Como a automação pode aliviar a pressão do fechamento financeiro

O “culto do excesso de trabalho” está bem e verdadeiramente sobre nós. Qualquer pessoa em contabilidade ou finanças – seja no centro de Londres, nos lances de Wall Street ou em um back office em outro lugar – sabe que seu trabalho nunca está realmente terminado e há estudos para provar isso.

A pesquisa UK CIMA (the Chartered Institute of Management Accountants) relata uma média de 43 horas de trabalho por semana. Os resultados são mais dramáticos para profissionais de finanças de alto escalão. Os EUA dos membros de 2013 pesquisa salarial do CIMA relataram que a semana média de trabalho para os membros do CIMA nos EUA era de 49 horas.

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Apenas algumas semanas atrás, uma pesquisa do FD Recruit revelou que os diretores de finanças no Reino Unido agora trabalham em média 50 horas por semana e raramente usam todo o tempo de férias anuais. CFOs e diretores financeiros com alcance global relatam a maior média de semanas de trabalho – 61 horas. Essa mesma estatística é refletida nos resultados do CIMA de 2013 para os EUA, com 41% de seus membros – a maioria deles funcionários financeiros de alto escalão – trabalhando até 60 ou mais horas por semana.

Mais trabalho, mais risco

Mas todo esse trabalho extra não ajuda as empresas a progredir. Trabalhar longas horas não significa necessariamente que a qualidade e a produtividade sejam garantidas. Na verdade, trabalhar horas extras pode aumentar significativamente a taxa de erros e a capacidade da equipe de trabalhar em seu nível mais alto.

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Não é fácil para um CFO ou diretor financeiro fazer uma pausa. Há bônus, posicionamento competitivo e integridade empresarial em jogo. A pressão parece nunca parar, mesmo quando os trabalhadores financeiros estão oficialmente de folga. De acordo com o FD Recruit pesquisa:'…muitos não conseguem desligar completamente do trabalho, com 81% dizendo que quase sempre podem ser contatados por telefone e 64% dizendo que levam um laptop de trabalho com eles.' No entanto, todo esse trabalho pode colocar a organização em risco de erros e oportunidades perdidas.

Promover altos padrões de eficiência e precisão e estar atento à melhoria em qualquer organização requer vigilância constante. Isso é particularmente evidente nas atividades complexas em torno do fechamento financeiro. Você tem que observar cada detalhe. Mas toda essa observação leva tempo. Ele prende a equipe na revisão de relatórios e coleta de dados, deixando pouco tempo para uma análise crítica real.

Eficiência e precisão

Então, como os profissionais de finanças podem atingir seus objetivos sem trabalhar o tempo todo? O truque é encontrar processos repetíveis e automatizá-los. Dessa forma, cada tarefa será concluída com absoluta consistência, velocidade e visibilidade — e você não precisará passar horas examinando os resultados e fazendo perguntas.

Automatizando os processos de fechamento financeiro de ponta a ponta torna gerenciável a conclusão de centenas — ou centenas de milhares — de tarefas repetíveis. Ao remover as atividades manuais do fechamento financeiro, você reduz a oportunidade de erro humano e melhora sua visibilidade. Além disso, você documenta automaticamente as etapas, o que é essencial para verificações de conformidade e auditoria. Quando você usa a tecnologia para detalhar grandes projetos, você transforma sua equipe de observadores de detalhes em analistas reais. Com a equipe livre de problemas de combate a incêndios, eles podem gerenciar por exceção e reorientar a análise.

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A verdadeira automação de processos não é apenas um gráfico de planejamento, por exemplo. Com a automação de processos, as organizações podem construir as etapas lógicas que executam os processos no fechamento com precisão confiável. Uma vez que os processos corretos são automatizados corretamente, eles ocorrem exatamente da mesma maneira todas as vezes. A automatização de processos críticos para os negócios permite que as organizações aumentem o valor dos sistemas de tecnologia da informação existentes para eliminar tempo, esforço e energia dispendiosos e desnecessários.

A tecnologia de processos financeiros de hoje pode liberar os CFOs e diretores financeiros do trabalho exigente e repetitivo. Com a automação de fechamento financeiro, não há necessidade de comprometer a velocidade ou a qualidade para obter eficiência. Você pode ter tudo e até ter um dia de folga de vez em quando.

Fornecido por Dennis Walsh, presidente da Redwood Software Américas e Ásia-Pacífico