Encontre o CMMS Ideal: Funcionalidades Essenciais que Toda Instalação Precisa

Escolher o software CMMS certo pode parecer avassalador. Há tantas coisas diferentes a considerar, e o projeto todo tem muitas partes móveis. Mas encontrar a solução CMMS certa é como qualquer outra tarefa complexa: tudo é possível quando você divide em passos menores. Então, a primeira coisa é fazer uma lista dos problemas específicos que você precisa resolver. Passo Dois: encontre as funcionalidades do CMMS que são soluções diretas.

Para facilitar esse segundo passo, vamos passar por algumas das funcionalidades importantes do software CMMS, ver como funcionam e descobrir como podem remover muito do estresse e preocupação atuais do seu trabalho.

Funcionalidades do CMMS que mantêm a equipe atualizada em movimento

Muitos dos desafios que você enfrenta se resumem a lutar com canais de comunicação fracos. Como é difícil levar a informação certa para a equipe, fazer qualquer coisa exige muito trabalho extra, desperdiçando tempo e energia. Software moderno de gestão de instalações facilita colocar os dados certos nas mãos certas.

Principais funcionalidades do CMMS: ordens de serviço e templates ricos em dados

Com métodos antigos de gestão de manutenção, é frequentemente difícil colocar informação suficiente nas ordens de serviço. Ordens de serviço em papel não têm espaço suficiente, e planilhas DIY são frequentemente difíceis de ler. O resultado?

Técnicos perdem muito tempo, matando seus números gerais de tempo na chave. Em vez de chegar no local com as peças e materiais certos, os técnicos chegam ao ativo só para descobrir que não têm o que precisam para fazer o trabalho. Isso significa correr de volta para o escritório ou almoxarifado. E mesmo depois que têm as peças e materiais certos, podem não ter o know-how específico. Isso é especialmente verdade para técnicos juniores menos familiarizados com seus ativos e equipamentos. Quando travam, acabam desperdiçando não só seu próprio tempo mas também o tempo e atenção dos técnicos mais experientes que precisam rastrear e chamar para ajudar.

E muito pior que um técnico que não sabe completar uma tarefa é um que consistentemente faz tarefas errado com confiança. Quando membros da equipe de manutenção improvisam, você pode acabar com trabalho não confiável que precisa ser refeito ou pode até levar a falhas que estouram o orçamento. E mesmo quando uma solução improvisada funciona, você ainda tem o problema de não conseguir replicá-la. Por exemplo, digamos que da última vez que a empilhadeira parou, um técnico conseguiu colocá-la para rodar em dez minutos, e ela não teve problemas pelas seis semanas seguintes. Mas agora é a Semana Sete, a empilhadeira está parada de novo, e ninguém lembra daquele conserto mágico. E o técnico que conseguiu consertar semanas atrás? De férias, ou mudou de emprego, ou se aposentou.

Software moderno de ordens de serviço resolve esses problemas facilitando incluir tudo que técnicos precisam para fechar com eficiência e corretamente, incluindo:

• Históricos completos de manutenção e reparos de ativos
• Instruções passo a passo
• Checklists personalizáveis
• Manuais O&M digitais, esquemáticos e imagens relacionadas
• Peças e materiais associados
• Plantas de piso e mapas de site interativos

Agora, quando o técnico chega no local, tem o inventário e know-how certos. O trabalho é feito do jeito certo, toda vez.

Principais funcionalidades do CMMS: agendamento de manutenção preventiva

É ótimo ter ordens de serviço com muita informação, mas você não quer gerá-las conforme problemas aparecem. Em vez disso, precisa de uma solução de gestão de ativos que coloque você à frente da curva de manutenção. Ter algumas ordens de serviço sob demanda é fato da vida, mas focando em manutenção preventiva, você faz seus ativos e equipamentos durarem mais por menos tempo e dinheiro. Melhor de tudo, mais do seu trabalho é feito quando faz mais sentido para você e outros departamentos, pela organização. Em vez de reparar uma prensa tarde na sexta-feira quando a linha deveria estar em produção máxima para cumprir o prazo da segunda, técnicos podem fazer inspeções e manutenção de rotina entre turnos na manhã de quarta, quando a linha já está programada para rodar a 75% da capacidade.

É sempre fácil falar dos benefícios da manutenção preventiva, mas bem mais desafiador configurar, agendar e rastrear um programa robusto. Às vezes é complicado saber quais inspeções e tarefas de manutenção fazer, depois levá-las confiavelmente aos técnicos certos, e finalmente rastrear o progresso geral do programa. Software moderno de manutenção preventiva resolve esses problemas com MPs ricas em dados, agendamento automático e relatórios auto-gerados cheios dos KPIs certos.

Ao configurar um programa pela primeira vez, frequentemente faz mais sentido seguir as recomendações dos fabricantes para tarefas de manutenção preventiva. Em alguns casos, você configura MPs baseadas em medidor; em outras, simplesmente define por tempo. Também pode escolher entre flutuante e fixo para quando precisa empurrar uma tarefa agendada. De qualquer forma, o software lembra tudo que precisa ser feito e gera MPs automaticamente conforme aparecem no cronograma. Com a visualização de calendário, todos na equipe veem de relance o que vem por aí. E assim como nas ordens de serviço sob demanda, o software facilita incluir toda informação que técnicos precisam para trabalhar eficientemente. No fim, uma MP é apenas uma ordem de serviço agendada com antecedência, então inclui os mesmos tipos de informação. E lembre-se: isso significa que tem tudo que técnicos precisam para fechar eficientemente.

Periodicamente, você pode revisar seu programa para ver quão bem a equipe de manutenção o segue e quão bem está funcionando. Como toda informação já está no CMMS, o software gera rapidamente relatórios cheios de métricas de manutenção e KPIs. Você sabe exatamente quais tarefas de manutenção foram feitas e a porcentagem de MPs concluídas no prazo. Além disso, pode começar a ver quais ativos estão custando mais para manter em termos de tempo e dinheiro, e então, trabalhando de trás para frente, ajustar seu cronograma de MP. Por exemplo, se aquela empilhadeira quebra a cada três meses aproximadamente, você precisa aumentar a frequência da MP de a cada quatro meses para a cada dois meses e meio.

Principais funcionalidades do CMMS: notificações push no app mobile

Mas mesmo quando você roda um programa de manutenção preventiva de classe mundial, há momentos em que tem que fazer ajustes no cronograma na hora. É fato da vida de manutenção. O que frustra é quão difícil pode ser passar essa informação nova e sensível ao tempo para a equipe. Equipes de manutenção não trabalham em mesas em fileiras num escritório; estão espalhadas por toda a instalação, frequentemente em vários prédios.

Software moderno de gestão de instalações resolve isso facilitando alcançar e chamar a atenção da equipe. Com app mobile, o software se conecta diretamente aos recursos embutidos dos dispositivos, o que significa que quando você precisa que um técnico vá a outro site, pode enviar rapidamente uma notificação push. Dependendo das configurações, o dispositivo móvel toca ou vibra, com mensagem aparecendo sobre tudo mais na tela. Sem mais esperar eles passarem no escritório pela próxima ordem de serviço.

Funcionalidades do CMMS que mantêm você atualizado

Boa comunicação é via de mão dupla. Não basta que você consiga enviar dados para a equipe; eles precisam poder compartilhar com você o que estão fazendo. Pode ser tão simples quanto notificação de que fecharam uma ordem de serviço, ou algo mais envolvido, como explicar os passos que estão tomando para solucionar [BLOG] um problema com ativo novo ou problemático. Em todos os casos, o líder de manutenção precisa estar no loop e por dentro do progresso da equipe. Quando você sabe onde todos estão e o que fazem, é muito mais fácil agendar trabalho, gerenciar recursos e imputar responsabilidade.

Principais funcionalidades do CMMS: comentários em tarefas e ordens de serviço

Já sabemos que ordens de serviço sob demanda e agendadas saem cheias de dados, mas há momentos em que técnicos precisam adicionar mais. Por exemplo, um técnico está fazendo inspeção de manutenção de rotina quando descobre fiação desgastada que representa risco sério de saúde e segurança. A inspeção estava programada para levar só uns 20 minutos, mas o técnico agora olha para horas de trabalho. Além disso, vai precisar de mais um par de mãos para fazer o trabalho direito. Como o técnico pode adicionar comentários às tarefas na ordem de serviço, o líder de manutenção sabe exatamente o que está acontecendo e pode redirecionar recursos ou rearranjar o resto do cronograma.

Não precisa ser algo tão sério quanto risco de incêndio. Às vezes técnicos enviam perguntas nas tarefas, pedindo esclarecimentos e dicas de melhores práticas. Ou explicando que precisam almoçar no meio de uma MP mais longa. O importante é que eles têm um jeito rápido e fácil de manter contato com o resto do departamento. Um dos grandes benefícios é como é fácil ver a conexão entre o que dizem e no que estão trabalhando. Não precisa de contexto ou explicação quando o comentário está diretamente conectado a uma tarefa ou ordem de serviço específica.

Principais funcionalidades do CMMS: upload direto de imagens

E não só podem enviar comentários mas também imagens. Uma imagem vale mais que mil palavras, e há muitas vezes em que mandar uma foto do problema para o líder de manutenção é mais eficiente que tentar explicar. Aqui está outro ótimo exemplo de como apps modernos de manutenção preventiva aproveitam hardware existente do dispositivo móvel. O software se conecta direto à câmera embutida, facilitando capturar e enviar imagens.

Oportunidades de enviar imagens existem em todo ponto do processo. Quando o técnico chega no local, pode tirar foto rápida para registrar condição do ativo antes de começar. Conforme avança nas tarefas associadas, pode enviar fotos para registrar progresso, o que é especialmente útil em ativos onde peças ficam posicionadas umas sobre as outras. Por exemplo, o técnico pode enviar fotos enquanto remonta peças do motor. Quando termina, pode enviar uma imagem final e solicitar inspeção visual remota. Se o líder de manutenção gostar do que vê, pode fechar a ordem de serviço. Se não, vê exatamente o que quer mudar.

Principais funcionalidades do CMMS: relatórios automatizados com métricas e KPIs

Até agora, cobrimos funcionalidades que enviam dados para fora e puxam para dentro. Agora vamos ver uma que pega todos esses dados e os aproveita.

Métodos antigos de gestão de manutenção são frustrantes porque fazem um trabalho tão ruim de capturar dados precisos e mantê-los seguros. No fim, você fica com dados completamente não confiáveis. Mas digamos, por argumento, que você pudesse usar sistema baseado em papel ou planilha e obter dados confiáveis (lembre-se, não pode), a pergunta agora é: O que você pode fazer com eles? E a resposta é: Mesmo que você tenha conseguido o impossível, ainda vai dar muito trabalho extra extrair qualquer valor daqueles números. Exemplo rápido: você tem dados precisos de quanto gastou em peças e materiais de manutenção nos últimos seis meses (informação incrivelmente valiosa que ajuda a gerenciar recursos e fornecedores mais eficientemente), mas está espalhada por seis meses de ordens de serviço e MPs.

Está lá, mas em muitos pedacinhos. E a única forma de obter insights é gastar muito tempo e energia juntando todos os pedacinhos e montando com cuidado. E a cada passo doloroso, sempre há chance de cometer pequeno erro, corroendo a precisão dos números finais.

Com cada pequeno erro (copiar número errado da célula errada ou esquecer de levar o um), você distorce sua lente um pouco mais fora de foco. E quando finalmente para e tenta ver o quadro geral, está embaçado demais para servir de verdade.

Software moderno de gestão de instalações resolve isso capturando os dados certos, mantendo-os seguros e protegidos, e depois processando para você com relatórios auto-gerados cheios de gráficos fáceis de ler e métricas e KPIs de manutenção perspicazes. Com alguns cliques, o software pega os dados brutos e os transforma em inteligência acionável. Em vez de só ter todos os custos associados à manutenção dos seus ativos, agora você sabe qual está custando mais em tempo e recursos. Em vez de só ter todas as ordens de serviço de um ativo específico, agora sabe se custa mais mantê-lo rodando do que substituí-lo.

Funcionalidades do CMMS que funcionam nos bastidores

Tão valiosos quanto seus ativos e equipamentos são seus dados associados. Em ambiente de manufatura, você pode ter uma bomba ou prensa central à linha de produção. Você precisa dela para manter a linha funcionando. Os dados associados a ela, para a equipe de manutenção, também são críticos porque precisam deles para manter aquela bomba ou prensa funcionando.

Em episódio recente do podcast Asset Champion, o convidado John Rimer, CFM da FM360 Facility Management Consulting & Training, explica o valor dos dados.

"Porque se eu estou só usando esses sistemas para ordens de serviço, estou perdendo o barco. Preciso garantir que estamos agregando aquela informação, coletando, fazendo a análise e continuando a impulsionar melhoria. Porque como sabemos, o mundo não para, temos que continuar mudando e melhorando com ele."

Com isso em mente, vamos ver uma funcionalidade mais difícil de ver na superfície mas ainda central para seu sucesso.

Principais funcionalidades do CMMS: computação em nuvem

Vamos examinar mais de perto esses métodos antigos de gestão de manutenção que dependem de papelada ou planilhas, ambos notórios por perder dados importantes ou manter infinitas versões de dados desatualizados.

Com métodos baseados em papel, você só tem uma cópia da ordem de serviço, e a quantidade de informação que pode incluir é relativamente pequena. Quanto alguém consegue rabiscar em alguns pedaços de papel? E aquele pouquinho de dados que você tem é facilmente perdido. Está em papel fino, que pode literalmente cair pelas frestas. Com planilhas, você frequentemente acaba nunca perdendo dados, mas o que fica preso é pior que inútil.

Vamos ver os passos de um fluxo de trabalho dependente de planilhas. Você começa criando uma ordem de serviço baseada em planilha no seu computador. Agora tem uma versão, e como acabou de escrever, está atualizada. Mas quando você manda por e-mail para um técnico, acaba com duas cópias. Tem a do seu computador e a do e-mail. E aqui começa o problema: nada segura aquelas duas cópias juntas. Quando você muda a cópia no seu computador, o técnico ainda só tem cópia da antiga. E quando o técnico muda a cópia dele, nada muda no seu computador. Você foi de duas cópias exatas para duas versões diferentes. Toda mudança que alguém faz no seu arquivo coloca todos os outros mais para trás. A pior parte? Nada na planilha avisa que é só uma de muitas versões. Todos acham que têm a informação certa.

Já teve conversa com alguém onde não concordam nos fatos mais básicos? Métodos antigos de gestão de manutenção são exatamente assim, exceto que todo o departamento é puxado. É como sofrer o pior jantar de Ação de Graças em família, todos os dias úteis da sua vida.

Computação em nuvem resolve isso criando uma única versão da verdade. Uma vez que novos dados são inseridos no software, são enviados para um banco de dados central onde todos seus dados ficam seguros, protegidos e atualizados em tempo real. Sempre que alguém na equipe de manutenção usa o software, está olhando os mesmos dados que todos os outros. Ninguém trabalha com pedaço de papel pego no escritório de manutenção seis horas atrás. Ninguém trabalha de planilha recebida como anexo de e-mail dias atrás. E a melhor parte? Esses dados precisos e confiáveis estão disponíveis de qualquer lugar, a qualquer hora, através de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à internet.

Principais funcionalidades do CMMS: integração abrangente e suporte contínuo multi-canal

Vamos ver algumas outras funcionalidades que podemos considerar "nos bastidores".

Nos velhos tempos de software de ordens de serviço e manutenção preventiva, você comprava do mesmo jeito que comprava um videocassete. Uma vez em casa, era por sua conta configurar e manter rodando. O relacionamento entre você e a empresa do videocassete era basicamente "único", mesmo considerando a garantia limitada. Então, quando a empresa queria fazer outra venda, lançava modelo novo e tentava convencer você a comprar.

Fornecedores modernos de software de gestão de manutenção usam modelo de negócios completamente diferente, chamado Software as a Service (SaaS). Mantendo nosso exemplo do videocassete, podemos dizer que são basicamente iguais à Netflix. Em vez de vender produto (software que você instala e roda sozinho), provedores oferecem serviço (acesso por assinatura ao software de manutenção e proteção e armazenamento de dados). O relacionamento entre você e seu provedor CMMS é agora fundamentalmente diferente. E é vantajoso para você.

Não há pressão para vender modelo do ano que vem. Em vez disso, provedores querem que você continue usando a solução CMMS deles, então estão constantemente atualizando, adicionando novas funcionalidades e ajudando a garantir que você tire tudo que pode do seu investimento.

Isso nos leva a essas funcionalidades adicionais nos bastidores: integração e suporte contínuo. Até agora, olhamos funcionalidades como soluções para problemas específicos, e estas não são diferentes. Mas não são soluções para problemas que você tem agora; em vez disso, ajudam a superar desafios especificamente relacionados a implementar e rodar um CMMS. Quais são esses desafios?

Um é conseguir adesão. Um bom provedor tem mais que ótimo software; também tem programas para garantir que sua organização, entre departamentos, veja o valor da solução de gestão de manutenção de instalações e aprenda rápido a usar o software. Grande parte é ter treinamento personalizado para todos, do CEO ao líder de manutenção aos técnicos.

O outro é conseguir ajuda com o software de gestão de ordens de serviço quando precisa. Um bom provedor resolve isso com equipe de suporte experiente e disponível em diferentes canais. Devem ter centro de recursos com artigos, e-books e vídeos relevantes, além de suporte ao vivo por telefone, e-mail e janelas de conversa no site.

Aquela funcionalidade crítica do CMMS que todos esquecem

Ou melhor, não é algo que as pessoas esquecem, mas algo que esquecem ser uma funcionalidade. E não é qualquer funcionalidade; é a que torna todas as outras acessíveis. Design UX intuitivo, fácil de aprender e usar. Pense nisso como a chave de um carro esportivo de luxo. Não importa quão rápido o motor é ou quão lisos os pneus são, aquele carro não vai a lugar nenhum se você não tem a chave para ligá-lo.

Principal funcionalidade do CMMS: UX intuitiva e amigável

É uma coisa dizer que bom UX é importante, outra defini-lo claramente. Em algum nível, faz sentido deixar em "não consigo definir, mas sei quando vejo". Mas vale ser mais específico. Podemos resumir a posicionamento e desordem visual.

Voltando ao exemplo do carro. Onde você olharia se quisesse saber quão rápido está indo? Bem na sua frente. Ou quanta gasolina tem no tanque? Um pouco à direita da velocidade. E se quiser trocar a estação de rádio? Um pouco mais à direita e depois para baixo. Quando as coisas estão onde deveriam estar, você as encontra rápido. Isso é bom posicionamento.

Ficando no exemplo do rádio, também entendemos desordem visual. Quando você olha para o rádio, só vê a estação que está ouvindo agora. Não mostra todas as estações possíveis. Se mostrasse, a informação importante se perderia num mar de desordem visual.

Por que importa? Lembre-se: quando você implementa um CMMS, precisa pensar em ganhar adesão em todo o departamento e pela organização. Quanto mais fácil o software é de aprender e usar, mais rápido você verá retorno contínuo no seu investimento.

Passo Três

Uma vez que você tem sua lista de problemas persistentes e boa ideia das funcionalidades que os resolvem diretamente, é hora de contatar provedores de solução CMMS. Os bons geralmente começam tentando descobrir o máximo possível sobre seus desafios atuais. Então podem começar a conversar sobre resolvê-los, passando pelas funcionalidades específicas que funcionam melhor para você. Em alguns casos, cobrem aquelas que você já conhece. Mas frequentemente podem mostrar funcionalidades e fluxos de trabalho que você nunca considerou. Lembre-se: um bom provedor vive e respira software CMMS, tornando-o seu melhor recurso para informação, insights e conselhos. Eles sabem o que funciona e como fazer funcionar para você.