Da manutenção reativa à preventiva:do vulcão vermelho para o mar azul calmo

Ao passar da manutenção focada em falhas para o bom andamento de um programa de manutenção preventiva, lembre-se de que o sucesso depende de quão bem você se prepara, e um CMMS completo torna a preparação muito mais fácil.

Espalhe a palavra manutenção preventiva

Você sabe que já passou da hora de fazer a mudança, mas ainda pode ter que convencer as pessoas em todo o organograma. Isso pode ser um pouco complicado porque você precisa falar com as pessoas de maneira que elas entendam facilmente. Um exemplo relevante:O processo de fazer com que as pessoas apoiem um projeto é descrito de forma diferente em diferentes partes de uma empresa. O front office chama isso de “obter buy-in”. Os técnicos podem se relacionar melhor com uma expressão como “todo mundo remando na mesma direção”.

Quando você está conversando com o pessoal do front-office, você vai querer entrar com números. Você poderia começar com este:545%. Esse é o retorno do investimento que uma empresa de telecomunicações viu após implementar um plano de manutenção preventiva. Ao falar com os técnicos, você também pode usar números, apenas diferentes. Por exemplo, 5. Essa é a hora em que eles poderão ir para casa no final do dia, em vez de sempre ter que ficar até tarde para lidar com emergências inesperadas.

Se você já está usando um CMMS baseado em nuvem com todos os recursos, e realmente deveria estar, agora é um bom momento para mencionar ao CFO que configurar um plano de manutenção preventiva é como amarrar foguetes em seu ROI do CMMS. Quanto mais você usá-lo para economizar dinheiro, melhor a empresa está alavancando seu investimento no software. Se você ainda não possui um CMMS ou sua plataforma atual não possui um módulo PM, informe ao CFO que agora é a hora de investir em um. Como veremos em breve, um bom CMMS facilita muito a manutenção preventiva.

Você pode encontrar pessoas que resistem à mudança, não importa o que você diga a elas. Se algo é novo e diferente, eles não querem ter nada a ver com isso. Eles podem não acreditar em você no início, mas você pode explicar que o novo software de manutenção preventiva só será diferente e novo por um curto período de tempo, logo no início. Depois disso, será melhor do que eles estão lidando agora.

Definir o sucesso da manutenção preventiva

É claro que você não gosta de ficar preso em uma manutenção focada em falhas e baseada em reações. Mas não basta não gostar de onde você está; o sucesso depende de saber onde você quer estar. Um bom sistema para estabelecer metas é o SMART. O resultado é uma imagem clara do seu sucesso e um roteiro para chegar lá.
No sistema SMART, cada letra representa uma característica de um bom objetivo.

S específico:
Você pode nomear quem, o quê, onde e quando do seu objetivo?

M mensurável:
Quanto e quantos? Em quais KPIs você focará? Existem custos específicos que você gostaria de ver reduzidos?

A realizável:
Suas expectativas são muito ambiciosas? A ideia aqui não é definir um nível baixo, mas sim não se preparar para a decepção. Por exemplo, almejar zero ordens de serviço sob demanda, mesmo com um software de ordem de serviço, não é realista. Mas ter cerca de 80% das ordens de serviço planejadas com uma semana de antecedência é uma boa meta.

R Elevante:
Esse é o objetivo certo para mim? Nesta situação específica, onde você está tentando montar um programa de manutenção preventiva, obviamente é relevante. Mas em outras situações, vale a pena pensar se um objetivo vale a pena.

T limite de tempo:
Onde quero estar daqui a seis meses? Um ano? Não caia na armadilha da Dieta do Amanhã, onde você está constantemente adiando as coisas. Decidir sobre datas específicas para preparar, implementar e verificar o progresso.

Em termos de acompanhamento do progresso ao longo do tempo, se houver coisas que você já está acompanhando, continue acompanhando-as. Por exemplo, MMTR, níveis de estoque, tempo na chave e outros KPIs (indicadores-chave de produtividade). Os dados históricos ajudarão você a medir seu sucesso. É como quando você faz uma nova dieta; é útil tirar aquela foto do “antes”. Mais tarde, você pode ver o quanto você realizou. Se você não está rastreando nada no momento, não se preocupe. Agora é um bom momento para começar. Na verdade, aumentar o rastreamento pode ser um dos seus objetivos.

Exemplos de coisas a serem rastreadas para determinar o sucesso relativo de sua programação de PM incluem:

• Tempo de inatividade não programado
• Custo de frete prioritário para peças
• Horas extras
• Vida útil dos ativos

Escolha recursos para sua programação

Mesmo nas menores operações, geralmente não faz sentido incluir tudo. Você precisa ser um pouco seletivo. Inclua ativos que são:

• caro para substituir
• em sua vida útil
• encrenqueiros conhecidos
• classificação alta para criticidade

A criticidade é a gravidade das consequências de uma falha. Se a torneira de água fria do seu banheiro parar de funcionar, não é um grande problema. Tem uma baixa criticidade quando se trata de operação geral do banheiro. Mas e o banheiro? Quando ele parar de funcionar, é hora de pendurar o sinal de fora de ordem.

A criticidade é um tópico interessante por si só. Aqui está um artigo que explica brevemente e, em seguida, examina seu valor prático.

Você precisa ser seletivo para que sua lista de ativos não fique muito longa. Ao mesmo tempo, não seja rápido demais para cortar. Você sempre pode fazer uma lista completa e fazer PMs apenas para alguns dos ativos. Esta é realmente uma boa ideia ao implementar um novo programa pela primeira vez. Comece com um conjunto menor de ativos e, em seguida, aumente para sua lista completa ao longo do tempo.

Coletar dados de ativos (espero que em um CMMS)

Você sabe quais ativos você incluirá, mas quanto você sabe sobre os ativos em si? Geralmente, quanto mais você souber, melhor.

Você vai querer o máximo que puder, incluindo:

• Número de série
• Manual de O&M
• Esquemas
• Fotografias do recurso
• Local
• Histórico de reparos
• Materiais e peças associados

Ter um CMMS completo e fácil de usar será realmente útil aqui, pois permite reunir cópias digitais de todas essas informações. Agora você não precisa se preocupar em carregar aquele manual gigante de O&M com você, correr de volta ao escritório para consultar o histórico de reparos ou pedir ajuda para encontrar um ativo em primeiro lugar.

Vale a pena dedicar seu tempo para obter uma auditoria de instalações, na qual seu provedor de CMMS envia pessoas para catalogar seus ativos. Confira este post para ver se uma auditoria é ideal para você.

Criar ordens de serviço de manutenção preventiva (PMs)

Você pode dividir as tarefas em dois tipos, coisas a fazer e coisas a inspecionar. Assim, você pode ter uma manutenção preventiva onde a correia principal é trocada a cada seis meses, mas os rolos são verificados quanto à oscilação a cada três meses e ajustados apenas conforme necessário.

Um software CMMS completo permite que você crie PMs ricos em dados. Eles podem incluir:

• Fotos e diagramas
• Instruções passo a passo
• Listas de verificação
• Manuais de O&M
• Peças necessárias
• Mapas de piso interativos

Ao decidir as tarefas a serem incluídas em cada MP, você precisará observar:

• Recomendações dos fabricantes
• Padrões do setor e práticas recomendadas atuais
• A experiência direta do seu departamento com o ativo

A quantidade de confiança que você deposita em cada fonte pode mudar com o tempo. Para ativos relativamente novos, é melhor ficar perto do que os fabricantes recomendam. Para ativos mais antigos, você pode consultar o histórico de reparos do ativo.

Defina a frequência de manutenção preventiva

Mais uma vez, você vai querer analisar as recomendações dos fabricantes, os padrões do setor para as melhores práticas e sua própria experiência com os ativos.

Ao decidir a frequência, você pode escolher entre PMs fixos e flutuantes. Os PMs corrigidos aconteciam em horários específicos, independentemente de quando o último PM foi concluído. Então, digamos que você tenha um PM definido para todas as quintas-feiras. Mas devido a vários atrasos, você não concluiu a MP mais recente até a segunda-feira da semana seguinte. As MPs geralmente são espaçadas com uma semana de intervalo, então quando sua próxima MP deve acontecer? Em um sistema fixo, a resposta é em dois dias, na próxima quinta-feira. Em um sistema flutuante, no entanto, seu próximo PM é na segunda-feira seguinte. Fixo mantém datas específicas. A flutuação mantém intervalos predeterminados.

Fixo é bom para PMs que são feitos com bastante regularidade, diariamente ou semanalmente. Eles tendem a impor o cumprimento. Como não há como adiá-los, é mais provável que os técnicos os façam a tempo. Eles também são bons para quando você precisa seguir o cronograma de um fabricante para manter a cobertura da garantia. Por outro lado, a flutuação é melhor para PMs com longos intervalos. Estar alguns dias atrasado não fará diferença se a MP anterior tiver sido feita seis meses atrás. PMs que são de baixa prioridade geralmente são agendados como flutuantes.

Os intervalos de tempo são uma maneira de definir a frequência de PM. O uso é outro. Assim, você pode verificar uma bomba uma vez a cada três meses ou toda vez que ela cicla um volume predeterminado.

Resolva as torções e ajuste

Haverá uma certa quantidade de ajustes antes de você conseguir tudo do jeito que você quer. No início, você vai querer revisar seu trabalho com frequência, mas com o passar do tempo, cada vez menos. À medida que novos ativos entram na instalação e os antigos chegam ao fim de sua vida útil, você precisará se ajustar.

Prepare-se para zarpar

Um primeiro passo agradável e fácil seria voltar e reler este post do blog. Não demorará muito, mas ajudará você a lembrar e pensar sobre as informações. Em seguida, comece a pensar em maneiras de encontrar aliados para cima e para baixo na escada organizacional. Você precisará da aprovação do CFO para os fundos, mas precisará do suporte dos técnicos do departamento para fechar os PMs de forma confiável. Depois é só continuar seguindo os passos descritos acima.

Se você não tem um CMMS completo e baseado em nuvem, agora é um ótimo momento para obter um. Isso torna a implementação e a execução da manutenção preventiva muito mais fácil. Com um bom CMMS, seu provedor atualiza e corrige a plataforma nos bastidores para que você nunca precise se preocupar em manter os servidores locais atualizados e funcionando. Eles também protegem seus dados com segurança de nível industrial e vários backups. E os dados realmente permanecem como sua propriedade privada. Quando o Hippo CMMS tem os dados dos clientes, estamos apenas cuidando deles com muito cuidado.