Software de rastreamento de ativos:localize e rastreie seus ativos com precisão

Você decidiu usar o software de rastreamento de ativos. Essa é uma decisão inteligente, porque há muitos benefícios.

O que é software de rastreamento de ativos?

Um software de rastreamento de ativos oferece maneiras para os usuários rastrearem digitalmente a localização de ativos que foram marcados fisicamente. Ele também armazena informações de ativos e dados de inventário e pode alertar os gerentes quando o estoque de peças de reposição estiver baixo.

O uso de software para rastrear esses ativos pode ajudar:

• Garantir que a manutenção programada seja concluída no prazo
• Configure alertas e notificações para que a equipe apropriada seja atribuída automaticamente às tarefas quando novas ordens de serviço forem criadas
• Acompanhe o ciclo de vida dos ativos. Informações sobre a condição do equipamento, idade e mais são inseridas e armazenadas no sistema
• Execute relatórios e calcule a depreciação do maquinário

Por que as pessoas usam software de rastreamento de ativos:

O aspecto mais demorado de configurar um programa de manutenção preventiva envolve passar por uma instalação e criar um inventário de todos os ativos relevantes. O uso do software de rastreamento de ativos ajuda você a

• Gerenciamento de estoque: Os usuários inserem dados para rastrear ferramentas físicas, licenças de software e contratos. O banco de dados resultante simplifica a auditoria. As datas de integração de ativos e os recursos de check-in ou check-out ajudam a evitar perdas e promover atualizações regulares.
• Gerenciamento do ciclo de vida de ativos: Notifique os usuários sobre atualizações de software obrigatórias ou úteis. Gerenciar a alienação de ativos. Alerte as partes interessadas quando for a hora de rescindir ou renovar contratos.
• Suporte central: Crie uma trilha digital em papel para rastrear aquisições, solicitações, atualizações, gerenciamento de licenças, conformidade, necessidades de otimização e muito mais.

Além disso, o rastreamento de ativos fixos e móveis ajuda você a:

Localize seus recursos rapidamente, quando precisar deles

O software de rastreamento de ativos pode dizer onde algo está ou, com um sistema básico de check-in/check-out, quem o tem ou o teve por último. É o mesmo sistema binário usado por sua biblioteca local. Cada livro é registrado como “dentro” ou “fora” e, se estiver fora, o sistema também sabe quem o possui. No gerenciamento de instalações, sistemas de check-in/check-out podem ser configurados para ativos compartilhados. Por exemplo, os tablets que os técnicos carregam consigo durante seus turnos para acessar o software CMMS. A capacidade de “auditar a responsabilidade” prolonga a vida de certos tipos de ativos; todo mundo é um pouco mais cuidadoso quando sabe que seu nome está ligado à última vez que algo foi usado.

Tome decisões sobre quais ativos comprar no futuro

O front office está constantemente emprestando o projetor do departamento de TI? O departamento de manutenção gastou dinheiro em um equipamento de soldagem que não foi verificado nos últimos seis meses? O rastreamento de ativos informa mais do que apenas onde as coisas estão. Ele informa onde eles estiveram e as empresas podem usar essas informações para tomar melhores decisões sobre os ativos nos quais investir no futuro.

Controle seu ativo com contagens rápidas e precisas

Para ter sucesso no gerenciamento de ativos, você deve manter registros atualizados das peças que o departamento de manutenção tem em estoque. O rastreamento manual de ativos é um processo lento e propenso a erros. E não é difícil perceber porquê. Pense na sua própria cozinha. Agora imagine a gaveta de lixo. É aquele cheio de itens pequenos, raramente úteis, na maioria sem valor. Quanto tempo você levaria para produzir um inventário sem cometer nenhum erro? Imagine inspecionar e anotar manualmente todas as amarrações soltas e todas aquelas abas de plástico para manter os sacos de pão fechados. Mas com o software de rastreamento de ativos, tudo o que você precisa fazer é digitalizar cada item e pronto.

Mas você sabe de tudo isso, porque já decidiu usar o software de gerenciamento de ativos.

Você também sabe que quanto mais cedo você começar, melhor. Isso porque quanto menor o número de ativos com os quais você começa, mais rapidamente você pode colocá-los no sistema. E sua empresa está crescendo, o que significa mais ativos, o que significa que quanto mais você esperar, mais tempo o processo levará.

Você sabia que o gerenciamento de manutenção de ativos economiza o dinheiro da sua organização. Para saber mais, confira nosso blog sobre 4 maneiras pelas quais o Gerenciamento de Manutenção de Ativos economiza o dinheiro da sua organização.

Mas primeiro, há mais uma decisão importante a ser tomada. Você precisa decidir que tipo de tags usar. Há alguns para escolher, mas apenas um vai atender melhor às suas necessidades específicas.

Acompanhamento de ativos com códigos de barras

Com uma longa e impressionante história, códigos de barras e leitores de código de barras são muitas vezes o que as pessoas pensam quando pensam em “rastreamento de ativos”.

É fácil colocá-lo em funcionamento, pois os scanners e as etiquetas são cada vez mais baratos. Na verdade, você provavelmente pode imprimir suas próprias etiquetas, e a maioria dos smartphones e tablets modernos funcionam como leitores usando suas câmeras embutidas. Se você precisa de algo mais robusto do que um adesivo de papel, também é possível comprar etiquetas projetadas para ambientes mais severos, incluindo aquelas feitas de plásticos e metais duráveis.

Mas o sistema de código de barras não é perfeito, o que você já conhece por suas próprias experiências na fila de autoatendimento do supermercado. Pode ser um desafio fazer com que os leitores funcionem, especialmente se o código de barras estiver danificado. Às vezes, até mesmo uma pequena distorção torna um código de barras ilegível. No final, muitas vezes é apenas um caso de desenvolver um pouco de talento para isso. Observe como os caixas, que têm muita prática com a tecnologia, nunca parecem ter problemas?

Independentemente das pequenas frustrações, existem boas razões pelas quais os códigos de barras são tão comuns. A tecnologia é confiável e barata. As pessoas usam porque funciona e estão confortáveis ​​com isso.

Rastreamento de ativos com RFID

As etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) têm várias vantagens sobre os códigos de barras tradicionais, mas vêm com desvantagens.

Os códigos de barras podem conter apenas uma pequena quantidade de informações, o que geralmente não é um problema ao usar um software EAM baseado em nuvem. Todas as informações sobre cada ativo são armazenadas online de qualquer maneira. Mas em ambientes onde o custo do acesso à Internet é proibitivo, essa limitação se torna mais um problema. As etiquetas RFID, no entanto, podem armazenar muito mais informações do que os códigos de barras, tornando-as uma escolha melhor em locais remotos. Por exemplo, informações críticas de serviço podem ser armazenadas na própria etiqueta, permitindo o gerenciamento de manutenção offline baseado em computador. As tags também podem ser configuradas para permitir que você não apenas as leia, mas também escreva nelas, abrindo muitas possibilidades. Por exemplo, uma tag pode informar a última vez que foi digitalizada.

Como a tecnologia RFID usa frequências de rádio, os scanners não precisam de linha de visão direta. Na verdade, um scanner e uma etiqueta nem precisam estar próximos um do outro. A distância depende do tamanho e do tipo específico de tag, mas os scanners podem se comunicar com tags pequenas e baratas a até 300 pés. Isso torna a digitalização de tags muito mais fácil para os técnicos e também permite que você proteja melhor as tags; o scanner não precisa de linha de visão, então você pode manter as etiquetas seguras sob as tampas plásticas protetoras.

As etiquetas RFID também são mais rápidas que os códigos de barras tradicionais, porque você pode digitalizar várias delas ao mesmo tempo. Lembra daquela gaveta de lixo na sua cozinha que você estava tentando inventariar? Usando códigos de barras, você teria que pegar e ler cada item. Com as etiquetas RFID, você pode digitalizar todas as etiquetas de uma só vez, do outro lado da sala.

Um exemplo de local de trabalho mais comum seria a mobília em um prédio de escritórios. Com os códigos de barras, você teria que andar e ler todos os ativos, e isso pode significar rastejar sob as mesas e virar as cadeiras à procura de adesivos de código de barras. Com as etiquetas RFID, você pode ficar na porta de cada escritório e digitalizar todas as etiquetas ao mesmo tempo.

Se você decidir usar as etiquetas RFID, terá que começar a olhar para as versões passivas e ativas. Rapidamente, as etiquetas RFID passivas obtêm sua energia dos scanners; eles não têm fontes de poder próprias. Isso reduz seu custo, permite que sejam menores e prolonga sua vida útil. Mas depender de energia externa também tende a diminuir a distância a partir da qual eles podem ser escaneados. As tags ativas contêm suas próprias fontes de alimentação, permitindo que transmitam por distâncias maiores. Há uma troca, no entanto. Como quase tudo com uma fonte de alimentação interna, a vida útil é mais limitada. No final, como as etiquetas RFID ativas são maiores e mais caras, elas geralmente são mais adequadas para ativos maiores.

As etiquetas RFID são ótimas, mas não perfeitas. As etiquetas e os scanners custam muito mais do que os equipamentos de código de barras. Além disso, se você tiver muitos scanners ou tags transmitindo ou recebendo ao mesmo tempo, os sinais de rádio podem colidir. Existem maneiras de contornar esse problema, mas é algo que precisa ser mantido em mente. Além disso, tem havido preocupações de segurança persistentes desde a introdução da tecnologia. As tags podem conter mais dados do que os códigos de barras, mas ainda não são suficientes para permitir a criptografia. Isso significa que, sob certas circunstâncias, qualquer pessoa com o equipamento certo pode escanear as tags.

Então, qual é a tag de rastreamento de recursos certa para mim?

Como em qualquer tecnologia, existem prós e contras no código de barras e nas etiquetas RFID. Pensar em seus ativos, instalações, fluxos de trabalho e orçamento ajudará você a escolher o que é melhor para você.

Parte do processo de tomada de decisão deve ser falar com seu provedor de CMMS. Eles não são apenas especialistas na área de assunto, mas também poderão informar a melhor forma de usar seu software com diferentes tipos de tags.

Entendemos que encontrar um novo software de rastreamento de ativos pode ser esmagador. Diretórios online, como Software Advice e Capterra, ajudam milhares de gerentes de instalações a escolher o software de rastreamento de ativos certo para seus negócios. Leia o Buyers Guide by Software Advice e entenda os recursos comuns de um software de rastreamento de ativos, bem como os fatores que os compradores devem considerar ao comprar um.