, muitas empresas de CMMS incluem em seus pacotes de sistema uma variedade de recursos integrados e contínuos para auxiliar os usuários no uso do sistema ao longo do tempo. Esses recursos estão disponíveis como manuais online, vídeos, e-mail, bate-papo e gravações de webinars, além de suporte por telefone.

Conclusão

As pequenas empresas são uma parte vital da economia. Como tal, eles são desafiados a encontrar as formas mais eficazes de alcançar eficiências de operação e manutenção. Os CMMSs são projetados para atender às diversas necessidades de todas as empresas agora e à medida que continuam a crescer e evoluir no futuro.