Um guia para construir e medir uma estratégia de manutenção enxuta

A corrida profissional é uma classe mestre em eficiência. As equipes não apenas detestam o desperdício - elas odeiam.

Cada milissegundo de um pit stop tem um propósito. Cada componente de um carro é analisado para garantir que ele esteja funcionando da melhor forma. As estratégias são projetadas para ir do ponto A ao ponto B o mais rápido possível.

Ao traduzir essa mentalidade para o chão de fábrica, você atinge uma estratégia de manutenção enxuta. A manutenção enxuta é a redução e eliminação implacáveis ​​de desperdícios em todas as fases do seu programa de manutenção, para que possa ir mais longe, mais rápido e gastando menos.

Este guia descreve os princípios básicos para construir e medir uma estratégia de manutenção enxuta, incluindo:

• O que é manutenção enxuta
• Os tipos de resíduos em manutenção
• Uma fórmula para criar uma estratégia de manutenção enxuta
• Métricas para rastrear o sucesso da manutenção enxuta

O que é manutenção enxuta?

Assim como a manufatura enxuta, a manutenção enxuta é o processo contínuo de identificação, redução e remoção de resíduos das atividades de manutenção. Resíduos são considerados tudo o que não aumenta a produção, diminui custos ou de outra forma aumenta a produtividade.

Existem muitos exemplos de resíduos em manutenção, incluindo:

• Dinheiro gasto em uma peça que se torna obsoleta antes de ser usada
• Tempo gasto esclarecendo os detalhes de uma solicitação de manutenção
• Esforço gasto na coleta de dados de manutenção que você nunca usa

Muitas vezes é difícil detectar resíduos em seu programa de manutenção. É por isso que uma estratégia de manutenção enxuta não pode funcionar sem iteração. Iteração é a prática de fazer pequenas mudanças ao longo do tempo para encontrar a melhor maneira de configurar processos e atividades. Em outras palavras, a manutenção enxuta não é um projeto pronto. É uma forma de pensar e agir que leva anos para ser construída.

Quais são os benefícios da manutenção enxuta?

Provavelmente, você pronunciou as palavras “Que perda de tempo” ou “Que perda de dinheiro” nas últimas semanas. A manutenção enxuta elimina esses momentos. E embora existam milhares de coisas às quais você poderia estar se referindo, a maioria delas pode ser agrupada nestes quatro benefícios principais:

1. Economia de custos

Uma estratégia de manutenção enxuta reduz os custos diretos (mão de obra e recursos) e indiretos (o dinheiro que você perde em tempo de inatividade ou perda de produção). Por exemplo, você pode descobrir que pode reduzir a manutenção de rotina em um ativo de uma vez por semana para uma vez por mês, cortando os custos de mão de obra em 75% no processo.

2. Ganhos de eficiência

Eficiência é outra palavra para fazer mais em menos tempo. As estratégias de manutenção enxuta ajudam a encontrar atividades e processos que demoram muito para que você possa modificá-los ou eliminá-los. A equipe de manutenção da Voltalia é um grande exemplo desse benefício na prática. A empresa percebeu que uma de suas equipes de serviço passava 40 horas por semana dirigindo do escritório para uma instalação externa. A solução foi construir um escritório satélite próximo às instalações externas para economizar tempo.

Leia mais sobre como o Voltalia conseguiu a manutenção baseada em dados

3. Potencial maximizado

Quando as máquinas e as pessoas não estão atoladas em tarefas desnecessárias, elas podem operar em capacidade total e desempenhar o melhor de suas habilidades. A equipe de manutenção de Tom Dufton é um exemplo perfeito. Tom, um gerente de manutenção, percebeu que seus técnicos de manutenção qualificados gastavam muito tempo auxiliando na produção. Ele usou esses dados para advogar por operadores extras para que sua equipe pudesse voltar a fazer a manutenção do equipamento.

4. Engajamento do funcionário

A remoção de tarefas administrativas e de trabalho desnecessárias ajuda os funcionários a se sentirem mais envolvidos com seu trabalho. Também lhes dá tempo para aprimorar suas habilidades e fazer um trabalho de alto valor. Uma maneira que isso se traduz em vida real é com um novo software de manutenção. Se os técnicos não têm tempo para aprender o sistema, seu grande investimento em tecnologia pode ser em vão. Eliminar tarefas extras em outros lugares dará à sua equipe tempo para aprender, fazer perguntas e se acostumar com a nova tecnologia.

Os três tipos de resíduos em manutenção

O primeiro passo para eliminar o desperdício é encontrá-lo. Existem três áreas principais em uma operação de manutenção onde os resíduos aparecem:ambiental, financeiro e potencial humano.

Resíduos ambientais

Resíduos ambientais ocorrem quando as matérias-primas são usadas de forma ineficiente ou descartadas devido a atividades de manutenção ineficientes.

Exemplos de resíduos ambientais em manutenção incluem:

• Um aumento no refugo ou retrabalho após a manutenção do equipamento
• Uso excessivo de combustível por veículos com manutenção inadequada ou transporte desnecessário de e para um local de trabalho
• Excesso de peças para manutenção devido a um cronograma de compra de estoque desatualizado

O impacto dos resíduos ambientais da manutenção inclui:

• Mais poluição e lixo
• Maiores emissões de carbono
• Produtos de baixa qualidade
• Aumento dos riscos de segurança

Algumas estratégias para reduzir o desperdício ambiental na manutenção incluem:

• Contagens frequentes de ciclo de estoque e compras just-in-time para garantir que seu depósito não seja inundado com estoque não utilizado
• Agrupamento de manutenção programada em um período de tempo para reduzir viagens
• Uma verificação obrigatória de um segundo técnico após reparos ou substituições antes da produção para garantir que as partidas não resultem em refugo ou retrabalho

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Desperdício financeiro

O desperdício financeiro refere-se aos custos extras de manutenção ineficiente. Também inclui perda de produção por tempo de inatividade desnecessário.

Exemplos de desperdício financeiro na manutenção incluem:

• Altos custos de mão de obra e peças de tarefas de manutenção preventiva que são feitas com muita frequência
• Produtos defeituosos de um ativo que foi montado ou reconstruído incorretamente
• Manutenção atrasada porque os técnicos tiveram que esperar por uma peça para concluir os reparos

O impacto do desperdício financeiro inclui:

• Maiores custos de mão de obra e peças
• Mais despesas de capital
• Receita perdida
• Oportunidades perdidas de expandir o negócio

As estratégias para se tornar mais enxuto incluem:

• Identificar tarefas em sua programação de manutenção preventiva que podem ser eliminadas ou realizadas com menos frequência
• Reduzir o tempo de inatividade encontrando trabalho de manutenção que pode ser concluído enquanto um ativo está em execução
• Construindo um FRACAS para abordar e prevenir falhas em equipamentos críticos
• Criação de kits de peças para equipamentos críticos para acelerar os reparos e evitar rupturas de estoque
• Definir uma reunião regular com a equipe de produção para alinhar a manutenção com as operações e obter atualizações sobre as mudanças de equipamento

Potencial humano desperdiçado

O trabalho administrativo e as tarefas desnecessárias desgastam os funcionários e os afastam de tarefas especializadas que somente eles podem realizar. O esgotamento, o moral baixo e a rotatividade aumentam, gerando ainda mais desperdício.

Exemplos de potencial humano desperdiçado na manutenção incluem:

• Passar horas todos os dias escrevendo, revisando e classificando ordens de serviço
• Consertando o mesmo componente repetidamente
• Inspeção de equipamentos não críticos com taxas de falha baixas ou inexistentes
• Apoiar a produção mais de uma vez em quando
• Procurando peças e suprimentos em seu depósito

O impacto do potencial humano desperdiçado inclui:

• Alta rotatividade de funcionários e perda de conhecimento organizacional
• Baixo tempo de chave inglesa e grandes acúmulos
• Diminuição do envolvimento dos funcionários e baixa adoção de novos sistemas
• Mais golpes de lápis e dados menos precisos

As estratégias para se tornar mais enxuto incluem:

• Conduza reuniões frequentes da equipe de manutenção para discutir desafios e ideias de soluções
• Automatize as atividades que você realiza com frequência, como a criação de ordens de serviço ou relatórios
• Elimine ou reduza a manutenção programada que tem baixas taxas de trabalho de acompanhamento
• Treine os operadores de máquina para realizar tarefas de manutenção de rotina

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Criando uma mentalidade de manutenção enxuta

A primeira etapa na criação de uma estratégia de manutenção enxuta é fazer as perguntas certas, desafiar a maneira como você faz as coisas e estar disposto a mudar. Esta é uma mentalidade de manutenção enxuta e é essencial para fazer as estratégias de manutenção enxuta funcionarem a longo prazo.

Existem quatro mudanças que o ajudarão a mudar para uma mentalidade de manutenção enxuta:

1. De pequenos detalhes → Grande imagem

Sempre haverá dias em que sua equipe estará reagindo a tudo - apagando incêndios, recebendo solicitações de última hora e correndo para recuperar o atraso.

Mas uma mentalidade de manutenção enxuta impede que isso se torne a norma. Ele permite que você crie atividades de manutenção em torno de objetivos de negócios e produção, e despriorize ou elimine o trabalho que não se conecta a esses objetivos.

Por exemplo, você pode gastar uma hora por semana criando um relatório. Mas se esse relatório não ajudar a eliminar o desperdício, o próprio tempo se torna uma perda. Você pode gastar tempo criando relatórios mais úteis ou fazer outro trabalho de eliminação de desperdício.

Baixe este modelo para conectar suas metas de manutenção às metas de negócios

2. De fazer → Coletar dados conforme você avança

Muitas equipes de manutenção operam em modo de sobrevivência. Conclua a tarefa e prossiga para a próxima. Sem tempo para etapas extras.

Mas uma estratégia de manutenção enxuta depende dos dados e do tempo para coletá-los. Esses cinco minutos extras necessários para preencher campos extras em uma ordem de serviço somam-se. Ter uma mentalidade de manutenção enxuta significa construir um buffer em sua programação para dar conta disso. Isso também significa que todos sabem da importância dessas etapas extras e não são pressionados a falsificar os números para compensar o tempo perdido.

3. De grandes mudanças → melhorias iterativas

Todo mundo quer ver grandes vitórias o mais rápido possível. Nossos cérebros anseiam por uma linha de chegada e resultados tangíveis.

Mas não é assim que a manutenção enxuta funciona. Em vez disso, depende de pequenas melhorias consistentes. Se bem feito, é um processo que nunca termina de verdade. A melhor maneira de lidar com essa mudança é dar a si mesmo e à sua equipe pequenas metas e marcos, acompanhar o progresso e comemorar o sucesso.

Por exemplo, você pode querer cortar etapas desnecessárias em sua manutenção programada. Na manutenção enxuta, você examinará suas ordens de serviço uma vez por mês para reduzir atrasos e aumentar o tempo de chave em 10% a 15% durante todo o ano. É crucial acompanhar o progresso, comemorar com sua equipe e obter sugestões de técnicos sobre como continuar vencendo. Os técnicos terão um senso de propriedade sobre essa métrica e serão investidos para fazer progresso.

4. De “é assim mesmo” → “Isso é necessário?”

É fácil aceitar o status quo. É desconfortável mudar. E dá muito trabalho.

Mas a manutenção enxuta tem tudo a ver com desafiar os negócios normais. Você precisa olhar para tudo o que sua equipe faz com um olhar crítico e fazer alterações se algo não fizer mais sentido. Isso exige que você adote uma mentalidade de vencer ou aprender, em vez de uma mentalidade de vencer ou fracassar. Sua equipe será capaz de questionar as coisas sem culpa ou punição.

Por exemplo, você pode ter feito um PM no mesmo intervalo por uma década. Mas tudo mudou nessa época, desde o equipamento até o técnico que faz o trabalho. Você também precisa questionar como o PM é feito. Deve ser feito mais ou menos? É mesmo necessário mais?

Construindo uma estratégia de manutenção enxuta

Construir uma estratégia de manutenção enxuta segue uma fórmula de três etapas:

1. Entenda o que você está fazendo e como está fazendo
2. Encontre áreas de desperdício e elimine-as
3. Crie processos que permitem que você execute as etapas um e dois repetidamente

Etapa 1:Mapeando seu processo de manutenção

Esta etapa é para saber como sua equipe opera atualmente, para que você possa encontrar o trabalho que está fazendo demais e o que não está fazendo o suficiente. Esta etapa envolve a documentação de seus processos de manutenção, incluindo:

• Informações importantes sobre o equipamento, como criticidade e modos de falha (este modelo FMEA pode ajudá-lo a coletar esses dados)
• Quais inspeções e reparos são feitos e com que freqüência
• Qual é a aparência de uma emergência e como sua equipe reage
• Como o acompanhamento ou manutenção corretiva é criado, atribuído e rastreado
• Reuniões de equipe e o que acontece em cada uma
• Definição de metas, criação de métricas, relatórios e coleta de dados
• Atividades de saúde, segurança e conformidade
• Compra de peças e gerenciamento de estoque

Em seguida, pense sobre as necessidades de negócios:

• Níveis de produção por temporada
• Períodos de venda alta e baixa
• Necessidades reativas a emergências anteriores
• Metas e recursos da organização

Etapa 2:identifique oportunidades de melhoria nas quais você pode agir agora

A próxima etapa é descobrir onde você está gastando muito tempo, dinheiro ou energia. Aqui estão algumas maneiras de identificar resíduos escondidos em seus processos:

1. 
   Observe processos específicos com membros de sua equipe de manutenção. Pergunte qual parte do processo leva mais tempo ou onde eles enfrentam desafios ao concluir o trabalho. Use este insight para tornar as atividades mais fáceis e remover obstáculos.
   
   Por exemplo, algo tão pequeno como identificar incorretamente a lubrificação pode levar à perda de tempo, quebras, perda de produção e compra de muitos suprimentos. A lubrificação e os rolamentos com codificação de cores podem eliminar totalmente esse desperdício.
   
2. 
   Identifique tarefas que consistentemente consomem mais tempo ou dinheiro do que o planejado e conduza uma análise de causa raiz para descobrir o porquê. Isso é mais útil do que cortar custos, o que pode fazer mais mal do que bem e não aborda o verdadeiro motivo do desperdício.
   
   Por exemplo, os custos de mão de obra para uma ordem de serviço semanal são duas vezes maiores do que você orçou. Um RCA pode descobrir que os tempos de reparo são mais longos do que o esperado porque diferentes técnicos estão fazendo o trabalho. Você pode ajustar a programação para colocar o mesmo técnico no trabalho, para que ele possa se familiarizar com o trabalho e fazê-lo mais rápido.
   

   Baixe seu próprio modelo de análise de causa raiz
   

3. 
   Audite seu trabalho de manutenção planejado para torná-lo mais eficiente. Descrevemos as etapas para auditar seus PMs em um artigo separado, mas a principal lição é questionar a necessidade de toda a manutenção regular e a frequência, tempo e recursos para cada tarefa.
   
   Por exemplo, um PM pode ser acionado a cada 10 dias, independentemente de quanto o ativo é usado. Isso pode ser uma perda de tempo e dinheiro. Nessa situação, tente acionar a manutenção com base no uso, como a cada 100 horas de produção.
   
4. 
   Desenvolva KPIs e métricas em torno do crescimento e sucesso de sua equipe. Esses dados permitirão que você encontre o potencial desperdiçado em sua equipe de manutenção.
   
   Por exemplo, você pode acompanhar as taxas de rotatividade ou oportunidades de compartilhamento de conhecimento em sua equipe. Essas estatísticas podem revelar processos complexos ou áreas de baixa produtividade que você pode corrigir. O resultado final é melhor moral e uma equipe de manutenção de alto desempenho.
   

Etapa 3:construir uma visão de longo prazo

A visão central de sua estratégia de manutenção enxuta sempre será melhorar a manutenção pouco a pouco para que ela dê suporte às metas de negócios. Mas essas metas podem mudar, assim como as coisas que você precisa melhorar.

Esta etapa é para documentar o que você iterou, o impacto da mudança e o que pode vir a seguir.

Se suas iterações produziram um resultado negativo, não volte imediatamente para o modo como as coisas eram. Em vez disso, pense sobre o que causou o resultado negativo e veja se há outra melhoria iterativa. Pode demorar algumas tentativas para acertar.

Escolha de métricas para uma estratégia de manutenção enxuta e controle do sucesso

Embora cada projeto tenha KPIs e métricas diferentes com base nos resultados desejados, aqui estão algumas métricas de práticas recomendadas para começar:
Resíduos ambientais Desperdício financeiro Resíduos de potencial humano Tempos ociosos Custos de manutenção (por ativo, tipo, tarefa, etc.) Tempo da chave Uso de material brutoTempo de inatividade do equipamento (planejado e não planejado) Rotatividade de funcionários Emissões de carbono / uso de energia Taxa de manutenção corretiva após as inspeçõesTempo gasto no suporte à produçãoTempos de viagem de / para os locaisTaxas de resposta a avarias / emergênciasTempo gasto on administrative tasksRaw materials disposal (ie. oil)Clean start-ups after maintenanceNumber of steps in a maintenance process
While this isn’t a comprehensive look at lean maintenance metrics, it does give you a good foundation. And you don’t need to track, measure, and improve every metric. Choose metrics you can realistically collect and ones that connect to production and business goals.

There are two ways to create success plans around each metric and push your lean maintenance strategy forward. The first is to go small. Pick a few metrics and focus on improving specific areas of your maintenance operation. For example, if you want to reduce maintenance costs, choose your top 10 most expensive tasks. Focus on reducing waste in these activities.

The other method is to go broad. Aim for a goal that includes improving several metrics. For example, the ultimate target might be increasing efficiency through better standardization across sites. As part of this project, you can standardize the processes for work requests, reporting, and parts purchasing. There are several metrics you can use to build your project and track its success. This includes the number of steps in a maintenance process, time spent on admin tasks, response rates to breakdowns, and raw materials usage.

It’s essential to share your wins, regardless of your approach. The whole point of lean maintenance is to make small gains that add up to big ones over time. Showing off your success keeps momentum high, increases buy-in, and helps you advocate for more resources to expand your lean maintenance program.

Lean maintenance is ongoing

At its core, lean maintenance is about tying maintenance practices to business needs. This will likely ruffle feathers, but it’s a critical step to move maintenance from a cost center to a value driver. And when you do that, the world begins to open up for the maintenance team to be seen as a true business partner.