Software de Manutenção Móvel: Impulsionando Fluxos de Trabalho Eficientes

Se você tivesse que adivinhar três coisas que as pessoas carregam o tempo todo, o que diria? Aposto que diria carteira, chaves e smartphone.

O fato de dispositivos móveis terem se tornado, bem, tão portáteis, é a razão pela qual até o setor industrial busca aproveitar essa poderosa peça de maquinário que todos têm no bolso.

No setor de manutenção, isso se reflete melhor na maior disponibilidade de software de manutenção móvel. Existem muitos benefícios práticos em ter acesso aos seus dados de manutenção através de um CMMS móvel.

No entanto, para aproveitar totalmente esses benefícios, você precisa incorporar o software de manutenção móvel ao seu fluxo de trabalho diário com sucesso. Explicar como fazer isso será o foco deste artigo.

Vamos começar.

O Que Qualifica Como App de Manutenção Móvel?

Antes de dissecar os benefícios, primeiro precisamos concordar na definição de app de manutenção móvel.

No contexto deste artigo, ter software CMMS móvel significa usar uma solução de manutenção que você pode instalar no seu dispositivo móvel como um app.

NÃO estamos contando soluções com interface online na qual você pode logar e alegar ser responsiva.

A razão é simples. Mesmo que você pudesse criar uma solução online totalmente responsiva — e isso é um grande "se" — você ainda teria problema com navegação. Pessoas navegam diferentemente usando mouse e teclado versus utilizando touchscreen, o que significa que é impossível fazer uma versão responsiva que seja amigável em todos os dispositivos.

Por isso você frequentemente verá que a interface e o fluxo de trabalho são um pouco diferentes quando abre seu app de manutenção móvel via smartphone, comparado a quando loga no computador desktop — como ilustrado nas capturas abaixo.

Tela principal para usuários do app móvel Limble CMMS

Tela principal para usuários desktop do Limble CMMS

Além de problemas de navegação, muitas imagens, gráficos e listas nem sempre podem ser reduzidos para telas menores — você perde legibilidade ou enfrenta problemas estruturais (como visto na imagem abaixo).

Os Maiores Benefícios do Uso de Software de Manutenção Móvel

Se você veio aqui pensando que ter qualquer CMMS já é suficiente, deixe-me mostrar o que você perde se não tem acesso a software de manutenção móvel.

Produtividade Maior

Nível aumentado de automação, comunicação mais rápida e melhor organização significam que seus técnicos e planejadores de manutenção gastam menos tempo em tarefas administrativas e podem focar no trabalho que traz valor à organização. Além disso, os dados disponíveis que podem acessar a qualquer momento (como histórico do ativo) podem acelerar notavelmente partes do fluxo de trabalho diário.

Levou, realmente, uma semana ou mais para a equipe de manutenção pegar o jeito do software. Desde então, vi aumento de produtividade de cerca de 20-30%.
— Joe Romero, Diretor de Instalações, Myriad Genetics

Comunicação Melhorada

Você pode enviar notificações instantâneas para toda sua equipe de manutenção ou técnicos escolhidos. Além disso, técnicos podem usar seus apps móveis para colaborar em grandes projetos e trocar facilmente informações valiosas relacionadas a tarefas específicas em que estão trabalhando.

Temos usado a Limble por mais de quatro meses, resultando em programa de manutenção executado muito mais eficientemente, bem como comunicação muito mais forte entre usuários de equipamentos, técnicos e gestão.
— Ted Rawlings, Gerente de Operações Terrestres, PJ Helicopters

Mais Responsabilidade

Com CMMS móvel, técnicos não têm desculpa para não rastrear coisas como trabalho realizado e peças de reposição usadas. Isso dá ao gestor de manutenção uma visão mais precisa da carga de trabalho atribuída a cada indivíduo e como performaram no geral.

Conseguimos monitorar nossa manutenção globalmente com capacidade de capturar desempenho e fornecer relatórios.
— Roger Beck, Gerente Global de Instalações, IHG (Holiday Inn)

Melhor Organização

Ter um plano de manutenção preventiva é ótimo — se todos o seguem. A grande vantagem de um app de manutenção móvel é que permite rastrear e gerenciar (reagendamento e redesignação de trabalho) o progresso do trabalho em andamento de qualquer lugar com acesso à internet.

Em média, economizo uma a duas horas por dia, dependendo da carga de trabalho. A maior coisa para mim é poder fazer coisas no meu telefone na correria.
— Rob Siler, Técnico de Manutenção, Myriad Genetics

Precisão de Dados Aumentada

Poder registrar trabalho, peças de reposição e anotações durante ou imediatamente após o trabalho concluído é ótima forma de garantir que dados entrando no sistema sejam o mais precisos possível. Isso é extremamente importante para gerar relatórios precisos que devem embasar decisões informadas.

Também tentarei anexar alguns depoimentos de nossos usuários para mostrar que esses são benefícios que pessoas realmente experimentam, e não apenas algo que soa bem na teoria.

Com a Limble, consigo rastrear todos nossos suprimentos que entram, como são usados, ver taxas de uso e também prever orçamentos para o próximo ano. Reduziu meu orçamento tremendamente; consegui contratar outro cara por causa do que economizamos.
— Benjamin Scott, Supervisor de Instalações, Intercontinental Hotels Group

Saiba mais sobre o app de manutenção móvel da Limble aqui.

Agora, vejamos como realizar esses benefícios na prática.

Como Usar Software de Manutenção Móvel para Construir Fluxos de Trabalho Eficientes

1. Reportar Problemas Através de Portal de Solicitações de Trabalho (a.k.a. Ticketing)

Uma coisa realmente importante para um departamento de manutenção eficiente é ter linha de comunicação aberta com o resto da organização. Seja um operador de máquina com problema na linha de produção ou um trabalhador de escritório lidando com vazamento de HVAC, ter forma rápida de reportar problema e alcançar a equipe de manutenção é do interesse de todos.

Não sabemos como outros vendors implementam isso, então tudo que descreveremos daqui em diante baseia-se em como implementamos na Limble.

Exemplo de portal de solicitações de trabalho
O portal de solicitações em si é frequentemente implementado como recurso standalone, o que significa que você não precisa ter app de manutenção instalado; pode apenas visitar URL específica e preencher formulário de reporte.

Se você usa Limble CMMS, não há custo adicional anexado ao portal de solicitações pois não requer licença de usuário para ser usado.

O que acontece depois é onde os benefícios de ter app de manutenção móvel entram.

Primeiro, uma vez submetidas, solicitações de trabalho são sincronizadas automaticamente em todos seus dispositivos (computador, celular, tablet). Baseado em suas pré-configurações, o sistema pode ser configurado para que o trabalho seja automaticamente atribuído a um técnico específico.

Isso significa que solicitantes podem submeter problemas de qualquer lugar, e técnicos podem vê-los imediatamente, onde quer que estejam. Solicitantes também podem deixar e-mail para serem mantidos informados sobre progresso de seus tickets.

Tudo isso leva a menos tickets duplicados, menos ligações de follow-up distraídas e menos tempo gasto agendando trabalho.

2. Aumentando Produtividade Através de Fluxo de Trabalho Mais Eficiente

Como gestor de manutenção, ficar preso à mesa o dia todo é punição que você não merece.

No entanto, se você tem equipe de manutenção maior e quer garantir que trabalho necessário seja feito no prazo, não tem outra opção — tem que usar computador desktop para rastrear e gerenciar todo trabalho de manutenção.

App de manutenção móvel permite fazer tudo em movimento. Não importa se você quer checar se tudo está nos trilhos com parada planejada ou tem que designar alguém para atender quebra crítica rapidamente, ambos podem ser feitos com alguns toques no seu dispositivo móvel.

Usar software de manutenção móvel traz ainda mais melhorias de produtividade diária para técnicos de manutenção por:

• poder checar rapidamente seu cronograma (ODs e MPs atribuídas)
• registrar trabalho enquanto o fazem (o que também melhora significativamente precisão dos dados)
• receber notificações instantâneas via push notifications
• responder e registrar problemas adicionais potenciais enquanto consertam o problema em mãos
• consultar rapidamente informações do ativo enquanto diagnosticam o problema (mais sobre isso na próxima seção)

3. Usando Histórico do Ativo para Melhorar Tempo Médio de Reparo

Se você realmente pensar sobre, a principal razão pela qual celulares são tão populares é porque nos dão acesso instantâneo à informação.

O mesmo benefício pode ser muito útil para técnicos de manutenção. Por exemplo, quando realizam qualquer tipo de reparo, podem apenas abrir seu app de manutenção e encontrar qualquer informação que precisem:

• informações gerais do ativo
• ODs e MPs concluídos
• logs detalhados de manutenção de equipamentos
• guias e manuais OEM
• instruções de como completar certo reparo
• lista de padrões de falha identificados

Ter acesso a esses dados significa que precisarão de menos tempo para diagnosticar o problema e realizar ações corretivas.

Fazer trabalho melhor em menos tempo? É oferta difícil de recusar.

4. Acelerando Fluxo de Trabalho com Códigos QR

Existem algumas formas de combinar códigos QR e software de manutenção para ganhos de produtividade:

• consultar rapidamente informação do ativo escaneando seu código de barras
• submeter solicitação de trabalho escaneando código de barras do ativo e descrevendo o problema
• rastrear estoque com consulta por código de barras
• reduzir erros com menos documentação manual

Para informações adicionais, confira este guia rápido sobre usar códigos de barras com seu CMMS.

5. Usando CMMS Móvel para Colaboração e Comunicação Remota

Para qualquer organização maior, visitas off-site e trabalho de manutenção que abrange múltiplos turnos acontece com frequência. Nessas situações, troca rápida de informação entre técnicos pode ser a diferença entre três horas de inatividade e cinco horas.

Uma forma que software de manutenção móvel facilita comunicação é através de comentários em tempo real em ordens de serviço.

Imagine que você tem técnico de manutenção novo na firma. Ele recebe notificação para lidar com solicitação — digamos que há problema específico com linha de produção. Ele faz inspeção mas tem dificuldade identificando causa da falha. Nessa situação, se a equipe usa app de manutenção móvel, o técnico pode iniciar thread de comentários naquela ordem de serviço pedindo conselho. Técnico sênior que conhece o ativo por dentro e por fora (e provavelmente já lidou com esse problema exato) pode entrar na conversa e explicar a causa mais provável da falha.

Às vezes, o problema pode ser tão específico que leva muito tempo para descrever. Por isso, se você usa Limble CMMS, também tem opção de tirar fotos e anexar a comentários, logs de manutenção de equipamentos, instruções de MP, e mais.

Com todas essas opções à disposição, transferir informação importante entre turnos ou trabalhadores remotos nunca foi mais rápido ou fácil.

Existem Requisitos Especiais para Usar App de Manutenção Móvel?

Se você está preocupado com requisitos de hardware, pode ficar tranquilo. Se seu celular roda Facebook ou Netflix, não deve ter problema rodando app de manutenção móvel devidamente otimizado.

Para dar melhor ideia dos números exatos, aqui estão requisitos básicos para rodar Limble CMMS no seu dispositivo móvel:

• 2GB de RAM recomendado (mas roda com 1GB)
• Android 4.1 ou superior
• iOS 9.3 ou posterior (compatível com iPhone, iPad e iPod touch)

Claro, você também precisa estar conectado à internet para utilizar todas capacidades do seu software de manutenção móvel plenamente. A boa notícia é que o software tem baixos requisitos de banda, então não é fim do mundo se tiver que usar seus dados móveis off-site.

Principais Conclusões

Se você busca implementar software de manutenção na sua organização ou substituir sua antiga solução CMMS, deve definitivamente focar em vendors que ofereçam soluções móveis.

A razão pela qual criamos CMMS móvel é que dá um nível totalmente novo de flexibilidade. Se nada mais, o volume de tempo que você pode economizar em muitas atividades do dia a dia já torna um investimento valioso.

Se tem interesse em saber mais sobre nossa solução móvel, não hesite em entrar em contato ou deixar comentário abaixo do artigo.

Para análise aprofundada de CMMS em geral, confira nosso guia O Que é um Sistema CMMS e Como Funciona.