Gestão de Processos de Negócio para Empresas Industriais: Aumente Eficiência e Elimine Erros

Processos industriais precisam ser precisos. Qualquer erro, desde um elo interrompido na cadeia de suprimentos até uma etapa defeituosa no processo de manufatura, pode reduzir significativamente a qualidade dos bens ou serviços entregues.

Em um ambiente altamente competitivo, erros são intoleráveis.

Erros e falhas são frequentes quando seu negócio industrial não tem um conjunto de etapas documentadas para cada operação. É aqui que a gestão de processos de negócio entra.

Neste artigo, exploraremos o que é gestão de processos de negócio e como ela pode reduzir erros em todos os seus procedimentos. Isso inclui procedimentos como usar o Thomasnet.com para obter fornecedores, operações no chão de fábrica, até o fim da sua cadeia de suprimentos com entrega de produto/serviço e marketing.

Você descobrirá então como implementar gestão de processos de negócio no seu negócio hoje, primeiro usando uma abordagem simples de caneta e papel antes de considerar software online para processos mais complexos.

O Que é Gestão de Processos de Negócio?

Gestão de Processos de Negócio pode ser definida como:

"Uma disciplina em gestão de operações na qual pessoas usam vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar, otimizar e automatizar processos de negócio." John Jeston e Johan Nelis, Business Process Management

Para explicar essa definição em mais detalhes, vamos examinar a indústria aeroespacial. Construir um avião não é tarefa pequena. Fabricar maquinário tão complexo requer uma coleção cuidadosamente planejada de tarefas inter-relacionadas, ligadas para encontrar seu fim na entrega de um veículo voador.

Recurso Relacionado: Desafios e Oportunidades na Indústria Aeroespacial

São essas tarefas vinculadas, agrupadas, que compõem um processo.

A gestão de processos de negócio essencialmente assume o controle desses processos, que podem ser estruturados e repetíveis ou não estruturados e variáveis. A sequência de etapas dentro de um processo pode variar de instância para instância, o que significa que existem gateways, condições e regras de negócio.

Processos não precisam ser complicados. Até um procedimento simples como construir um avião de papel requer um conjunto de tarefas realizadas em ordem especificada, e é útil documentar essas tarefas como um processo (veja a imagem abaixo do Aviation Explorer).

Processos de negócio estão em constante estado de fluxo, o que significa que a gestão de processos de negócio é uma prática contínua, constantemente ajustando e mudando operações para melhoria.

Dentro da gestão de processos de negócio, processos são vistos como os ativos mais importantes de uma organização, e com razão. Empresas que implementam processos têm uma taxa de sucesso 280% maior em seus projetos (95%), versus aquelas que não implementam (25%).

Ao entender, gerenciar e desenvolver esses processos como ativos, empresas podem entregar produtos e serviços de valor agregado a clientes.

Benefícios de Processos Padronizados

O mercado de gestão de processos de negócio deve chegar a US$ 16 milhões até 2023, com uma Taxa de Crescimento Anual Composta de 14% entre 2017 e 2023. Em outras palavras, a prática já é popular e só tende a se tornar mais comum.

Por que todos estão prestando cada vez mais atenção à gestão de processos de negócio? Continue lendo para descobrir.

Gestão de Processos de Negócio Reduz Custos

Mapear seus processos em detalhes fornece insights sobre duração, recursos necessários, frequência e custos de cada etapa e do processo como um todo. Com esse nível de detalhe para cada uma das suas operações de negócio, redundâncias podem ser eliminadas, problemas de controle de qualidade identificados e custos excessivos de materiais e mão de obra destacados.

Benefício da Gestão de Processos para Reconhecer e Responder às Demandas dos Clientes

Operações e processos de negócio precisam ser responsivos ao cliente e suas demandas em mudança. Mudanças dos clientes na indústria industrial incluem expectativas de entrega aumentadas, visibilidade de fluxos de trabalho e personalização de produtos.

Usar um método para gerenciar seus processos pode permitir modificar uma série de tarefas para que sejam centradas no cliente.

Gestão de Processos Melhora e Adapta Modelos de Negócio

Trabalhar com um modelo de negócio desatualizado não o levará longe. Com gestão de processos de negócio, você obtém maior entendimento dos seus processos de negócio para que possam ser atualizados, fazendo as mudanças certas no momento certo. Com total transparência de cada tarefa dentro de um processo, você pode planejar a mudança, implementá-la, medir a resposta a ela e então avaliar essa resposta e aprender com ela.

Nosso mundo de negócios está em constante evolução e transformação. Fatores de mudança como a ascensão da tecnologia na era digital, ou necessidades do consumidor em mudança atuam como tensões nos processos de negócio. Você precisa ser capaz de adaptar seus processos de acordo para ficar à frente da concorrência.

Gestão de Processos Aumenta a Produtividade

Com gestão de processos de negócio, ineficiências podem ser identificadas e removidas. Tome a Adidas como exemplo. A Adidas melhorou o tempo de espera entre a colocação do pedido e a visibilidade do pedido no sistema através da gestão de processos, significando que pedidos eram atendidos mais rápido. Outro exemplo é a Renegard, empresa que fornece revestimento protetor de alto desempenho para uma gama de veículos. Com a implementação de um sistema de gestão de processos, a empresa relatou aumentos na produtividade.

Gestão de Processos Dá Vantagem Competitiva

A gestão de processos de negócio analisa e melhora processos constantemente. Essa melhoria significa remover desperdícios e outras etapas lentas e pesadas. Com a remoção do tempo desperdiçado, você pode simplificar seus processos de negócio e focar no que importa, como inovação.

Gestão de Processos Melhora a Retenção de Clientes

Ao melhorar suas métricas, como inovação e produtividade, há efeitos cascata, significando que seus clientes têm mais probabilidade de ficar satisfeitos com seu produto/serviço.

Você pode construir sobre isso ainda mais fornecendo suporte, sucesso e provisão de serviço ao cliente integrados ao resto das atividades da empresa via abordagem integrada de gestão de processos. Por exemplo, você pode configurar e usar processos simples de suporte ao cliente.

Gestão de Processos Estabelece Padronização de Processos

A gestão de processos de negócio é uma forma de controle de qualidade através da padronização de processos de negócio. Com padronização, processos podem ser melhorados com maior facilidade para o futuro, a produtividade aumenta e operações podem ser agendadas de acordo.

Gestão de Processos Incentiva Colaboração Interdepartamental

A transparência dos processos dada pela gestão de processos significa que operações entre departamentos podem ser comparadas e entendidas. Colaboração entre departamentos pode identificar processos compartilhados, determinar redundâncias e aprender onde informações e expertise compartilhadas podem ser benéficas.

Gestão de Processos Melhora Segurança, Proteção e Conformidade

A falta de transparência pode resultar em problemas com segurança, proteção e conformidade. A gestão de processos lança luz sobre essas questões para que stakeholders sejam informados. Processos podem ser facilmente adaptados para manter-se atualizados com conformidade, segurança e padrões de proteção, tanto internos quanto externos.

Como Construir Processos

Podemos ver que a gestão de processos de negócio traz muitos benefícios a um negócio; a próxima pergunta é: como implementar gestão de processos de negócio no seu negócio hoje?

A implementação começa com documentação de processos. Ou seja, você pega seus processos atuais, documenta estes processos incluindo os membros da equipe envolvidos, e então executa e testa cada processo.

Para simplificar, podemos dividir a implementação em três partes principais:

• Pré-implementação (planejar)
• Implementação (executar)
• Re-implementação (revisar)

Para esclarecer melhor, trabalharei através de um processo de exemplo e como foi implementado.

Processos de Exemplo para Empresas Industriais

Ubíquos em todo o mundo, luvas de látex são um exemplo interessante de processos industriais. Operações atuais funcionam em perfeita sinergia entre tecnologia antiga vs ultra-moderna. Obter esse equilíbrio certo entre os dois métodos faria parte da etapa de pré-implementação usada para projetar o processo de fabricação de luvas de látex.

Primeiramente, as etapas para produção de luvas de látex seriam planejadas antes de serem implementadas conforme o vídeo abaixo.

Este exemplo de luvas de látex é ótimo para mostrar como processos são documentados. Como a esteira que traz as luvas para fabricação, um processo documentado garante que cada etapa seja realizada na ordem correta, no momento certo, e que nenhuma etapa seja perdida. Nesse caso, a ordem correta de tarefas seria:

1. Mãos são obtidas, feitas de cerâmica ou alumínio, servindo como moldes
2. O resíduo é removido da última produção de luvas de borracha via lavagem em água com sabão
3. Resíduo removido da última produção via lavagem em alvejante
4. Deixando o alvejante, os moldes de mãos passam por escovas para limpeza adicional
5. Moldes de mãos são lavados em tanque de água quente
6. Mãos são giradas em um suporte para secar por gotejamento
7. Enquanto as mãos ainda estão levemente úmidas, os moldes são mergulhados em um banho químico
8. Moldes são colocados em borracha líquida quente reforçada para resistência extra
9. A borracha líquida reage aos químicos nas mãos (do banho químico) e fica gelatinosa
10. Revestidas com gel de borracha, as mãos giram para remover resíduos e passam por forno quente para secagem
11. A borracha passa por processo químico chamado volatilização tornando-a forte e elástica
12. Luvas são lavadas e secas
13. Luvas giram através de escovas que enrolam os punhos
14. Luvas são removidas dos moldes de mãos por trabalhadores

Documentar este processo antes da implementação reduziria erros e consequentemente melhoraria a disponibilidade de tempo e economizaria dinheiro durante a operação. Uma vez que as etapas foram documentadas na pré-implementação, a implementação do processo destacaria ineficiências, gargalos e áreas para melhoria. Melhorias podem ser feitas referindo-se aos passos do processo registrado, revisando estas etapas e avaliando para renovação.

Há muita informação disponível que você pode consultar para entender como construir seus processos de negócio.

Como Gerenciar Seus Processos

Uma vez que você construiu seus processos, a próxima etapa seria gerenciá-los. Sistemas simples de gestão de processos podem ser tão diretos quanto usar caneta e papel, escrevendo cada etapa do processo para então seguir.

Isso pode ser feito como uma lista de verificação, documentando cada tarefa no papel. Você pode então examinar cada tarefa para determinar como pode melhorar um dado processo.

O problema com essa abordagem simples de caneta e papel surge quando processos começam a se tornar cada vez mais complexos. Você pode precisar de recursos como lógica condicional, ou uma forma de tornar uma tarefa priorizada, ou um método para garantir que o funcionário correto seja designado a uma tarefa específica.

Felizmente, existem ferramentas para ajudar a adicionar esse nível de complexidade para a gestão dos seus processos. Ferramentas BPM online são uma ótima maneira de gerenciar processos de negócio complexos.

Para exemplificar, vou analisar um dos principais softwares BPM, o Process Street. Com o Process Street, listas de verificação podem ser criadas para conter os seguintes recursos:

1. Atribuir tarefas entre membros da equipe conforme necessário
2. Introduzir lógica condicional aos seus processos
3. Adicionar tarefas de parada para garantir ordem de tarefas e prioridades são concluídas
4. Definir datas de vencimento para garantir que tarefas sejam concluídas no prazo

Esses recursos funcionam para adicionar complexidade aos processos, mas de forma amigável ao usuário. Com essas listas, o erro humano pode ser minimizado, a responsabilidade aumentada, e as ferramentas e informações necessárias para completar todas as tarefas de um dado processo são registradas e fornecidas ao usuário.

Implemente Gestão de Processos de Negócio no Seu Negócio Hoje

Neste artigo, discutimos o que é gestão de processos de negócio e como você pode começar a documentar e construir seus processos de negócio. Para processos mais complexos, você pode usar software de gestão de processos, como o Process Street, para ajudar a organizar tudo.

A gestão de processos de negócio traz muitos benefícios ao negócio, então saia na frente e comece a usar gestão de processos no seu negócio hoje.