Descubra seus principais recursos de software CMMS

Escolher o software CMMS certo pode parecer difícil. Há tantas coisas diferentes que você deve considerar, e todo o projeto tem muitas partes móveis. Mas encontrar a solução CMMS certa é como qualquer outra tarefa complexa:tudo é possível quando você a divide em etapas menores. Então, a primeira coisa é fazer uma lista dos problemas específicos que você precisa resolver. Etapa dois:encontre os recursos do CMMS que são soluções diretas.

Para tornar essa segunda etapa mais fácil, vamos analisar alguns dos recursos importantes do software CMMS, ver como eles funcionam e descobrir como podem remover muito do estresse e das preocupações atuais do seu trabalho.

Recursos de software CMMS que mantêm a equipe atualizada em qualquer lugar

Muitos dos desafios que você enfrenta se resumem a lutar com canais de comunicação fracos. Como é difícil obter as informações corretas para a equipe, fazer qualquer coisa requer muito trabalho extra, desperdiçando tempo e energia. O software moderno de gerenciamento de instalações facilita a obtenção dos dados certos nas mãos certas.

Principais recursos do software CMMS:ordens de serviço e modelos repletos de dados

Com os métodos de gerenciamento de manutenção antigos, muitas vezes é difícil obter informações suficientes nas ordens de serviço. As ordens de serviço em papel não têm espaço suficiente e as planilhas de bricolage geralmente são difíceis de ler. Os resultados?

Os técnicos perdem muito tempo, matando seu tempo total em números de chaves. Em vez de chegar ao local com as peças e materiais certos, os técnicos chegam ao ativo apenas para descobrir que não têm o que precisam para fazer o trabalho. Isso significa correr de volta para o escritório ou sala de suprimentos. E mesmo que tenham as peças e materiais certos, eles podem não ter o know-how específico. Isso é especialmente verdadeiro com técnicos juniores que estão menos familiarizados com seus ativos e equipamentos. Quando se deparam com um problema, acabam desperdiçando não apenas seu próprio tempo, mas também o tempo e a atenção dos técnicos mais experientes que precisam rastrear e pedir ajuda.

E muito pior do que um técnico que não sabe como concluir uma tarefa é aquele que com confiança faz tarefas consistentemente erradas. Quando os membros da equipe de manutenção estão improvisando, você pode acabar com um trabalho não confiável que precisa ser refeito ou pode até levar a falhas no orçamento. E mesmo quando uma solução rápida funciona, você ainda tem o problema de não conseguir replicá-la. Por exemplo, digamos que a última vez que a empilhadeira parou de funcionar, um dos técnicos conseguiu colocá-la novamente em funcionamento em dez minutos e nunca teve nenhum problema nas próximas seis semanas. Mas agora é a semana sete, a empilhadeira caiu novamente, e desta vez ninguém consegue se lembrar dessa correção mágica. E o técnico que conseguiu consertar semanas atrás? Saiu de férias, mudou-se para outro emprego ou se aposentou.

O software moderno de ordem de serviço resolve esses problemas, facilitando a inclusão de tudo o que os técnicos precisam para fechar de forma eficiente e adequada, incluindo:

• Históricos abrangentes de manutenção e reparos de ativos
• Instruções passo a passo
• Listas de verificação personalizáveis ​​
• Manuais de O&M digital, esquemas e imagens relacionadas
• Peças e materiais associados
• Plantas baixas interativas e mapas do site

Agora, quando um técnico chega ao local, ele tem o inventário e o know-how certos. O trabalho é feito da maneira certa, sempre.

Principais recursos do software CMMS:programação de manutenção preventiva

É ótimo ter ordens de serviço com muitas informações, mas você não quer gerá-las à medida que os problemas aparecem. Em vez disso, você precisa de uma solução de gerenciamento de ativos que o coloque à frente da curva de manutenção. Ter algumas ordens de serviço sob demanda é apenas um fato da vida, mas concentrando-se na manutenção preventiva, você pode fazer com que seus ativos e equipamentos durem mais por menos tempo e dinheiro. O melhor de tudo é que mais do seu trabalho é feito quando faz mais sentido para você e para outros departamentos em toda a organização. Em vez de consertar uma prensa no final da tarde de uma sexta-feira, quando a linha deveria estar no pico de produção para cumprir o prazo de segunda-feira, os técnicos podem fazer inspeções e manutenções de rotina entre os turnos na quarta-feira de manhã, quando a linha já está programada para funcionar a 75% da capacidade .

É sempre fácil falar sobre os benefícios da manutenção preventiva, mas muito mais desafiador configurar, agendar e acompanhar um programa robusto. Às vezes, é complicado saber quais inspeções e tarefas de manutenção devem ser executadas, depois enviá-las com segurança aos técnicos certos e, finalmente, acompanhar o progresso geral do programa. O software moderno de manutenção preventiva resolve esses problemas com PMs cheios de dados, agendamento automático e relatórios gerados automaticamente com os KPIs certos.

Ao configurar um programa pela primeira vez, geralmente faz mais sentido seguir as recomendações dos fabricantes para tarefas de manutenção preventiva. Em alguns casos, você configura PMs baseados em medidores, enquanto em outros, você simplesmente os configura de acordo com o tempo. Você também pode escolher entre flutuante e fixo para quando precisar atrasar um pouco uma tarefa agendada. De qualquer forma, o software lembra tudo o que precisa ser feito e gera PMs automaticamente à medida que surgem no cronograma. Com a visualização de calendário, todos na equipe podem ver rapidamente o que está por vir. E, assim como nas ordens de serviço sob demanda, o software facilita a inclusão de todas as informações que os técnicos precisam para trabalhar com eficiência. No final, um PM é apenas uma ordem de serviço que você agenda com antecedência, então inclui todos os mesmos tipos de informações. E lembre-se, isso significa que tem tudo o que os técnicos precisam para fechar com eficiência.

Periodicamente, você pode revisar seu programa para verificar o quão bem a equipe de manutenção o está seguindo e como está funcionando. Como todas as informações já estão dentro do CMMS, o software gera rapidamente relatórios repletos de métricas de manutenção e KPIs. Você sabe exatamente quais tarefas de manutenção foram feitas e a porcentagem de PMs concluídas no prazo. Além disso, você pode começar a ver quais ativos estão levando mais a sua execução em termos de tempo e dinheiro e, em seguida, trabalhar para trás, ajustar sua programação de PM. Por exemplo, se essa empilhadeira está quebrando aproximadamente a cada três meses, você precisa aumentar a frequência de MP de quatro em quatro meses para cada dois e meio.

Principais recursos do software CMMS:notificações push de aplicativos móveis

Mas mesmo quando você está executando um programa de manutenção preventiva de classe mundial, há momentos em que você precisa fazer ajustes rápidos em sua programação. É apenas um fato de vida de manutenção. O que torna isso frustrante é o quão difícil pode ser levar essas informações novas e sensíveis ao tempo para a equipe. As equipes de manutenção não estão trabalhando em mesas enfileiradas em um escritório; eles estão espalhados por toda a instalação, geralmente em vários edifícios.

O software moderno de gerenciamento de instalações resolve esse problema, facilitando o alcance e a atenção da equipe. Com um aplicativo móvel, o software se conecta diretamente aos recursos integrados dos dispositivos, e isso significa que quando você precisa de um técnico para ir a outro site, você pode enviar rapidamente uma notificação por push. Dependendo das configurações, o dispositivo móvel toca ou vibra, com uma mensagem aparecendo sobre todo o resto da tela. Chega de esperar que eles passem pelo escritório para a próxima ordem de serviço.

Recursos de software CMMS que mantêm você atualizado

A boa comunicação é uma via de mão dupla. Não é suficiente que você seja capaz de enviar dados para a equipe; eles precisam ser capazes de compartilhar com você o que eles estão fazendo. Pode ser tão simples quanto uma notificação de que eles fecharam uma ordem de serviço para algo um pouco mais complicado, como explicar as etapas que estão tomando para solucionar [BLOG] um problema com um ativo novo ou propenso a problemas. Em todos os casos, o líder de manutenção precisa estar a par do progresso da equipe. Quando você sabe onde todos estão e o que estão fazendo, fica muito mais fácil agendar o trabalho, gerenciar recursos e impor a responsabilidade.

Principais recursos do software CMMS:comentários sobre tarefas e ordens de serviço

Já sabemos que as ordens de serviço sob demanda e agendadas saem cheias de dados, mas há momentos em que os técnicos precisam adicionar mais. Por exemplo, um técnico está trabalhando em uma inspeção de manutenção de rotina quando descobre uma fiação desgastada que representa um risco de saúde e segurança em série. A inspeção estava programada para levar apenas cerca de 20 minutos, mas a tecnologia agora está analisando horas de trabalho. Além disso, eles precisarão de um conjunto extra de mãos para fazer o trabalho direito. Como o técnico pode adicionar comentários às tarefas na ordem de serviço, o líder de manutenção sabe exatamente o que está acontecendo e pode redirecionar recursos ou reorganizar o restante do cronograma.

Não precisa ser algo tão sério quanto um risco de incêndio. Às vezes, os técnicos podem enviar perguntas para as tarefas, pedindo esclarecimentos e dicas sobre as melhores práticas. Ou explicando que eles precisam almoçar no meio de uma tarde mais longa. O importante é que eles tenham uma maneira rápida e fácil de manter contato com o resto do departamento. Um dos grandes benefícios é como é fácil ver a conexão entre o que eles estão dizendo e no que estão trabalhando. Não há necessidade de contexto ou explicação quando seu comentário está diretamente conectado a uma tarefa ou ordem de serviço específica.

Principais recursos do software CMMS:uploads diretos de imagens

E não apenas eles podem fazer upload de comentários, mas também podem fazer upload de imagens. Uma imagem vale mais que mil palavras, e muitas vezes enviar ao lead de manutenção uma imagem de um problema é mais eficiente do que tentar explicá-lo. Aqui está outro ótimo exemplo de como os aplicativos modernos de manutenção preventiva podem aproveitar o hardware existente de um dispositivo móvel. O software conecta-se diretamente à câmera embutida, facilitando a captura e o upload de imagens.

Oportunidades para fazer upload de imagens existem em todos os pontos do processo. Quando um técnico chega ao local, ele pode tirar uma foto rápida para registrar a condição do ativo antes de começar a trabalhar. À medida que avançam pelas tarefas associadas, eles podem fazer upload de fotos para registrar seu progresso, o que é especialmente útil ao trabalhar em ativos em que as peças estão posicionadas umas sobre as outras. Por exemplo, o técnico pode fazer upload de fotos enquanto remonta as peças do motor. Quando terminarem, eles poderão fazer o upload de uma imagem final e solicitar uma inspeção visual remota. Se o líder de manutenção gostar do que vê, ele poderá encerrar a ordem de serviço. Se não o fizerem, eles podem ver exatamente o que desejam que seja alterado.

Principais recursos do software CMMS:relatórios automatizados com métricas e KPIs

Até agora, abordamos os recursos que enviam e puxam os dados. Agora vamos ver um que pega todos esses dados e os aproveita.

Os métodos mais antigos de gerenciamento de manutenção são frustrantes porque fazem um péssimo trabalho ao capturar dados precisos e mantê-los seguros. No final, você fica com dados completamente não confiáveis. Mas digamos que, para fins de argumentação, você poderia usar um sistema baseado em papel ou planilha e obter dados confiáveis ​​(lembre-se, você não pode), a questão agora é:o que você pode fazer com isso? E a resposta é:mesmo que você tenha realizado o impossível, ainda será necessário muito trabalho extra para extrair qualquer valor desses números. Exemplo rápido:você tem dados precisos sobre quanto gastou em peças e materiais de manutenção nos últimos seis meses (que são informações incrivelmente valiosas que podem ajudá-lo a gerenciar recursos e fornecedores com mais eficiência), mas estão distribuídos por seis meses de ordens de serviço e MPs.

Está lá, mas está em um monte de pedacinhos. E a única maneira de você obter informações sobre isso é gastar muito tempo e energia coletando todos os pequenos pedaços e montando-os cuidadosamente. E a cada passo doloroso, sempre há a chance de cometer um pequeno erro, corroendo a precisão de seus números finais.

A cada pequeno erro (copiar o número errado da célula errada ou esquecer de carregar o número), você está torcendo sua lente um pouco mais fora de foco. E quando você finalmente recua e tenta ver o quadro geral, fica muito embaçado para ser de alguma utilidade real.

O software moderno de gerenciamento de instalações resolve esse problema capturando os dados corretos, mantendo-os seguros e protegidos e, em seguida, processando-os para você com relatórios gerados automaticamente, repletos de gráficos fáceis de ler e métricas e KPIs de manutenção perspicazes. Com alguns cliques, o software pega os dados brutos e os transforma em inteligência acionável. Em vez de apenas ter todos os custos associados à manutenção de seus ativos, agora você sabe qual deles está custando mais tempo e recursos. Em vez de apenas ter todas as ordens de serviço para um determinado ativo, agora você sabe se está custando mais para mantê-lo funcionando do que para substituí-lo.

Recursos de software CMMS que funcionam nos bastidores

Tão valioso quanto seus ativos e equipamentos são os dados associados. Em um ambiente de fabricação, você pode ter uma bomba ou prensa central para a linha de produção. Você precisa dele para manter a linha. Os dados associados a ela, para a equipe de manutenção, também são críticos, pois eles precisam deles para manter essa bomba ou prensa em funcionamento.

Em um episódio recente do podcast Asset Champion, o convidado John Rimer, CFM da FM360 Facility Management Consulting &Training, explica o valor dos dados.

“Porque se estou apenas usando esses sistemas para fazer ordens de serviço, estou perdendo o barco. Preciso ter certeza de que estamos agregando essas informações, coletando-as, fazendo a análise e continuando a impulsionar a melhoria. Porque como sabemos, o mundo não para, temos que continuar a mudar e melhorar com ele.”

Com isso em mente, vamos analisar um recurso que é mais difícil de ver na superfície, mas ainda central para o seu sucesso.

Principais recursos do software CMMS:computação em nuvem

Vamos dar uma olhada nesses métodos antigos de gerenciamento de manutenção que respondem em papelada ou planilhas, ambos conhecidos por perder dados importantes ou manter versões infinitas de dados desatualizados.

Com métodos baseados em papel, você tem apenas uma cópia da ordem de serviço e a quantidade de informações que você pode incluir é relativamente pequena. Quanto alguém pode rabiscar em alguns pedaços de papel? E o pouco de dados que você tem é facilmente perdido. Está em um pedaço de papel fino, que pode literalmente cair pelas rachaduras. Com planilhas, muitas vezes você acaba nunca perdendo nenhum dado, mas o que você está preso é pior do que inútil.

Vejamos as etapas em um fluxo de trabalho dependente de planilha. Você começa criando uma ordem de serviço baseada em planilha em seu computador. Now you have one version, and because you just wrote it, it’s up to date. But then when you email it out to a tech, you end up with two copies. There’s the one on your computer and there’s the one in the email. And here’s the start of the problem:nothing is holding those two copies together. When you make changes to the copy on your computer, the tech still only has a copy of the old one. And when the tech makes changes to their copy, nothing changes on your computer. You’ve gone from two exact copies to two different versions. Every change anyone makes to their file puts everyone else further behind. The worst part? There’s nothing on the spreadsheet that tells you it’s just one of many versions. Everyone thinks they have the right information.

Every had a conversation with someone where you can’t agree on the most basic facts? Old-time maintenance management methods are just like that, except everyone in the department gets pulled in. It’s like suffering through the worst Thanksgiving family dinner, every working day of your life.

Cloud computing solves this problem by creating one version of truth. Once new data is entered into the software, it’s sent to a central database where all your data is kept safe, secure, and up to date in real time. Whenever anyone on the maintenance team uses the software, they’re looking at the same data as everyone else. No one is working off a scrap of paper they picked up from the maintenance office six hours ago. No one is working from a spreadsheet they got as an email attachment days ago. E a melhor parte? That accurate, reliable data is available from anywhere, at any time, through any Internet-connected computer or mobile device.

Top CMMS software features:comprehensive onboarding and multi-channel ongoing support

Let’s look at a few other features we can think of as “behind the scenes.”

In the old days of work order management and preventive maintenance software, you bought them the same way you used to buy a VCR. Once you got it home, it was on you to set it up and keep it running. The relationship between you and the VCR company was basically “one-time,” even taking into account the limited warranty. So, when the company wanted to make another sale, they’d come out with a new model and try to convince you to buy it.

Modern maintenance management software providers use a completely different business model, called software as a service (SaaS). And staying with our VCR example, we can say they’re basically the same as Netflix. Instead of selling you a product (a piece of software you have to install and run yourself), providers are offering a service (subscription access to their maintenance software and data protection and storage). The relationship between you and your CMMS provider is now fundamentally different. And it’s to your advantage.

There’s no push to sell you next year’s model. Instead, providers want you to keep using their CMMS solution, so they’re constantly upgrading it, adding new features, and helping make sure you get all you can out of your investment.

Which brings us to these additional behind-the-scenes features:onboarding and ongoing support. So far, we’ve been looking at features as solutions to specific problems, and these are no different. But they’re not solutions to problems you have now; instead, they help you overcome the challenges specifically related to implementing and running a CMMS. So, what are those challenges?

One is getting buy-in. A good provider has more than just great software; they also have programs in place to ensure your organization, across departments, sees the facility maintenance management solution’s value and can quickly learn how to use the software. A big part is having tailored training for everyone from the CEO to the maintenance lead to the technicians.

The other is getting help with the work order management software when you need it. A good provider solves this problem with a support team that’s knowledgeable and available across different channels. They should have a resource center with relevant articles, e-books, and videos as well as live support through phone, e-mail, and conversation windows on their website.

That one critical CMMS software feature everyone forgets

Or actually, not something people forget, but something they forget is a feature. And it’s not just any feature; it’s the one that makes all the other features accessible. Intuitive, easy-to-learn and easy-to-use UX design. Think of it as the key to a fancy sports car. Because no matter how fast the engine is or how slick the tires are, that car isn’t going anywhere if you don’t have the key to start it.

Top CMMS software feature:intuitive, user-friendly UX

It’s one thing to say good UX is important, but it’s another to clearly define it. On some level, it does make sense to leave it at “I can’t define it, but I know it when I see it.” But it’s worth getting a bit more specific. And we can narrow it down to placement and visual clutter.

Back to our car example. Where would you look if you wanted to know how fast you were going? That should be right in front of you. Or how much gas you had in the tank? A bit to the right of your speed. What about if you wanted to change the radio station? A bit more to the right and then down. When things are where they should be, you can find them quickly. That’s good placement.

Sticking with the radio example, we can also understand visual clutter. When you look at the radio, all you can see is the one station you’re listening to now. It doesn’t show you every possible radio station. If it did, the important information would be lost in a sea of visual clutter.

Why does it matter? Remember, when you’re implementing a CMMS, you need to think about winning buy-in up and down the department and across the organization. The easier the software is to learn and use, the faster you’re going to see an ongoing return on your investment.

Step Three

Once you have your list of nagging problems and a good idea of the features that can solve them directly, it’s time to reach out to CMMS solution providers. The good ones usually start by trying to find out as much as possible about your current challenges. Then they can start to talk with you about solving them, going over the specific features that work best for you. In some cases, they cover ones you already know about. But often they can show you features and workflows you never considered. Remember, a good provider lives and breathes CMMS software, making them your best resource for information, insights, and advice. They know what works and how to make it work for you.