Principais fatores de sucesso por trás da automação inteligente

Como qualquer tecnologia, a automação inteligente não pode ser eficaz se não for gerenciada adequadamente.
A pandemia está demonstrando a importância de agir com agilidade, velocidade e resiliência em resposta a grandes disrupções globais. O que também está claro é que as organizações que ainda não adotaram tecnologias de automação inteligente com sucesso ficaram lutando para responder de forma eficaz.

Na melhor das hipóteses, a automação inteligente permite que o trabalho seja realizado em front, middle e back office de maneira muito mais inteligente, rápida e eficiente. No entanto, um dos maiores problemas para as organizações quando começam a automatizar seus processos de negócios é como sustentar e ampliar essas atividades. A realidade é que poucos projetos de automação de negócios estão realmente progredindo além do estágio piloto, e ter boas intenções e boas tecnologias de automação inteligente não é suficiente.

Na verdade, são as pessoas, o talento e a estrutura por trás da automação inteligente que são tão importantes quanto a própria tecnologia. A chave aqui é ter a metodologia de entrega certa – mantendo uma equipe, com as habilidades certas para agir – desde o início. São esses fatores críticos que determinam o sucesso e o fracasso. Discutirei as etapas a seguir que garantem que a automação inteligente gere valor de forma consistente em todas as operações corporativas.

Comece com uma visão objetiva

Para um programa de automação inteligente realmente entregar, uma estratégia e um propósito são necessários. Isso pode melhorar a qualidade dos dados, a eficiência operacional, a qualidade do processo e a capacitação dos funcionários ou aprimorar as experiências das partes interessadas, fornecendo respostas mais rápidas e precisas. Seja qual for o motivo, uma estratégia de automação inteligente deve estar alinhada às necessidades mais amplas do negócio.

Idealmente, os principais interessados ​​devem estar envolvidos na criação da visão; se não o fizeram, envolva-os agora. Se eles virem a automação inteligente como um projeto estratégico de negócios, eles a apoiarão e também fornecerão os recursos financeiros e humanos necessários. Embora a automação inteligente geralmente seja gerenciada por uma equipe de negócios, ela ainda será governada pela equipe de TI usando as práticas existentes, portanto, eles também devem estar envolvidos no início. A TI dará suporte à automação inteligente em muitas frentes críticas, como conformidade com segurança de TI, capacidade de auditoria, infraestrutura de suporte, sua configuração e escalabilidade.

Esteja preparado

Para que a automação inteligente possa ser dimensionada à medida que a demanda aumenta, planeje onde ela está dentro da empresa. Uma abordagem centralizada abrange toda a organização, por isso pode ser benéfico incorporá-la em um “centro de excelência” (CoE) ou começar a criar esse ambiente operacional. Um modelo "federado" também é eficaz quando a capacidade de automação inteligente está dentro de uma função específica, mas é dimensionada para toda a empresa, com a equipe de automação central controlando os padrões e as melhores práticas. Isso é alcançado através da criação de pods de entrega em toda a organização, responsáveis ​​pela identificação e entrega de seus próprios processos automatizados – regidos pelo CoE.

Identifique os melhores processos

Sempre selecione as oportunidades de automação de processos que gerarão os benefícios mais rápidos e seja muito claro sobre o que torna um processo realmente bom. Por exemplo, as melhores opções são aqueles processos que sofrem de erros humanos, envolvem um grande volume de tarefas manuais e repetitivas, ou exigem melhorias na experiência do cliente – como tempos de resposta mais rápidos.

Além disso, antes de automatizar um processo, considere se ele realmente precisa ser simplificado ou melhorado, pois isso requer tempo, custo e esforço adicionais e geralmente resulta apenas em pequenas melhorias. Qualquer decisão deve sempre depender dos objetivos estratégicos gerais de negócios para automação. Se o requisito for uma entrega de processo ultra suave, vá em frente e melhore-o, mas se a redução de custos for o objetivo principal, basta automatizar um processo "como está".

Nesse estágio, entre em contato com o departamento de TI para garantir que não haja nenhuma manutenção planejada para o aplicativo de destino, ou a automação do processo terá que ser interrompida. Para garantir a rastreabilidade do programa de automação e antes de qualquer atividade, um conjunto de indicadores também deve ser acordado – incluindo; indicadores financeiros, de processo, de qualidade e de desempenho.

Entrega cuidadosa

Para realmente começar a automatizar os processos, capture as informações corretas na fase de definição para evitar problemas, portanto, envolva especialistas experientes no assunto nessa atividade. Também vale a pena realizar um passo a passo do processo para o público certo. Cada processo automatizado escolhido deve ser documentado e um entendimento adquirido de como ele será diferente do mesmo processo humano.

Uma vez que tudo isso tenha sido acordado com a empresa e a autoridade de design do processo tenha aprovado o plano proposto e realizado as revisões de pares necessárias, o desenvolvimento pode começar. Somente quando o negócio estiver satisfeito, o teste de aprovação pode começar. Quando os robôs estiverem totalmente funcionando, certifique-se de que eles estejam devolvendo referências de negócios, ou exceções, à equipe operacional para intervenção manual e que uma capacidade técnica esteja prontamente disponível caso eles não ajam conforme o esperado. Em última análise, para garantir a continuidade e a disponibilidade dos recursos de automação, deve haver uma infraestrutura de TI robusta e de suporte.

Construa uma equipe com várias habilidades

Nomear um desenvolvedor líder de alta qualidade é essencial para lidar com quaisquer pontos problemáticos de automação inteligente, mas essas pessoas podem ser extremamente difíceis de encontrar no mercado atual. Os desenvolvedores precisarão ser treinados para o mais alto padrão em desenvolvimento e análise de processos. À medida que a equipe de desenvolvimento continua a crescer, indique uma Autoridade de Projeto para garantir que os padrões sejam mantidos e um Monitor da Sala de Controle para gerenciar os robôs de produção.

Ter os melhores talentos em automação inteligente é o sangue vital de qualquer iniciativa de sucesso e, com essas habilidades cada vez mais procuradas, a demanda supera a oferta. Portanto, vale a pena considerar um parceiro que forneça recursos humanos, governança, gerenciamento e metodologias para apoiar programas globais de aprendizado e integrar treinamento em implementações de automação inteligente em rápida expansão.

Considerações finais

Em última análise, para obter os melhores resultados com a automação inteligente, a jornada completa deve ser definida antecipadamente, em vez de esperar erros e corrigir depois. Depois que o suporte de toda a empresa for obtido e uma visão dos resultados desejados for criada, é recomendável começar pequeno e, em seguida, começar a entregar – enquanto aprende rápido – para permitir que o programa realmente prospere à medida que se expande em toda a empresa.