Recursos do CMMS passados, presentes e futuros

Os avanços tecnológicos tornaram o software CMMS mais acessível e fácil de usar, mas as metas de manutenção não mudaram. Evite problemas quando puder. Quando você não puder, conserte-os com eficiência.

CMMS antigo

Portanto, o “porquê” dos departamentos de manutenção não mudou, mas o “como” certamente mudou. É incrível o quão longe a indústria chegou nos últimos 50 anos. Vejamos um rápido histórico.

CMMS local com cartões perfurados

Os sistemas de primeira e segunda geração dependiam de mainframes gigantes no local, e o principal desenvolvimento durante esse período foi a mudança de cartões perfurados para formulários em papel. No final de cada turno, os técnicos do departamento de manutenção entregavam sua papelada completa aos funcionários de entrada de dados, que então digitavam tudo no computador no local. Como os sistemas eram muito caros, tanto para configurar quanto para manter, apenas organizações grandes e com uso intensivo de ativos podiam comprá-los.

CMMS local com terminais

Na década de 1980, com a introdução dos minicomputadores, os preços caíram o suficiente para até mesmo algumas empresas de médio porte implementarem sistemas CMMS. Vale a pena clicar no link para ter uma ideia do que significa ‘minicomputador’ nesse contexto. Você pode estar pensando em algo muito diferente. Um mainframe ocupa uma sala inteira. Um mini poderia ocupar um closet. Nesta fase, tudo ainda estava no local, mas havia um pouco menos de papel. Os técnicos podiam acessar os terminais localizados em todas as instalações assim que encerrassem uma ordem de serviço para inserir informações básicas.

Na década de 1990, mais e mais plataformas CMMS estavam disponíveis, mas ainda eram limitadas em comparação com os dias de hoje. Por exemplo, eles não tinham histórico de ordens de serviço e rastreamento de custos. Basicamente, as plataformas CMMS da época eram capazes de coletar informações, mas não eram muito boas em fazer nada com elas.

CMMS baseado em nuvem com dispositivos móveis

Os sistemas mais antigos viviam nos servidores da empresa, o que os tornava caros para implementar e manter. Você tinha que investir no hardware e depois manter um departamento de TI para mantê-lo funcionando. Demorou muito tempo e dinheiro até mesmo para a atualização ou patch mais simples, porque tudo tinha que ser coordenado pelo fornecedor e pelo departamento de TI da sua empresa.

Depois que os provedores mudaram para a nuvem, as coisas realmente começaram a mudar. Em vez de comprar servidores e contratar um departamento de TI para cuidar deles, empresas de todos os tamanhos poderiam se inscrever rapidamente para um serviço baseado em assinatura e, se não estivessem satisfeitas com o software, poderiam facilmente ir embora. Não apenas muitas empresas menores agora podiam experimentar as plataformas CMMS, mas também as empresas de manufatura externa. No passado, o CMMS só fazia sentido para grandes organizações de manufatura. Mas quando os preços caíram, o interesse aumentou em muitos setores diferentes, incluindo:

• Sem fins lucrativos
• Municipal
• Cuidados de saúde
• Esportes e recreação
• Educação

A segunda grande mudança foi relacionada à acessibilidade. No passado, os técnicos eram acorrentados ao seu CMMS. Primeiro, foi com cartões perfurados. Em seguida, com formulários em papel ou planilhas. Com sistemas baseados em nuvem, eles não estavam mais encadeados; eles estavam conectados . De qualquer desktop ou dispositivo móvel conectado à Internet, eles podem acessar ordens de serviço ricas em dados.

CMMS de hoje

Podemos ver que houve muitas mudanças na forma como os sistemas são entregues, mas e em termos de recursos do CMMS? Também houve muitas mudanças?

Vamos responder a isso analisando dois dos módulos mais importantes, manutenção preventiva e gerenciamento de ordens de serviço. Quando o Hippo conversa com pessoas interessadas em começar a usar ou mudar para um novo CMMS, esses dois sempre são muito importantes.



Quando o Hippo tinha muito menos clientes, realizamos uma pesquisa e a manutenção preventiva e o gerenciamento de ordens de serviço eram os dois módulos que as pessoas consideravam mais importantes.

Então, mais recentemente, e agora com mais de mil respondentes, fizemos a pesquisa novamente. Os resultados são aproximadamente os mesmos.



Então, faz sentido olhar para os recursos relacionados a esses dois módulos. Eles são os que mais se preocupam com os departamentos de manutenção.

Manutenção preventiva

É fácil entender por que os departamentos de manutenção desejam recursos de CMMS que lhes permitam fazer a transição da manutenção reativa para a preventiva. Na manutenção, assim como no resto da vida, um grama de prevenção vale um quilo de cura. Além de todo o dinheiro que a empresa economiza reduzindo o tempo de inatividade e as horas extras, a manutenção preventiva torna o dia menos estressante. Em vez do modelo antigo de correr até a falha e tentar recuperar a linha com os operadores olhando para o relógio e a gerência olhando para o resultado final, os técnicos podem agendar o trabalho com antecedência e voltar para casa às cinco horas.

Depois de criar as ordens de serviço, você pode adicioná-las ao seu calendário de manutenção preventiva. O CMMS enviará automaticamente lembretes.

Gerenciamento de ordens de serviço

O CMMS moderno simplifica as ordens de serviço centralizando-as. Tudo, desde o envio de tickets até o rastreamento de ordens de serviço e o uso de dados coletados para relatórios, pode ser feito a partir do CMMS. Por exemplo, um operador percebe que a prensa está travando de vez em quando e há um novo som que eles nunca ouviram antes. Usando o CMMS, eles enviam um ticket, que alerta o supervisor do departamento de manutenção. Depois de olhar para o bilhete, eles decidem que o operador pode estar em alguma coisa. Assim, eles criam uma ordem de serviço rica em dados, priorizam-na e atribuem-na a um técnico. Uma vez encerrada a ordem de serviço, o supervisor é alertado, fechando o ciclo. Em alguns casos, um e-mail será enviado ao operador, para que ele saiba que suas preocupações foram atendidas. Eles podem obter um quando o ticket for aceito pela primeira vez e outro quando for encerrado.

A informação recolhida através da ordem de serviço encerrada pode então ser utilizada pelo módulo de relatórios, ajudando o supervisor a criar relatórios de forma rápida e fácil. O rastreamento de custos e outros KPIs dão a eles a visão geral de que precisam para realmente entender o desempenho de seu departamento. Em indústrias com muita supervisão do governo, esses relatórios são cruciais para comprovar a conformidade.

Para que o sistema funcione, você precisa de ordens de serviço com muitas informações contidas nelas. Vejamos rapidamente a seguir.

Ordens de serviço ricas em dados

Longe vão os dias das ordens de serviço sendo algumas instruções básicas rabiscadas em um formulário xerox. Você já se perguntou por que os técnicos antigos tendem a ter um conhecimento enciclopédico da instalação? É porque em um ponto era uma exigência. Quando as ordens de serviço continham tão poucas informações, os técnicos precisavam carregar muito na memória de trabalho, o que é 1) muito impressionante e 2) um grande problema para a organização quando o técnico se aposenta e leva todo esse conhecimento com eles.

Na verdade, existe uma grande lenda urbana que ilustra esse problema. Em uma das muitas versões, um gerente está tendo problemas em uma de suas fábricas e chama um técnico recém-aposentado para ajudar. O técnico dá a volta em algumas máquinas, tira um pequeno pedaço de giz e marca um X em um dos tubos. Mais tarde, ele envia ao gerente uma conta de US$ 5.000. Quando o gerente exige uma versão detalhada, ele envia de volta “Custo do giz:$ 1. Saber onde marcar X:$ 4.999.”

Uma ordem de serviço CMMS moderna contém tudo o que os técnicos precisam para trabalhar com eficiência e fechar rapidamente. Acessíveis a partir da ordem de serviço, e esta é uma lista parcial, são:

• Mapas de piso interativos
• Esquemas digitais e manuais de O&M
• Históricos de manutenção e reparo de ativos
• Instruções passo a passo personalizáveis

E como todas as informações são armazenadas com segurança no CMMS, os departamentos nunca precisam se preocupar em perder a memória institucional e o know-how.

Aplicativos de manutenção para dispositivos móveis

Quando o CMMS mudou para a nuvem, você pode acessá-lo em seu desktop ou por meio de uma versão móvel responsiva. Basicamente, o CMMS poderia detectar que você estava em um dispositivo móvel e mudaria para um layout menor para acomodar a tela menor.

Mas agora, os provedores de CMMS oferecem aplicativos de manutenção móvel que ficam diretamente no seu dispositivo inteligente. E como eles se conectam diretamente ao software e hardware do dispositivo, os aplicativos são mais estáveis, mais rápidos e oferecem mais recursos.

Notificações push

Com versões móveis mais antigas, os técnicos podem acessar rápida e facilmente suas ordens de serviço de manutenção preventiva e sob demanda atribuídas. Mas eles precisam fazer login e verificar se há novos. Para os gerentes de manutenção, isso pode causar atrasos entre a atribuição do trabalho e o conhecimento dos técnicos.

Mas com aplicativos móveis, os gerentes de manutenção podem usar notificações push. Agora, assim que eles atribuem uma nova ordem de serviço, o telefone do técnico toca ou vibra e exibe uma mensagem na tela. Quando um ativo crítico fica inativo, os gerentes de manutenção precisam entrar em contato e se conectar com sua equipe o mais próximo possível do tempo real.

Leitura de código de barras

Para ordens de serviço sob demanda, é fácil para os técnicos ver qual ativo precisa de reparos. É aquele que está ocioso, pulverizando líquidos ou fumando. Mas para PMs, quando se trata apenas de inspeções ou tarefas de manutenção, pode ser muito mais difícil encontrar o ativo certo. E isso é especialmente verdadeiro quando você tem uma série de ativos e equipamentos idênticos em sequência. Por exemplo, pode haver uma fileira de unidades HVAC no telhado ou uma coleção de bombas no porão.

Mas usando a câmera embutida de um dispositivo móvel, os técnicos podem escanear rapidamente os códigos de barras para confirmar que têm o ativo certo. Tudo o que eles fazem é digitalizar a etiqueta para acessar dados abrangentes sobre o ativo, incluindo números de série, imagens e ordens de serviço associadas.

Uploads diretos de imagens

Os técnicos também podem usar a câmera para tirar e enviar rapidamente imagens para a ordem de serviço aberta, abrindo uma forte linha de comunicação entre eles e o resto da equipe.

Os técnicos podem usar as imagens para mostrar o que estão fazendo. Por exemplo, um técnico está trabalhando em um grande ativo onde os componentes internos são empilhados um em cima do outro. À medida que retiram peças para trabalhar nas abaixo, eles podem tirar uma foto para documentar cada etapa, criando um registro confiável e pesquisável de seu trabalho. Depois de juntar tudo, eles podem fazer upload de mais uma foto para solicitar uma inspeção visual remota. O gerente de manutenção ou outro membro do departamento pode verificar novamente o trabalho sem perder tempo indo até o ativo.

Os técnicos também podem usar as fotos quando não sabem exatamente o que fazer. Em vez de perder tempo correndo pelas instalações em busca de ajuda, eles podem carregar uma imagem do ativo na ordem de serviço e pedir conselhos. Na verdade, eles também podem adicionar comentários de tarefas e ordens de serviço usando o aplicativo. Em vez de uma imagem, eles podem digitar seus comentários. Técnicos que são digitadores lentos podem usar a função de conversão de texto em fala do smartphone.

Sincronização off-line

As versões da Web para dispositivos móveis são boas, mas você só pode realmente usá-las quando estiver online, e isso cria limitações para os técnicos. Assim que estão fora do alcance, eles perdem o acesso ao CMMS. E não é incomum que os técnicos trabalhem onde o acesso à Internet é limitado ou impossível. Mesmo no edifício mais high-tech, o acesso à Internet pode ser irregular no segundo porão ao lado das caldeiras.

Os aplicativos de manutenção móvel, no entanto, ainda funcionam offline. Como estão armazenando alguns de seus dados diretamente no disco rígido do dispositivo móvel, os técnicos ainda podem acessá-los quando estiverem offline. Ainda mais importante, eles ainda podem inserir informações no aplicativo offline.

O ditado sobre dados é verdadeiro:lixo entra, lixo sai. Isso significa que, se você deseja dados confiáveis, precisa ajudar os técnicos a inserir dados quando ainda estão frescos em suas mentes. Com sistemas mais antigos, os técnicos precisam esperar até que estejam de volta ao alcance antes de atualizar o CMMS. Mas com um aplicativo, eles estão inserindo dados em tempo real. O aplicativo mantém os dados seguros e protegidos até que possa se reconectar ao banco de dados do CMMS.

CMMS de amanhã:preventivo e preditivo

A manutenção preditiva provavelmente terá um lugar em muitos departamentos de manutenção futuros. Ao mesmo tempo, suas limitações inerentes significam que provavelmente não será adotado universalmente. Há muitas situações em que isso simplesmente não faz sentido econômico.

Mas antes, uma explicação rápida. A manutenção preditiva aproveita a Internet das Coisas, onde tudo está se monitorando e tudo está conectado. Assim, sua geladeira sabe quando você está com pouco leite e informa ao sistema de navegação do seu carro, que o lembra de comprar leite quando estiver perto do supermercado. Ou a geladeira apenas pede automaticamente mais leite.

Em um ambiente industrial, os ativos são equipados com sensores para alertar a equipe de manutenção sobre possíveis problemas. E isso é crucial para entender aqui. A tecnologia não relata problemas que já ocorreram. Em vez disso, está usando dados para prever as chances de haver um problema.

Por exemplo, se um ativo está vibrando demais, o óleo está na cor errada ou tudo está ficando muito quente, o CMMS envia um alerta. Portanto, você pode não verificar as bombas uma vez por mês quanto a sinais de desgaste. Em vez disso, você espera até que o CMMS perceba que 1) eles estão vibrando um pouco demais e 2) a última vez que foram verificados foi há seis meses. Ao coletar dados de fontes interconectadas (os sensores e o histórico de ordens de serviço das bombas), o CMMS decide o que fazer.

Mas e se essas bombas não forem muito caras e tiverem uma criticidade baixa? Se eles param de funcionar, é mais uma dor no pescoço e menos um grande problema. Remember, the sensors are expensive and can be tricky to set up, so you might have to bring in a third-party vendor. In that case, you’re better off staying with PMs. And for a lot of assets, this will be the case:the cost of setting up predictive maintenance will be too high when weighed against the expected benefits.

Próximas etapas

Looking at the past, present, and future of maintenance is more than an interesting lesson in history, more than a fun guessing game about the future. It’s a way to better understand your own current maintenance operations. Where would you place your department on the timeline? Are you back in the 90s? Has your department reached the new millennium yet? Maybe you’re on the cutting edge.

Once you discover where you are, it’s time to think about where you want to be and how you can get there. For departments that feel they’re behind and want to get caught up, a modern CMMS software is a great start.