Fatores Essenciais de Sucesso para Implementação de Automação Inteligente

Como qualquer tecnologia, automação inteligente não pode ser efetiva se não for gerenciada adequadamente. A pandemia está demonstrando a importância de agir com agilidade, velocidade e resiliência em resposta a grande disrupção global. O que também está cristalino é que organizações que ainda não adotaram tecnologias de automação inteligente com sucesso ficaram lutando para responder efetivamente.

No seu melhor, automação inteligente permite trabalho ser realizado em front, middle e back offices muito mais inteligente, rápido e eficiente. No entanto, um dos maiores problemas para organizações quando começam a automatizar seus processos de negócios é como sustentar e escalar estas atividades. A realidade é que não suficientes projetos de automação de negócios estão realmente progredindo além da fase piloto, e ter boas intenções e boas tecnologias de automação inteligente simplesmente não é suficiente.

Na verdade, são as pessoas, talento e estrutura por trás da automação inteligente que são tão importantes quanto a tecnologia em si. A chave aqui é ter a metodologia de entrega certa — enquanto retém uma equipe, com as habilidades certas para ação isso — desde o início. São estes fatores críticos que determinam sucesso e falha. Discutirei os seguintes passos que garantem automação inteligente consistentemente gere valor através de operações empresariais.

Comece com visão proposital

Para um programa de automação inteligente realmente entregar, estratégia e propósito são necessários. Isso poderia ser melhorar qualidade de dados, eficiência operacional, qualidade de processo e capacitação de funcionários, ou melhorar experiências de stakeholders fornecendo respostas mais rápidas e precisas. Qualquer que seja o racional, uma estratégia de automação inteligente deve ser alinhada às necessidades mais amplas do negócio.

Idealmente, stakeholders-chave devem estar envolvidos na criação da visão; se não estiveram, engaje-os agora. Se eles veem automação inteligente como projeto de negócios estratégico, eles a apoiarão e fornecerão os recursos financeiros e humanos necessários também. Embora automação inteligente seja geralmente gerenciada por equipe de negócios, ainda será governada pela equipe de TI usando práticas existentes, então eles também devem ser envolvidos no início. TI apoiará automação inteligente em muitas frentes críticas, como conformidade com segurança de TI, auditabilidade, infraestrutura de suporte, sua configuração e escalabilidade.

Esteja preparado

Para que automação inteligente escale conforme demanda aumenta, planeje onde ela se encaixa no negócio. Uma abordagem centralizada abrange a organização inteira, então pode ser benéfico incorporar isso em um 'centro de excelência' (CoE) ou começar a mover para criar este ambiente operacional. Um modelo 'federado' também é efetivo onde capacidade de automação inteligente reside em uma função particular mas é escalada através do negócio, com equipe central de automação controlando padrões e melhores práticas. Isso é alcançado criando pods de entrega por toda a organização, responsáveis por identificação e entrega de seus próprios processos automatizados — governados pelo CoE.

Identifique os melhores processos

Sempre selecione oportunidades de automação de processo que gerarão benefícios mais rápidos, e seja muito claro sobre o que torna um processo verdadeiramente bom. Por exemplo, melhores opções são aqueles processos sofrendo de erros humanos, envolvendo alto volume de tarefas manuais e repetitivas, ou requerem melhorias na experiência do cliente — como tempos de resposta mais rápidos.

Também, antes de automatizar um processo, considere se ele realmente precisa ser simplificado ou melhorado pois isso requer tempo, custo e esforço adicionais e geralmente resulta em apenas melhorias menores. Qualquer decisão deve sempre depender dos objetivos estratégicos gerais do negócio para automação. Se o requisito é para entrega de processo ultra suave, vá em frente e melhore, mas se corte de custo é o objetivo central, apenas automatize um processo 'como está'.

Nesta etapa, converse com departamento de TI para garantir que não há manutenção planejada para aplicação alvo, ou a automação do processo terá que ser paralisada. Para garantir rastreabilidade do programa de automação e antes de quaisquer atividades ocorrerem, um conjunto de indicadores também deve ser acordado — incluindo; financeiros, de processo, qualidade e KPIs relacionados a desempenho.

Entrega cuidadosa

Para realmente começar a automatizar processos, capture informação correta na fase de definição para evitar problemas, então envolva especialistas de matéria conhecedores nesta atividade. Também vale realizar walk-through do processo para a audiência certa. Cada processo automatizado escolhido deve ser documentado e compreensão obtida de como diferirá do mesmo processo humano.

Uma vez que tudo isso foi acordado com o negócio, e a autoridade de design de processo aprovou o blueprint proposto e conduziu as revisões de pares necessárias — desenvolvimento pode começar. Apenas quando o negócio estiver satisfeito, pode começar teste de sign-off. Uma vez que robôs estejam totalmente funcionando, garanta que eles estão devolvendo encaminhamentos de negócio, ou exceções, à equipe operacional para intervenção manual, e que capacidade técnica está prontamente disponível caso não ajam como esperado. Em última análise, para garantir continuidade e disponibilidade de recursos de automação, deve haver infraestrutura de TI robusta de suporte.

Construa equipe multi-habilidades

Nomear desenvolvedor líder de alta qualidade é essencial para lidar com quaisquer pontos de dor de automação inteligente mas estas pessoas podem ser extremamente difíceis de encontrar no mercado atual. Desenvolvedores precisarão ser treinados ao mais alto padrão em desenvolvimento e análise de processo. À medida que equipe de desenvolvimento continua crescendo, nomeie Autoridade de Design para garantir padrões mantidos, e Monitor de Sala de Controle para gerenciar robôs de produção.

Ter o melhor talento em automação inteligente é a força vital de qualquer iniciativa bem-sucedida, e com estas habilidades sendo cada vez mais procuradas levou a demanda superando oferta. Portanto, vale considerar parceiro que forneça recursos humanos, governança, gestão e metodologias para apoiar programas globais de aprendizado e integrar treinamento em implementações de automação inteligente em rápida expansão.

Considerações finais

Em última análise, para obter melhores resultados com automação inteligente, a jornada completa deve ser definida antecipadamente, em vez de esperar por erros e então corrigir depois. Uma vez que apoio em toda empresa é obtido e visão de resultados desejados criada, começar pequeno é recomendado, então começar a entregar — enquanto aprende rápido — para permitir que o programa realmente prospere à medida que escala através do negócio.