Software de inventário:principais recursos para gerenciamento de manutenção

Sabe aquela sensação de não encontrar as chaves do carro? A má gestão de estoque é aquela sensação de cem vezes, estendida por toda a semana de trabalho.

A definição padrão de um bom gerenciamento de estoque é ter o estoque certo na quantidade certa, no lugar certo, na hora certa e com o custo certo.

É um ato de equilíbrio difícil para um departamento de manutenção, mas é possível. O software de gerenciamento de estoque, ou melhor ainda, o módulo de gerenciamento de estoque integrado a um bom sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS), torna possível atingir todas as partes desse objetivo.

Relatórios fáceis fornecem o inventário certo

Não importa quantas vezes você trabalhe em um ativo usando materiais e peças inferiores, você não está realmente consertando. Você está apenas chutando o problema um pouco mais adiante, preenchendo o calendário do departamento de manutenção com mais ordens de serviço sob demanda sem nem perceber.

O rastreamento de estoque usando o software certo torna muitas informações facilmente acessíveis, incluindo:

• Níveis atuais
• Fornecedores
• Datas de entrega
• Preços
• Números de série e de lote
• Garantias

Qualquer CMMS completo permite que você crie relatórios usando praticamente qualquer combinação de pontos de dados. Se você observar o histórico de ordens de serviço para um ativo e descobrir que o tempo médio até a falha começou a diminuir na mesma época em que você trocou de fornecedor, materiais e peças provavelmente são os culpados. Depois de encontrar aqueles com desempenho inferior consistente, você pode começar a limpar rapidamente seu inventário usando números de série e de lote e recuperar seu dinheiro usando garantias.

Os limites personalizáveis ​​fornecem a quantidade certa no momento certo

Agora que você tem o estoque certo, precisa das quantidades certas. Você precisa ter certeza de que tem o suficiente, mas não muito, o que pode ser um problema ainda maior.

Estoque custa dinheiro do início ao fim. Você tem que pagar adiantado e depois tem que pagar para cuidar dele. Pense na última vez que você comprou sorvete. Você pagava na loja, que era o custo inicial, mas aí, assim que chegava em casa, colocava no freezer, que era a infraestrutura que você precisava para evitar que o sorvete virasse sopa. O custo de manter o estoque era uma porcentagem do preço do freezer mais a eletricidade para operá-lo. Até você terminar aquele sorvete, você estava pagando por ele continuamente. Ao manter em estoque apenas o que você provavelmente precisará, você transfere a responsabilidade de volta para os fornecedores, que podem aproveitar as economias de escala – de maneiras que você não pode – para manter os custos baixos.

Pode ser tentador ignorar o problema de carregar custos e focar na sensação de segurança que vem de ter muito estoque. Dizemos a nós mesmos:“Agora que tenho tanto, nunca mais terei que me preocupar em ficar sem”.

Mas aqui está o outro problema de carregar muito estoque:quando você tem algo por muito tempo, ele pode perder seu valor completamente. Lembre-se de que você não está colecionando moedas raras ou vinhos finos. Para o departamento de manutenção em uma fábrica, o estoque vai estragar por conta própria ou o ativo correspondente chegará ao fim de sua vida útil. De volta ao nosso exemplo de sorvete:ou você vai atingir a data de validade antes de poder comer tudo ou todos na casa de repente decidirão que estão nessa nova dieta sem sorvete. Seu inventário agora não tem valor.

Quando você tem limites de pedido personalizáveis, uma vez que o estoque cai abaixo de um determinado nível, o software envia automaticamente um alerta, faz um pedido ou ambos. Para que isso funcione, você só precisa inserir os níveis atuais, limites preferenciais, informações de contato dos fornecedores e prazos médios de entrega. Com um software CMMS completo, materiais e peças são associados a ordens de serviço. Quando um técnico fecha um, o software considera o inventário utilizado e atualiza automaticamente o banco de dados.

O rastreamento baseado em nuvem oferece o lugar certo

Níveis atualizados e facilmente acessíveis colocam seu inventário onde você precisa. Ao contrário dos sistemas baseados em planilhas ou de papel e caneta, o software moderno de gerenciamento de estoque depende de um banco de dados central acessível a partir de qualquer desktop ou dispositivo móvel conectado à Internet. Como todos estão acessando as mesmas informações, elas estão sempre atualizadas. Você nunca precisa percorrer e-mails antigos procurando a versão mais recente de um arquivo.

Inventário classificado corretamente

Se você quiser saber como organizar o estoque, pense no seu casaco de inverno. Dependendo da estação, fica bem na frente do armário do corredor ou nos fundos. O inventário pode ser classificado da mesma maneira:de acordo com a probabilidade de você precisar dele. Existe um lubrificante usado em uma variedade de MPs ao longo do mês? Mantenha-o em algum lugar acessível. E as partes para essa falha rara, mas que estoura o orçamento, de um ativo importante? Talvez eles possam ir mais perto dos fundos, onde são fáceis de encontrar, mas ainda fora do seu caminho.

Inventário facilmente compartilhado

As instalações fabris podem ser grandes complexos, rivalizando com pequenas cidades em termos de infraestrutura e população. Operações ainda menores geralmente envolvem vários prédios espalhados. O software de gerenciamento de inventário baseado em nuvem cria um armazém virtual compartilhado que os técnicos podem verificar de qualquer lugar. Ser capaz de compartilhar o estoque entre as instalações é especialmente útil ao lidar com peças críticas que são caras, mas raramente usadas. Em vez de ter duplicatas espalhadas pelas instalações, o departamento de manutenção pode ter algumas em um local central, com níveis atuais disponíveis para qualquer técnico, de qualquer lugar.

Em conjunto, os recursos oferecem o custo certo

Não é difícil ver como cada recurso economiza seu dinheiro.

Comprar o inventário certo garante que você não faça os mesmos reparos indefinidamente. Quando o azar ocorre e você obtém materiais ou peças ruins, pode limpar rapidamente seu estoque, revisar suas garantias e começar a receber seu dinheiro de volta.

Manter os níveis de estoque automaticamente significa que você tem o que precisa quando precisa. Alertas de limite personalizáveis ​​significam nunca ter que pagar mais pela entrega urgente. Os prazos de entrega do fornecedor são armazenados no software, para que você possa fazer o pedido com antecedência e escolher o frete mais econômico. E como você nunca carrega mais do que precisa, não fica preso ao custo de cuidar do estoque, esperando que ele não se torne inútil ou seja perdido ou roubado antes de poder usá-lo.

O rastreamento baseado em nuvem mantém tudo preciso e atualizado, o que significa que você pode armazenar o inventário de acordo com o que é usado com mais frequência. E como seus dados podem ser acessados ​​de qualquer lugar e a qualquer momento, é possível compartilhar o inventário entre as instalações.

O gerenciamento de estoque é possível.

Ter o estoque certo na quantidade certa, no lugar certo, na hora certa e com o custo certo pode ser feito, mas requer as ferramentas certas e algum trabalho de base. Mas assim que o software e o banco de dados estiverem configurados, você poderá começar a aproveitar os investimentos iniciais de tempo e energia em economias reais de tempo, dinheiro e estresse.

Lembra daquelas chaves perdidas do começo do post? Bem, você acabou de encontrá-los!