Software de manutenção móvel e sua função na criação de fluxos de trabalho eficientes

Se você tivesse que adivinhar três coisas que as pessoas carregam o tempo todo, quais seriam? Aposto que você diria uma carteira, chaves e um smartphone.

O fato de os dispositivos móveis terem se tornado, digamos, tão portáteis, é a razão pela qual até o setor industrial está procurando tirar proveito dessa poderosa máquina que todos têm no bolso.

No setor de manutenção, isso se reflete melhor no aumento da disponibilidade de software de manutenção móvel . Há muitos benefícios práticos em ter acesso aos seus dados de manutenção por meio de um CMMS móvel .


No entanto, para utilizar totalmente esses benefícios, você precisa incorporar com êxito o software de manutenção móvel em seu fluxo de trabalho diário. Explicar como fazer isso será o foco deste artigo.

Vamos começar.

O que se qualifica como um aplicativo de manutenção móvel?

Antes de começarmos a dissecar os benefícios, primeiro precisamos chegar a um acordo sobre a definição de um aplicativo de manutenção móvel.

No contexto deste artigo, ter um software CMMS móvel significa que você está usando uma solução de manutenção que pode ser instalada em seu dispositivo móvel como um aplicativo.

NÃO estamos contando soluções com uma interface online na qual você pode fazer o login e afirmar ser responsiva.

A razão para isso é simples. Mesmo se você pudesse criar uma solução online totalmente responsiva, e isso é um grande se, você ainda teria um problema com a navegação. As pessoas navegam de maneira diferente usando o mouse e o teclado e não a tela sensível ao toque, o que significa que é impossível fazer uma versão responsiva que seja amigável ao usuário em todos os dispositivos.

É por isso que você frequentemente verá que a interface e o fluxo de trabalho são um pouco diferentes quando você abre seu aplicativo de manutenção móvel através do smartphone, em comparação com quando você está conectado em um computador desktop - conforme ilustrado nas capturas de tela abaixo.

Tela principal para usuários do aplicativo móvel Limble CMMS

Tela principal para usuários de desktop Limble CMMS

Além dos problemas de navegação, muitas imagens, gráficos e listas nem sempre podem ser reduzidos para tamanhos de tela menores - você perderá a legibilidade ou terá problemas estruturais (como visto na imagem abaixo).

Os maiores benefícios do uso de software de manutenção móvel

Se você veio aqui com a ideia de que ter um CMMS é bom o suficiente, deixe-me mostrar o que você está perdendo se não tiver acesso a um software de manutenção móvel.

Maior produtividade

Maior nível de automação, comunicação mais rápida e melhor organização significam que seus técnicos e planejadores de manutenção precisam gastar menos tempo em tarefas administrativas e podem se concentrar em fazer o trabalho que agrega valor à organização. Além disso, os dados disponíveis que eles podem acessar a qualquer momento (como o histórico de ativos) podem acelerar visivelmente diferentes partes de seu fluxo de trabalho diário.

Na verdade, demorou apenas uma semana ou mais para a equipe de manutenção pegar o jeito do software. Desde então, tenho visto um aumento na produtividade em cerca de 20-30%.
- Joe Romero, Diretor de Instalações, Myriad Genetics

Comunicação aprimorada

Você pode enviar notificações instantâneas rapidamente para toda a sua equipe de manutenção ou técnicos escolhidos. Além disso, os técnicos podem usar seus aplicativos móveis para colaborar em grandes projetos e trocar facilmente informações valiosas relacionadas a tarefas específicas nas quais estão trabalhando.

Utilizamos o Limble há mais de quatro meses, resultando em um programa de manutenção executado com muito mais eficiência, bem como uma comunicação muito mais forte entre os usuários, técnicos e gerentes do equipamento.
- Ted Rawlings, Gerente de Operações Terrestres, Helicópteros PJ

Mais responsabilidade

Com um CMMS móvel, os técnicos não têm desculpa para não rastrear coisas como o trabalho que estão fazendo e as peças de reposição que usaram. Isso dá ao gerente de manutenção uma visão geral mais precisa da carga de trabalho que foi atribuída a cada indivíduo e como eles tiveram um desempenho geral.

Podemos ficar de olho em nossa manutenção globalmente com a capacidade de capturar o desempenho e fornecer relatórios.
- Roger Beck, Global Facility Manager, IHG (Holiday Inn)

Melhor organização

Ter um plano de manutenção preventiva é ótimo - se todos seguirem. A grande vantagem de um aplicativo de manutenção móvel é que ele permite que você rastreie e gerencie ((re) agendamento e reatribuição de trabalhos) o andamento do trabalho em andamento de qualquer lugar com acesso à Internet.

Em média, economizo de uma a duas horas por dia, dependendo da carga de trabalho. O mais importante para mim é poder fazer coisas no meu telefone dinamicamente.
- Rob Siler, técnico de manutenção, Myriad Genetics

Maior precisão dos dados

Ser capaz de registrar o trabalho, as peças sobressalentes e as notas durante ou imediatamente após o trabalho concluído é uma ótima maneira de garantir que os dados que entram no sistema sejam os mais precisos possível. Isso é extremamente importante para gerar relatórios precisos que devem orientar decisões informadas.

Também tentarei anexar algumas declarações de nossos usuários para mostrar a você que esses são os benefícios que as pessoas realmente experimentam, e não é algo que soe bem na teoria.

Com o Limble, posso rastrear todos os nossos suprimentos que chegam, como eles são usados, ver as taxas de uso e também ser capaz de prever orçamentos para o próximo ano. Isso diminuiu meu orçamento tremendamente; Consegui contratar outro cara por causa do que conseguimos economizar.
- Benjamin Scott, Supervisor de Instalações, Intercontinental Hotels Group

Descubra mais sobre o aplicativo de manutenção móvel da Limble aqui .

Agora, vamos ver como obter esses benefícios na prática.

Como usar o software de manutenção móvel para criar fluxos de trabalho eficientes

1. Relatar problemas por meio de um portal de solicitação de trabalho (também conhecido como bilhetagem)

Uma coisa realmente importante para um departamento de manutenção eficiente é ter uma linha de comunicação aberta com o resto da organização. Seja um operador de máquina que está tendo um problema na linha de produção ou um funcionário de escritório que está lidando com um vazamento de HVAC, ter uma maneira rápida de relatar um problema e entrar em contato com a equipe de manutenção é do interesse de todos.

Não sabemos como outros fornecedores implementaram isso, então tudo que vamos descrever a partir de agora é baseado em como o implementamos no Limble.


Exemplo de um portal de solicitação de trabalho
O próprio portal de solicitação de trabalho é frequentemente implementado como um recurso autônomo, o que significa que você não precisa ter um aplicativo de manutenção instalado; você pode simplesmente visitar um URL específico e preencher o formulário de relatório.

Se você estiver usando Limble CMMS, não há custo adicional associado ao portal de solicitação de trabalho, pois não requer uma licença de usuário ser usado.

O que acontece depois disso é onde surgem os benefícios de ter um aplicativo de manutenção móvel.

Em primeiro lugar, uma vez enviadas, as solicitações de trabalho são sincronizadas automaticamente em todos os seus dispositivos (computador, celular, tablet). Com base em suas pré-configurações, o sistema pode ser configurado para que o trabalho seja automaticamente atribuído a um técnico de manutenção específico.

Isso significa que os solicitantes podem enviar problemas de qualquer lugar e os técnicos podem vê-los imediatamente, onde quer que estejam. Os solicitantes também podem deixar seus endereços de e-mail para que possam ser mantidos informados sobre o andamento de seus tíquetes.

Tudo isso leva a menos tíquetes duplicados, menos chamadas de acompanhamento que distraem e menos tempo gasto agendando o trabalho.

2. Aumentando a produtividade por meio de um fluxo de trabalho mais eficiente

Como gerente de manutenção, ficar preso à sua mesa o dia todo é um castigo que você não merece.

No entanto, se você tem uma equipe de manutenção maior e deseja garantir que o trabalho necessário seja feito a tempo, você não tem outra opção - você tem que usar seu computador desktop para rastrear e gerenciar todo o trabalho de manutenção.

Um aplicativo de manutenção móvel permite que você faça tudo em movimento. Não importa se você deseja verificar se tudo está nos trilhos com um tempo de inatividade planejado ou ter que designar alguém para cuidar de um colapso crítico rapidamente, ambos podem ser feitos com alguns toques em seu dispositivo móvel.

O uso do software de manutenção móvel traz ainda mais melhorias de produtividade no dia a dia para os técnicos de manutenção:

• ser capaz de verificar rapidamente sua programação (ordens de serviço atribuídas e MPs)
• registre o trabalho à medida que o faz (o que também melhora significativamente a precisão dos dados)
• receber notificações instantâneas por meio de notificações push
• responda e registre possíveis problemas adicionais enquanto corrige o problema em questão
• procure informações de ativos rapidamente enquanto diagnostica o problema (mais sobre isso na próxima seção)

3. Usando o histórico de ativos para melhorar o tempo médio de reparo

Se você realmente pensar sobre isso, a principal razão pela qual os telefones celulares são tão populares é porque eles nos fornecem acesso instantâneo às informações.

A mesma vantagem pode ser muito útil para técnicos de manutenção. Por exemplo, quando eles estão realizando qualquer tipo de reparo, eles podem simplesmente abrir o aplicativo de manutenção e encontrar as informações de que precisam:

• informações gerais sobre ativos
• OSs e PMs concluídos
• registros de manutenção de equipamento detalhados
• guias e manuais do OEM
• instruções sobre como concluir um determinado reparo
• lista de padrões de falha identificados

Ter acesso a esses dados significa que eles precisarão de menos tempo para diagnosticar o problema e realizar ações corretivas .

Fazendo um trabalho melhor em menos tempo? É uma oferta difícil de recusar.

4. Acelerando o fluxo de trabalho com códigos QR

Existem algumas maneiras pelas quais você pode combinar códigos QR e software de manutenção para alguns ganhos de produtividade agradáveis:

• procure informações de ativos rapidamente digitalizando seu código de barras
• enviar uma solicitação de trabalho escaneando o código de barras do ativo e descrevendo o problema
• rastreie o inventário com pesquisa de código de barras
• reduza os erros com menos documentação manual

Para obter informações adicionais, consulte este guia rápido sobre como usar códigos de barras com seu CMMS .

5. Usando CMMS móvel para colaboração e comunicação remotas

Para qualquer organização maior, as visitas externas e o trabalho de manutenção que abrange vários turnos são algo que acontece com bastante frequência. Nessas situações, uma troca rápida de informações entre os técnicos pode ser a diferença entre um tempo de inatividade de três horas e um tempo de inatividade de cinco horas.

Uma maneira que um software de manutenção móvel pode facilitar a comunicação é por meio de comentários de ordem de serviço em tempo real.

Imagine que você tem um técnico de manutenção novo na empresa. Ele recebe uma notificação para lidar com uma solicitação de trabalho - digamos que haja um problema específico com uma linha de produção. Ele realiza a inspeção, mas tem um problema para identificar o que está causando o mau funcionamento. Nessa situação, se a equipe de manutenção estiver usando um aplicativo de manutenção móvel, o técnico pode iniciar um thread de comentários nessa ordem de serviço pedindo conselhos. Um técnico sênior que conhece o ativo por dentro e por fora (e provavelmente já lidou com esse problema exato antes) pode entrar na conversa e explicar a causa mais provável da falha.

Às vezes, o problema em questão pode ser tão específico que leva muito tempo para ser descrito. É por isso que, se você estiver usando o Limble CMMS, também terá a opção de tirar fotos e anexá-las a comentários, registros de manutenção de equipamentos, instruções de PM e muito mais.

Com todas essas opções à sua disposição, transferir informações importantes entre turnos ou trabalhadores remotos nunca foi tão rápido ou fácil.

Existem requisitos especiais para usar um aplicativo de manutenção móvel?

Se você está preocupado com os requisitos de hardware, pode ficar à vontade. Se o seu celular pode executar o Facebook ou Netflix, não deve haver problemas para executar um aplicativo de manutenção móvel devidamente otimizado.

Para lhe dar uma ideia melhor dos números exatos, aqui estão os requisitos básicos para executar o Limble CMMS em seu dispositivo móvel:

• 2 GB de RAM recomendados (mas pode ser executado com 1 GB)
• Android 4.1. e acima
• iOS 9.3 ou posterior (compatível com iPhone, iPad e iPod touch)

Obviamente, você também precisa estar conectado à Internet para utilizar totalmente todos os recursos do software de manutenção móvel. A boa notícia é que o software tem poucos requisitos de largura de banda, então não é o fim do mundo se você tiver que usar seu tráfego de dados fora do local.

Principais conclusões

Se você está procurando implementar um software de manutenção em sua organização ou substituir sua solução CMMS antiga , você definitivamente deve se concentrar nos fornecedores que podem fornecer soluções móveis.

A razão pela qual criamos um CMMS móvel é que ele oferece um nível totalmente novo de flexibilidade. No mínimo, o grande volume de tempo que você pode economizar em muitas atividades do dia-a-dia já faz com que seja um investimento valioso.

Se você estiver interessado em saber mais sobre nossa solução para celular, não hesite em entrar em contato ou deixe um comentário abaixo do artigo.

Para uma visão aprofundada do CMMS em geral, confira nosso guia O que é um sistema CMMS e como ele funciona.
Como

Recursos do CMMS

Indústrias que usam CMMS