Implementação de CMMS: Guia de 5 Passos para Gestão de Manutenção Eficiente

Nas últimas duas décadas, sistemas de Software de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) têm sido a solução preferida de gerenciamento de manutenção para um número crescente de clientes em um amplo espectro de setores industriais, corporativos e de serviços. E há boas razões para isso. Para começar, CMMSs são sistemas de gerenciamento automatizados sofisticados e robustos que utilizam milhares de pontos de dados que, a qualquer momento, fornecem ao usuário uma visão geral da operação de uma instalação ou, alternativamente, o status de um equipamento individual. Esses sistemas têm a capacidade de monitorar níveis de estoque, rastrear e gerenciar ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e, o mais importante, podem determinar instantaneamente quais ativos da empresa requerem manutenção preventiva (MP). É essa última característica – manutenção preventiva – que forma o epicentro e o aspecto mais valorizado dos CMMSs. A introdução de MPs no software de gerenciamento de manutenção tem sido responsável por prolongar a vida útil dos equipamentos, melhorar a organização, melhor gerenciamento de tempo e utilização de mão de obra e, finalmente, reduzir custos operacionais e aumentar os lucros da empresa.

Por mais poderosos que sejam os CMMSs, seu desempenho ideal e a resultante economia de custos só podem ser realizados através de implementação adequada e uso consistente do sistema. Quando se trata de plano de implementação de CMMS, isso refere-se a tornar o software de gerenciamento totalmente operacional. Isso envolve várias etapas, incluindo planejamento do sistema, integração de dados, desenvolvimento e agendamento de MPs, treinamento de equipe e suporte técnico contínuo. Sem uma implementação adequada do software CMMS, mesmo o sistema mais rico em recursos ficará aquém de seus objetivos pretendidos.

Os seguintes são cinco dicas sobre implementação de software CMMS para garantir que o sistema funcione como deveria.

Visão rápida dos 5 passos de implementação de CMMS

1. Obter feedback e contribuições da equipe de manutenção
2. Avaliar recursos da empresa e definir metas realistas de implementação de CMMS
3. Determinar funções e permissões de usuários
4. Desenvolver um programa de manutenção preventiva (MP)
5. Realizar integração e treinamento completos dos usuários

Vamos entender cada passo em detalhes.

1. Obter feedback e contribuições da equipe de manutenção

Mesmo antes de um sistema CMMS ser comprado, é essencial que todos os membros da equipe estejam totalmente comprometidos com uma abordagem de gerenciamento de manutenção. Este é o primeiro passo para garantir uma implementação bem-sucedida de CMMS. Obter feedback daqueles que usarão o sistema garantirá que ele tenha os recursos que melhor se adequam às necessidades, desafios e objetivos da empresa, seja reduzindo custos de manutenção reativa ou corretiva, diminuindo tempo de inatividade dos equipamentos ou reduzindo a utilização de técnicos. Também é durante esse período que a equipe de manutenção deve decidir como o CMMS seria personalizado para as necessidades da empresa. Por exemplo, isso envolve identificar quais ativos, estoque e usuários serão incluídos no banco de dados do sistema. Essas escolhas terão grande influência no escopo da operação do sistema CMMS, bem como no tempo e na complexidade da fase de integração de dados da implementação.

2. Avaliar recursos da empresa e definir metas realistas de implementação de CMMS

Como observado, durante a fase de implementação de um sistema automatizado, todos os dados críticos sobre estoque, ativos e usuários são inseridos no software CMMS. Este é um momento em que os proprietários de empresas devem avaliar cuidadosamente suas próprias capacidades. Existem várias opções disponíveis para esta fase de implementação de software CMMS, baseadas nas necessidades, tempo e recursos dos clientes. Alguns clientes que têm tempo e recursos técnicos internos podem preferir realizar a integração de dados por conta própria. Quando existe um banco de dados de ativos e estoque existente, ele pode ser migrado para o novo CMMS pelo cliente ou com assistência de técnicos fornecidos pelo fornecedor. Fornecedores de CMMS oferecem aos clientes uma escolha de suportes na forma de auditorias internas ou suporte técnico remoto e telefônico para fins de implementação de CMMS.

Se os proprietários da empresa optarem por realizar sua própria auditoria de ativos e estoque ou tiverem um especialista técnico do fornecedor fazendo isso para eles, aqui estão alguns parâmetros para cronogramas realistas para esses processos:

• Empresas com 0-100 ativos = 30 dias
• Empresas com 200 ativos = 45 dias
• Empresas com 201-500 ativos = 90 dias

3. Determinar funções e permissões de usuários

Muitos sistemas CMMS permitem que gerentes de manutenção atribuam diferentes níveis de acesso ao software CMMS. Isso significa que alguns usuários podem ter acesso a todas as partes do sistema, enquanto outros (talvez em graus variados) não terão. Isso é particularmente útil quando os usuários diferem com base em suas funções, responsabilidades e até mesmo locais de instalação. Gerentes de manutenção precisam considerar essas variáveis ao atribuir acesso de usuário durante o processo de implementação de CMMS.

4. Desenvolver um programa de manutenção preventiva (MP)

Um programa de manutenção preventiva personalizado é o recurso mais valorizado dos CMMSs. Por essa razão e também porque nenhuma empresa é igual à outra, ele deve ser configurado para atender às necessidades exclusivas de uma organização. Seu desenvolvimento é um aspecto crítico da implementação de CMMS. Esta parte do processo envolve revisar históricos de reparo de equipamentos, levando também em conta o ciclo de produção da empresa. Ao fazer isso, os equipamentos podem ser priorizados com base na idade e/ou frequência de reparos. Por outro lado, cronogramas de manutenção preventiva podem ser definidos durante períodos de baixo uso e/ou datas de inspeção.

5. Realizar integração e treinamento completos dos usuários

Essas duas funções de implementação de software CMMS nunca devem ser negligenciadas ou subestimadas, porque sem elas todos os outros esforços poderiam ser inúteis. A eficácia de um sistema de gerenciamento de manutenção depende fortemente do uso consistente e apropriado pela equipe de manutenção. Integração e suporte técnico contínuo são duas formas de garantir que o CMMS está fazendo o trabalho para o qual foi projetado. Como é o caso dos suportes descritos anteriormente, muitos fornecedores de CMMS também incluem em seus pacotes de sistema uma variedade de recursos de integração e contínuos para auxiliar os usuários no uso do sistema no início e ao longo do tempo. Esses recursos estão disponíveis como manuais online, vídeos, e-mail, chat e gravações de webinars, bem como suporte telefônico.

Não há dúvida de que CMMSs são excelentes produtos de gerenciamento de manutenção. No entanto, apesar de seus históricos comprovados, nenhum atingirá seu potencial sem implementação adequada do sistema, incluindo treinamento do usuário. Ao considerar o custo total de sistemas de gerenciamento de manutenção, os proprietários de empresas precisam ponderar os custos dos serviços em tempo e equipe necessários para a implementação do software CMMS contra os custos associados a serviços de suporte adicionais através de um fornecedor. Uma análise cuidadosa dos objetivos, orçamento e recursos da empresa orientará os proprietários na seleção dos serviços de integração e implementação de CMMS com o melhor ajuste. Investir em serviços de implementação de CMMS, seja internamente ou através de um fornecedor, garante configuração adequada do sistema, enquanto suportes de integração levam a maior adoção pelos usuários, que por sua vez levam a eficiência operacional, aumento da vida útil dos equipamentos, redução de custos e maior ROI.