Como as organizações inteligentes estão usando a RPA para prosperar na era do Automation First

A disrupção é um resultado inevitável da inovação e do avanço tecnológico. À medida que surgem novas tecnologias poderosas – internet, plataformas móveis, nuvem, etc. – as organizações que não conseguem se adaptar e evoluir inevitavelmente caem no esquecimento. Mesmo os gigantes da indústria não estão imunes a esse fenômeno, e a história dos negócios está repleta de empresas que não conseguiram acompanhar o ritmo da evolução tecnológica e pagaram o preço por isso.

Por outro lado, as empresas que reconhecem os tempos de mudança, incorporam proativamente tecnologias disruptivas e adotam novos modelos de negócios se preparam adequadamente para o futuro. Eles não apenas são capazes de permanecer competitivos, como muitas vezes prosperam. Dê uma olhada no gráfico abaixo para alguns exemplos de empresas que lutaram ou prosperaram com o surgimento de novas tecnologias disruptivas.

Outra mudança tecnológica está sobre nós:a era da 'automação em primeiro lugar'.

À medida que as empresas buscam a transformação digital e incorporam plataformas mais diversas em sua pegada operacional, o grande número de processos de negócios e fluxos de trabalho a serem enfrentados pode ser esmagador.

A automação extensiva é essencial para lidar com a crescente complexidade que a transformação digital produz, melhorando a eficiência operacional, reduzindo custos e minimizando a pressão que as tarefas manuais e mundanas impõem aos seus funcionários mais valiosos.

Robotic Process Automation (RPA) surgiu como o ponto de partida para a transformação digital. A tecnologia pode ajudá-lo a inaugurar uma nova era de eficiência, produtividade e prosperidade para o seu negócio. Isso explica por que o RPA está crescendo tão rapidamente. A Forrester estima que o mercado de RPA chegará a 2,9 bilhões até 2021.

Para aproveitar ao máximo essa oportunidade, sua organização precisa adotar uma mentalidade de 'automação em primeiro lugar' de cima para baixo. Ou seja, buscar soluções de automação primeiro ao projetar, melhorar ou transformar um processo de trabalho. Se algo pode ser automatizado, deve ser automatizado.

A automação primeiro adota uma abordagem de cima para baixo e de baixo para cima

Incutir uma mentalidade de automação em primeiro lugar, nutri-la e incentivar a adoção em toda a sua empresa pode levar tempo. Há dois caminhos gerais para este destino a serem considerados.

A primeira é uma abordagem de cima para baixo, que envolve ter uma visão centralizada de todos os seus processos de negócios e identificar os processos que superam os outros em volume total, ocorrem com maior frequência, têm o maior número de tarefas repetitivas ou exigem mais tempo para executar.

Mapas de calor de domínio, mineração de processos e ferramentas de planejamento podem ajudar as equipes de automação dedicadas a isolar os processos que são os melhores candidatos para automação em massa.

As empresas normalmente constroem essa equipe centralizada primeiro, na forma de um centro de operações robóticas (ROC). Enquanto o ROC aborda os processos que causam o maior impacto em seus negócios, eles também estabelecem um modelo de governança que permite que seus funcionários explorem quais de seus próprios processos do dia-a-dia podem ser automatizados como uma abordagem de baixo para cima. Individualmente, essas tarefas podem parecer ter um efeito mínimo na eficiência e na economia de custos, mas, quando consideradas como um todo, representam uma quantidade significativa de tempo que os funcionários de sua organização gastam em processos repetitivos.

O gráfico a seguir mostra como a abordagem de baixo para cima complementa uma abordagem de cima para baixo mais centralizada em termos da porcentagem de tarefas organizacionais que cada abordagem pode tocar.

Considere algo tão simples como copiar e colar informações e dados de um aplicativo para outro. Como um incidente isolado, é um aborrecimento. Estendido por centenas ou milhares de funcionários que completam essas tarefas várias vezes ao dia, rapidamente se torna um enorme desperdício de tempo e custo operacional.

Cada abordagem tem seus méritos e as organizações devem adotar ambas para obter os melhores resultados. Enquanto uma abordagem centralizada de cima para baixo aborda as tarefas repetitivas das quais a organização está ciente, a abordagem liderada pelo funcionário pode revelar tarefas e subtarefas que podem ser automatizadas para liberar mais tempo para os funcionários. Para que uma empresa tenha sucesso no dimensionamento da automação, ela precisa estabelecer um mecanismo para lidar com os processos de cima para baixo, bem como apoiar a abordagem liderada por funcionários.

Como dimensionar a automação

Depois que as organizações testaram o RPA e demonstraram uma prova de conceito (POC) clara, elas se deparam com a perspectiva aparentemente assustadora de dimensionar a automação em toda a empresa. Em nossa experiência, os clientes normalmente passam por quatro estágios à medida que seu programa de automação amadurece. Estes estão começando, dimensionando, transformando e estendendo.

O diagrama abaixo descreve quem é o proprietário de cada estágio e qual é o modelo operacional normalmente.

Há algumas considerações que precisam ser abordadas para oferecer suporte à escalabilidade contínua e incentivar a adoção do usuário. Segurança e governança, em particular, são duas das principais preocupações para a expansão da RPA. Quem é responsável por construir robôs, verificar seu desempenho e aprová-los para uso generalizado?

A criação de um ROC pode ajudar a padronizar as políticas de automação e incentivar a adesão às práticas recomendadas de RPA. Um ROC também centraliza o desenvolvimento e disseminação de robôs, dando aos stakeholders controle total sobre a expansão do RPA.

A conscientização em toda a organização, promovendo POCs e apresentando o retorno sobre o investimento (ROI) dos robôs existentes, cultivará o suporte organizacional, removendo possíveis barreiras burocráticas à escalabilidade.

Encontre a plataforma de RPA certa para sua equipe

Nem todos os aspectos da Robotic Process Automation serão conduzidos por seus funcionários de TI. As organizações empresariais que têm uma mentalidade de automação em primeiro lugar incentivam os funcionários sem formação técnica a automatizar os processos por conta própria.

A missão da UiPath é fornecer a plataforma para a mentalidade de automação em primeiro lugar, e a UiPath Enterprise RPA Platform tem vários componentes que incentivam os usuários que não têm experiência em escrever ou executar código a construir seus próprios robôs RPA. O UiPath Studio, por exemplo, fornece uma interface intuitiva na qual o público não técnico pode navegar facilmente.

O UiPath também oferece suporte a uma grande comunidade de RPA de crowdsourcing que compartilha robôs úteis entre si e pode ajudar a responder a perguntas. As organizações que desejam ensinar sua força de trabalho sobre os pontos mais delicados do desenvolvimento e implantação de RPA podem aproveitar a UiPath Academy.

Quaisquer que sejam os obstáculos que você encontre em seu caminho para alcançar uma mentalidade de automação em primeiro lugar, os resultados valem a pena. Ao remover o fardo de tarefas monótonas e demoradas, a automação pode melhorar a produtividade dos funcionários em 75% e as taxas de satisfação no trabalho em 50%.

A primeira era da automação está aqui, e o UiPath RPA pode ajudá-lo a posicionar sua empresa para ter sucesso e prosperar neste momento emocionante de inovação e disrupção tecnológica.

Para saber mais, obtenha sua cópia gratuita do relatório "Bem-vindo à primeira era da automação:seu guia para uma empresa próspera em um mundo automatizado"