Como otimizar o rastreamento de inventário com um software CMMS

Imagine um técnico de manutenção encontrando a peça de que precisa no local, permitindo que eles iniciem uma ordem de serviço imediatamente. Agora imagine a mesma tecnologia precisando da mesma peça, mas desta vez a peça está a dois dias de distância no armazém de um fornecedor.



O que lhe custará mais dinheiro, ter a peça no local a tempo ou não?

Se você estiver usando o rastreamento básico de estoque, ou nenhum, provavelmente dirá que é melhor ter a peça no local. Tempo é dinheiro. Mas nem sempre essa é a resposta certa. Às vezes, não ter uma peça no estoque economiza dinheiro, mesmo depois de levar em consideração uma espera de dois dias toda vez que você precisar. Como isso é possível?

Carregar estoque custa muito

Obter inventário custa dinheiro. O processo requer:

• Tempo e energia para rastrear fornecedores e negociar preços.
• Custos de transporte para levar as peças até suas instalações.
• Taxas legais ou de processamento para enviar além-fronteiras ou cumprir os regulamentos.

E manter esse estoque também custa dinheiro. Os custos de manutenção de estoque vêm de:

• Manter o espaço físico necessário para armazenamento.
• Perder oportunidades de investir em treinamento ou novos equipamentos porque o orçamento do departamento está limitado ao estoque.
• Sofrendo depreciação, pois as peças são perdidas devido à corrosão, obsolescência e degradação.

Esses custos, também chamados de “custos de retenção”, aumentam rapidamente. Em todos os setores, eles geralmente representam de 20% a 30% do valor do estoque de uma empresa. Se uma peça é grande, cara, se degrada rapidamente ou é “lenta”, o que significa que você raramente precisa dela e não é crítica, o custo de carregá-la no estoque pode ser facilmente maior do que o custo de ter que espere para conseguir.

Reduzir os custos de inventário é o objetivo

Agora que sabemos quais são os custos de transporte, podemos ver que, no gerenciamento de manutenção, é melhor ter a menor quantidade de estoque que ainda permita que seu departamento mantenha as instalações em funcionamento.

Mas otimizar o estoque é um desafio e muitos departamentos de manutenção enfrentam dificuldades. Embora tenham muito dinheiro investido em estoque, anualmente apenas cerca de 8% a 10% do estoque é usado, de acordo com Wally Wilson, especialista em gerenciamento de plantas com mais de 30 anos de experiência em empresas da Fortune 500.

O gerenciamento de estoque para manutenção de instalações que é enxuto e responsivo é possível. A chave é fazer com que seu software de gerenciamento de manutenção computadorizado faça todo o trabalho pesado para você.

Benefícios do rastreamento de inventário com um CMMS

CMMS baseado em nuvem para rastreamento de inventário oferece dois recursos principais. Com um CMMS, você pode:

• Mantenha informações atualizadas de todas as suas peças, incluindo preços de fornecedores e prazos de entrega, bem como níveis e locais exatos de estoque.
• Disponibilize essas informações para todos que precisarem, em tempo real, onde quer que estejam.

Vejamos algumas das maneiras pelas quais o CMMS pode ajudá-lo a reduzir os custos de estoque.

Encontra o ponto ideal

Um software CMMS pode manter todos os níveis de estoque, mantendo-os atualizados, rastreando seu uso por meio de ordens de serviço. Com o tempo, esses dados podem ser usados ​​para estabelecer níveis de estoque ideais. Ao observar com que frequência você precisa de uma peça e quanto tempo leva para solicitar substituições, você pode calcular um ponto de reabastecimento.

Quando os níveis de estoque de uma peça caírem abaixo desse ponto, você poderá configurar o CMMS para enviar um alerta.

Entregas no prazo

As peças para manutenção preventiva programada são solicitadas somente quando são necessárias. Em vez de acumular poeira nas prateleiras, as peças chegam pouco antes do início do trabalho. Isso também garante que você esteja usando as versões mais recentes das peças. Se o produto for perecível, isso garante que você não esteja usando algo que já passou da data de validade.

Rastreia fornecedores e fornecedores

O software CMMS também pode manter registros de todos os seus fornecedores, incluindo suas listas de preços atuais e prazos de entrega.

Conhecer os preços atuais permite estocar quando os preços estão baixos, enquanto conhecer os prazos de entrega permite que você se segure quando os prazos de entrega diminuem e faz mais sentido deixar seu fornecedor arcar com o custo de manter as peças para você.

Dividir os riscos

Um CMMS baseado em nuvem permite manter um armazém virtual compartilhado de peças em vários locais, onde os técnicos podem ver rapidamente o que está disponível em cada local.

Se um técnico não tiver uma peça de que precisa, ele poderá verificar outras instalações antes de fazer um pedido com um fornecedor localizado mais longe. Isso leva as peças mais rapidamente para onde são necessárias e também ajuda a garantir que o estoque antigo seja usado antes que novos pedidos sejam feitos.

A comunicação entre vários locais é importante não apenas para peças críticas para manter uma instalação em funcionamento, mas também para aquelas que são caras e raramente necessárias. Em vez de ter duplicatas de estoque caro em cada local, você pode manter um onde é mais barato armazenar e movê-lo para onde precisar, quando precisar.

Evita o desperdício

O rastreamento de estoque do CMMS permite rastrear não apenas onde as peças estão, mas também há quanto tempo elas estão lá. Os técnicos agora usam o estoque de acordo com o “primeiro a entrar, primeiro a sair”, e peças e materiais não são perdidos pela depreciação.

Informações sobre como as peças e materiais devem ser armazenados também podem ser adicionadas ao software CMMS (também conhecido como software de gerenciamento de instalações). Isso ajuda o estoque da loja de departamentos de manutenção para que dure o maior tempo possível.

Dando os primeiros passos

A implementação de um novo sistema pode ser assustadora, porque muitas vezes é difícil saber por onde começar. Mas quando um departamento de manutenção quer assumir o controle de seu estoque, os primeiros passos são claros. Para ter sucesso no gerenciamento de estoque, você deve manter registros atualizados das peças que o departamento de manutenção possui em estoque e, em seguida, tornar esses registros acessíveis a gerentes e técnicos em tempo real e de qualquer lugar. Os recursos do CMMS oferecem esses recursos e, com o tempo, todos os benefícios que podem ser aproveitados a partir deles.