Três dores de cabeça de custo de trabalho que a tecnologia pode resolver

O rastreamento preciso do tempo é fundamental para gerenciar os custos de mão de obra a fim de obter lucratividade para as empresas de construção, separando as empresas de sucesso do resto do pacote.

Se os custos de mão de obra não forem alocados para o projeto ou tarefa certa, ou a quantidade de trabalho concluído estiver errada, é difícil controlar o orçamento do projeto. A precisão tem um impacto direto nos lucros ou perdas de um projeto.

O custo eficaz do trabalho e o controle do tempo são tão bons quanto os dados que são coletados. Felizmente, as soluções atuais em tempo real baseadas na nuvem podem agilizar esses processos, bem como conectar outros pontos-chave de dados do negócio. Ao integrar contabilidade, folha de pagamento, custeio de trabalho, controle de tempo, gerenciamento de ativos e programas de ERP, a solução certa permite maior visibilidade em toda a linha e possibilita uma melhor tomada de decisão no processo.

A seguir estão três cenários indutores de dor de cabeça que empreiteiros e supervisores normalmente enfrentam ao lidar com sistemas de rastreamento de custos e tempo de trabalho, junto com insights sobre como o up-leveling pode diminuir o estresse, mitigar erros humanos e ajudar a aumentar os lucros do projeto.

Dor de cabeça no. 1:Rastreamento de horas de trabalho e tarefas em constante mudança. O rastreamento das horas de trabalho e da produtividade de uma equipe depende de cada membro manter com precisão um cartão de ponto em papel ou planilha. Mas não só eles levam um tempo precioso para serem preenchidos, como também têm maior probabilidade de apresentar inconsistências. Muitas vezes, esses cartões de ponto são preenchidos dias ou até semanas depois, depois que o trabalho foi concluído. Além disso, os membros da equipe podem digitar ou escrever inadvertidamente códigos de custo inativos, omitir horas ou superestimar o tempo gasto no local ou trabalhando em uma tarefa específica.

O rastreamento de tempo baseado em nuvem em tempo real elimina esse problema, alcançando um verdadeiro custo de trabalho para projetos de construção. Em vez de esperar para preencher planilhas ou planilhas em papel, cada membro da equipe abre um aplicativo baseado em nuvem em seu telefone, autentica-se com um PIN, seleciona o projeto em que está trabalhando, escolhe a tarefa que realizará e seleciona a peça de equipamentos que usarão para realizar o trabalho do dia. Depois que eles confirmam suas entradas, o aplicativo tira uma selfie do funcionário e confirma sua localização física. O recurso de reconhecimento de rosto do aplicativo compara a foto selfie do funcionário com sua foto de perfil e sinaliza qualquer problema com um alerta de incompatibilidade.

Uma solução de rastreamento de tempo com reconhecimento facial torna os custos do trabalho mais precisos, porque os empreiteiros sabem que a pessoa certa está atribuindo horas de trabalho ao projeto adequado com total precisão. Quando um aplicativo de controle de tempo se integra a um planejamento de recursos corporativos ou sistema de folha de pagamento, os dados de custo do trabalho estão disponíveis e aprovados na nuvem. Em seguida, as informações são finalmente inseridas nos campos de dados correspondentes para processamento e relatório. Quando a equipe muda de tarefa para tarefa, como misturar cimento para derramar o cimento, cada membro da equipe simplesmente escolhe a próxima tarefa sem a necessidade de perder o tempo da tarefa anterior. Cada mudança de tarefa leva menos de três segundos para ser concluída. O funcionário só precisa registrar o ponto quando terminar o trabalho do dia.

A melhor maneira de obter os custos de trabalho mais precisos é coletar dados de custos de trabalho conforme eles acontecem. Os funcionários ainda podem capturar os custos do trabalho e entrar e sair conforme isso acontece, mesmo quando não há acesso à Internet ou serviço de dados de celular adequado.

O rastreamento em tempo real oferece aos empreiteiros os melhores dados para relatórios de custo de trabalho precisos e captura o progresso em tempo real dos projetos, revelando os problemas o mais rápido possível. Isso dá aos empreiteiros a melhor oportunidade de proteger os resultados financeiros do projeto.

Dor de cabeça nº 2:lidar com dados que não estão sincronizados entre os aplicativos. Os empreiteiros usam a tecnologia há anos para aumentar a precisão do cálculo de custos do trabalho. Alguns ainda usam papel. Outros usam planilhas ou outro software independente. Pode haver melhorias moderadas com a mudança para planilhas em vez de métodos de coleção manuscrita, mas a maioria das planilhas contém erros de cálculo ou entrada. Muitas empresas coletam dados em papel, adicionam esses dados em planilhas e depois os inserem novamente no software.

Ainda existem muitos possíveis pontos de erro e lacunas que desperdiçam tempo e causam desafios de precisão. Uma simples coleta de dados ou erro de entrada pode levar a suposições caras. Em comparação, um sistema moderno integrado, com controles, permite que todos os dados de custo de trabalho fiquem em sincronia. Guarda-corpos como esses ajudam os empreiteiros a melhorar seus esforços de custeamento do trabalho, de modo que as projeções que eles fazem se alinham intimamente com o trabalho que será feito no final das contas.

Quando os sistemas ERP e de folha de pagamento são integrados em tempo real com o aplicativo de controle de tempo, ele cria um sistema interconectado onde a estrutura de custos do projeto é a mesma. Isso garante que a maneira como você coleta os dados do campo corresponda à estrutura de dados para relatórios de custo de trabalho no ERP para relatórios de custo de trabalho precisos e processamento da folha de pagamento. Além disso, se houver novas tarefas adicionadas ao meio do projeto por causa de um pedido de alteração, a integração ERP adicionará automaticamente a tarefa ao aplicativo de controle de tempo para que o funcionário de campo selecione a nova tarefa. Além disso, integrações mais avançadas mostrariam apenas os códigos de custo específicos do projeto, para proteger os funcionários de selecionar o código de custo errado.

A solução de rastreamento de tempo espelha a estrutura de custos do projeto no ERP, para que os supervisores estejam cientes de como o orçamento de mão de obra do projeto está sendo afetado, ao mesmo tempo em que podem detectar estouros de orçamento pendentes com antecedência suficiente para tomar decisões oportunas para ajudar a manter seu projeto despesas.

Aqui está um exemplo hipotético:uma equipe de calçada de concreto aparece para trabalhar. Quando eles marcam o ponto, um novo código de custo do ERP foi adicionado ao aplicativo de controle de tempo do pedido de alteração de ontem, como a adição de um tapete de vergalhão à calçada. O supervisor informa o funcionário sobre isso, e o funcionário pode selecionar a nova tarefa. Não há possibilidade de digitar incorretamente ou usar um código para um projeto diferente, em um dia diferente ou em uma taxa diferente. Conforme a equipe conclui suas tarefas, o aplicativo de controle de tempo e o sistema ERP compartilham dados continuamente, dando ao supervisor atualizações contínuas sobre os totais de mão de obra e produção. Mais importante ainda, permite que os supervisores comparem o orçamento estimado com seus custos reais, para que permaneçam no prazo e dentro do orçamento e garantam que todo o trabalho seja faturável e contabilizado, enquanto ainda contabilizam as alterações ou acréscimos no meio do projeto.

Dor de cabeça no. 3:Lidar com processos manuais ineficientes. Mover dados de um lugar para outro em papel, planilhas ou em um programa consome muito tempo. Os supervisores querem que suas equipes gastem seu tempo trabalhando em um trabalho, não desperdiçando tempo administrativo. Hoje, 26,4 % por cento de todas as empresas de construção afirmam que nenhuma de suas soluções de software se comunica entre si. É aí que entram as soluções integradas, ajudando os funcionários a concluir tarefas simples com velocidade e precisão.

Em um sistema baseado em nuvem com coleta de dados de campo ao vivo, relatórios de custo de trabalho são criados a partir dos dados mais atualizados, mostrando o status atual de cada tarefa em cada projeto. Ter essas informações dá aos contratados clareza sobre as mudanças de status do projeto à medida que ocorrem e permite que tomem decisões rápidas quando os ajustes precisam ser feitos.

Outro exemplo. Usando cartões de ponto em papel, um funcionário da folha de pagamento deve inserir manualmente as informações da folha de pagamento no sistema de folha de pagamento; em seguida, um funcionário da contabilidade ou gerente de projeto deve digitar o número de horas por código de custo e atribuí-las ao projeto certo. Em seguida, eles precisam inserir as quantidades de produção por código de custo no ERP ou software de estimativa ou planilha. O funcionário da folha de pagamento pode gastar até cinco minutos na entrada de dados por funcionário, e o funcionário da contabilidade ou gerente de projeto gastaria pelo menos esse tempo inserindo os dados de custo do trabalho no ERP. Um aplicativo de rastreamento em tempo real registra instantaneamente suas entradas de tempo, unidades de produção concluídas e alocações de custos de trabalho e integra esses dados na folha de pagamento e no sistema ERP.

Os funcionários de uma empresa de andaimes gastavam de quatro a cinco horas por dia inserindo manualmente os dados da folha de pagamento e garantindo que o tempo de seus funcionários fosse codificado para o projeto certo. Eles também tiveram que digitalizar e organizar a papelada para armazenamento digital. Quando mudaram para um aplicativo de rastreamento de tempo baseado em nuvem e coletaram custos de trabalho e trabalho em tempo real, eles reduziram os processos manuais para uma hora por dia, resultando em um aumento de 78% na produtividade.

Cada projeto de construção tem seu conjunto de peças móveis e pode espalhar a atenção de um supervisor. Seja para otimizar o controle de tempo, melhorar o custo do trabalho ou transferir dados vitais de um departamento para outro, uma solução baseada em nuvem em tempo real elimina erros não forçados, torna os lances mais competitivos e alivia dores de cabeça desnecessárias ao longo do caminho.

Mike Merrill é cofundador e diretor de operações da WorkMax .