Process Mining:uma chave para a realização contínua de valor em sua jornada de automação

A evolução das expectativas dos clientes, a intensificação da concorrência, a mudança da dinâmica do mercado e a expansão da cobertura e do rigor regulatório exigiram que as empresas construíssem modelos de negócios enxutos, resilientes e ágeis. O COVID-19 expôs ainda mais problemas de sobrevivência e riscos de continuidade de negócios que existem em modelos de negócios legados. Consequentemente, empresas de todos os setores estão procurando acelerar a mudança para processos de negócios digitais, automatizados e inteligentes.

Embora muitas empresas tenham testado com sucesso iniciativas para casos de uso de baixa complexidade, elas continuam lutando para dimensionar esses projetos para programas corporativos. Consequentemente, o valor obtido com essas iniciativas permanece muito inferior ao seu potencial geral.

Embora as empresas enfrentem vários desafios em suas jornadas de automação e transformação digital, identificar e sustentar um pipeline saudável de oportunidades de otimização e automação de processos permanece como as principais barreiras à escala e à realização de valor. Sem um pipeline saudável, as organizações têm apenas grandes objetivos e a urgência de mudar, mas nenhum roteiro claro para o sucesso.

Desafios na criação de um pipeline de automação saudável

Um pipeline de automação saudável é muito mais do que ter vários casos de uso e oportunidades e é composto por quatro requisitos principais:

1. 
   Abordagem baseada em fatos para descobrir processos como estão em escala nos níveis macro (ou seja, fluxos de trabalho organizacionais mais amplos) e micro (ou seja, tarefa ou atividade do usuário final)
   
2. 
   Capacidade de identificar o potencial de otimização e automação de processos de forma integrada
   
3. 
   Visão holística do ROI (ou seja, indo além da economia de custos), priorizando as oportunidades de otimização e automação de processos
   
4. 
   Capacidade de monitorar continuamente o impacto real e o ROI das iniciativas e automações implementadas. Ele permite um mecanismo de feedback contínuo que ajuda a validar e refinar o pipeline e o roteiro de transformação de maneira ágil
   

Descobrimos que as organizações não conseguem criar um pipeline de transformação saudável devido à forte dependência de técnicas manuais baseadas em entrevistas. Essa abordagem comumente usada é atormentada por várias limitações e desafios, como ser extremamente demorada e de recursos, subjetiva, baseada em percepção, potencialmente tendenciosa, incapaz de capturar todas as variantes do processo e resistência das partes interessadas em fornecer os detalhes necessários.

Necessidade de mineração de processos

A mineração de processos ajuda a superar as limitações das técnicas manuais e os desafios na construção de um pipeline saudável, pois:

• 
  Segue uma abordagem baseada em fatos
  
• 
  Fornece maior profundidade e amplitude de informações
  
• 
  É mais fácil de dimensionar e mais econômico do que as técnicas manuais
  
• 
  Permite o monitoramento contínuo do desempenho do processo e ROI
  

As tecnologias de mineração de processos podem ser classificadas em três categorias:mineração de processos clássica, mineração de processos de desktop (também chamada de mineração de tarefas) e mineração de processos híbridos.

A classificação dessas ferramentas é orientada pelo tipo de dados de processo coletados, o insight derivado dos dados coletados e os casos de uso associados aos quais os insights dão suporte.

Mineração de processo clássico

Essas soluções capturam informações relacionadas ao processo de logs de eventos gerados por sistemas corporativos, como planejamento de recursos empresariais (ERP), gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM). Os detalhes capturados são usados ​​para reconstruir processos no estado em que se encontram e ajudar a visualizar fluxos de processos, repetições de etapas e variações em um nível macro. Essas soluções ajudam ainda a monitorar as métricas de desempenho do processo e os principais indicadores de desempenho (KPIs) de forma contínua e identificar oportunidades de melhoria do processo.

Mineração de processos de desktop/mineração de tarefas

Essas soluções capturam informações relacionadas ao processo das interações do usuário final com os aplicativos do local de trabalho. Isso inclui pressionamentos de tecla, cliques do mouse, IDs de objetos do aplicativo, informações de tela e outras atividades potenciais no nível do sistema. Esses dados granulares fornecem informações sobre as tarefas e atividades envolvidas na execução de um processo em um nível micro. Os insights da mineração de processos de desktop ajudam a identificar oportunidades de automação em nível de tarefa, gerar documentação de processo e monitorar processos e produtividade de funcionários.

Mineração de processo híbrido

A demanda por uma visão unificada e holística dos processos atuais está alimentando a necessidade de uma solução híbrida de mineração de processos que aproveite os logs de eventos e da interface do usuário (UI) para fornecer o melhor dos dois mundos. Embora essas soluções ainda estejam em seus estágios iniciais de maturidade, espera-se que evoluam rapidamente.

Aplicações de mineração de processos

A mineração de processos desempenha um papel crítico em todos os estágios dos ciclos de vida de transformação digital das empresas para acelerar a realização do valor, o ROI e a escala. A mineração de processos pode ajudar a fornecer os seguintes benefícios:

• 
  Descubra: descobre ou valida os fluxos de processo existentes juntamente com os desvios, exceções, variações e informações de etapas essenciais associadas (como tempo, custo, volume e frequência). Eles também podem ser usados ​​para criar ou atualizar a documentação do processo, que pode ser aproveitada para casos de uso como treinamento de novos funcionários e entrega de processos em cenários de terceirização.
  

• 
  Otimizar: compara processos atuais com procedimentos operacionais padrão (SOPs) definidos para verificações de conformidade e análise de desvios em termos de caminho, tempo e custos. Ele ajuda a simplificar e reestruturar processos identificando exceções, pontos cegos e vulnerabilidades de processos, bem como racionalizando o número de variantes identificadas. A mineração de processos também ajuda a obter insights sobre a colaboração dos funcionários, que podem ser usados ​​para melhor alocação de recursos e delegação de trabalho.
  

• 
  Automatizar: captura informações extensas do processo, como volume, custos, tempo e frequência dos caminhos e etapas do processo. Essas informações são analisadas pela ferramenta de mineração de processos usando estruturas apropriadas para identificar oportunidades de automação e elimina a dependência de palpites e opiniões.
  

• 
  Avaliar: simula vários cenários de otimização e automação de processos para prever o ROI e criar ou validar o caso de negócios. As abordagens comuns de análise de simulação envolvem a configuração de cenários hipotéticos definindo determinados atributos, usando filtros de processo para comparar etapas e examinando o impacto em KPIs relevantes, como tempo de processamento e retrabalho. Essas simulações minimizam o risco de implementar projetos de melhoria sem o conhecimento de como eles afetarão as operações em tempo real.
  

• 
  Executar: reduz as lacunas de execução acionando automaticamente ações com base nos insights gerados. Ajudar a agir sobre os insights gerados está se tornando uma parte essencial da mineração de processos, que também está impulsionando sua integração com várias soluções complementares, como automação robótica de processos (RPA), automação de fluxo de trabalho e gerenciamento de casos. Consequentemente, uma ampla gama de ações pode ser acionada dependendo do caso de uso, incluindo:
  
  • 
    Alertas e notificações sobre eventos que exigem atenção (por exemplo, violações de KPI, violações de contrato de nível de serviço etc.) por meio de e-mail e exibições de painel
    
  • 
    Atribuir tarefas a usuários relevantes ou criar tickets
    
  • 
    Acionar bots e automações de RPA para realizar determinadas tarefas (por exemplo, tarefas de alta gravidade quando um usuário não age dentro de um período especificado)
    

• 
  Monitorar: permite que uma organização monitore o desempenho do processo continuamente e crie um roteiro para otimização e automação contínuas de processos. O monitoramento de processos quase em tempo real ajuda as empresas a detectar gargalos e prever quaisquer desafios no cumprimento de acordos de nível de serviço (SLAs) críticos ou quaisquer possíveis violações de KPI e planejar soluções.
  

Compreendendo a jornada de mineração de processos

A adoção da mineração de processos pode ser impulsionada por necessidades ad hoc para analisar alguns processos ou como parte de uma estratégia de toda a organização para transformar as operações. Em ambos os casos, as empresas podem dividir suas jornadas de mineração de processos nessas cinco etapas distintas para maior sucesso e realização de valor:

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  Entenda o estado atual :as empresas precisam entender o estado atual de seus recursos e resultados de mineração de processos, bem como os possíveis resultados alcançáveis
  

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  Crie um caso de negócios para o resultado desejado :como próximo passo, as empresas devem identificar processos adequados para implementação de mineração de processos, criar um business case para os resultados desejados e refinar o estado do resultado alvo se o business case não se sustentar
  

• 
  Determinar o estado de destino da capacidade :tendo determinado os resultados alcançáveis, as empresas devem mapear os requisitos de capacidade correspondentes para alcançá-los. O Everest Group avalia os recursos de mineração de processos em mais de 25 elementos-chave das jornadas de mineração de processos das empresas e quatro níveis de maturidade. As organizações podem passar por vários sprints de durações variadas para passar de um estado para outro. Eles podem estar em diferentes níveis de maturidade em seus elementos de capacidade
  

• 
  Identifique todos os determinantes e mapeie o caminho :dados os mesmos estados atuais e de destino, a jornada de mineração de processos para diferentes empresas pode seguir rotas diferentes, dependendo de fatores ambientais, como estrutura organizacional, foco em pessoas/processos, interessados ​​iniciais, apetite ao risco, sensibilidade a mudanças e conhecimento de tecnologia
  

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  Executar no caminho mapeado :tendo mapeado o caminho de execução mais adequado, as empresas podem aproveitar várias estruturas e ferramentas de práticas recomendadas para uma execução bem-sucedida
  

O mercado de mineração de processos continua a crescer rapidamente, impulsionado pela maior conscientização e maturidade das soluções de mineração de processos. Empresas de todas as regiões e setores começaram a perceber seu papel na aceleração das jornadas de automação e transformação digital, bem como no monitoramento contínuo de processos, o que é fundamental para garantir agilidade e resiliência dos negócios. Além disso, sua integração com soluções de automação expandiu seu papel na condução de ações baseadas em fatos e orientadas a resultados.

O Manual de Mineração de Processos do Everest Group capacita as empresas em vários estágios de suas jornadas de automação e transformação de processos com insights, metodologias e conselhos práticos para alcançar os melhores resultados de mineração de processos.

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