Como a Tecnologia Elimina Três Grandes Desafios de Custeio de Obras

Rastreamento preciso de tempo é crítico para gerenciar custos de mão de obra a fim de alcançar rentabilidade para empresas de construção, separando negócios bem-sucedidos do resto do grupo.

Se custos de mão de obra não são alocados ao projeto ou tarefa certa, ou a quantidade de trabalho concluído está errada, é difícil controlar o orçamento do projeto. A precisão tem impacto direto nos lucros ou perdas de um projeto.

Custeio de obras eficaz e rastreamento de tempo são apenas tão bons quanto os dados que são coletados. Felizmente, as soluções baseadas em nuvem em tempo real de hoje podem simplificar esses processos, bem como conectar outros pontos-chave de dados do negócio. Ao integrar contabilidade, folha de pagamento, custeio de obras, rastreamento de tempo, gestão de ativos, e programas ERP, a solução certa permite maior visibilidade em toda a linha, e permite melhor tomada de decisão no processo.

Seguem três cenários que induzem dor de cabeça que contratantes e supervisores comumente enfrentam ao lidar com sistemas de custeio de obras e rastreamento de tempo, junto com insights sobre como subir de nível pode diminuir estresse, mitigar erros humanos e ajudar a aumentar lucros de projetos.

Dor de cabeça nº 1: Rastrear horas de mão de obra e tarefas constantemente mutáveis

Rastrear as horas de mão de obra e produtividade de uma equipe depende de cada membro manter accuradamente um cartão de ponto baseado em papel ou planilha. Mas não apenas estes levam tempo precioso para preencher, eles são mais propensos a ter inconsistências. Frequentemente, estes cartões de ponto são preenchidos dias ou até semanas depois, depois que o trabalho foi feito. Além disso, os membros da equipe podem inadvertidamente digitar ou escrever códigos de custo inativos, omitir horas ou superestimar o tempo gasto no local ou trabalhando em uma tarefa específica.

Rastreamento de tempo baseado em nuvem em tempo real elimina este problema ao alcançar custeio de obras verdadeiro para projetos de construção. Em vez de esperar para preencher folhas de ponto em papel ou uma planilha, cada membro da equipe abre um app baseado em nuvem no telefone, autentica com um PIN, seleciona o projeto em que está trabalhando, escolhe a tarefa que realizará, e seleciona o equipamento que usará para realizar seu trabalho no dia. Após confirmarem suas entradas, o app tira uma selfie do funcionário e confirma sua localização física. A capacidade de reconhecimento facial do app compara a foto da selfie do funcionário com sua foto de perfil, e sinaliza quaisquer problemas com um alerta de incompatibilidade.

Uma solução de rastreamento de tempo com reconhecimento facial torna custos de obras mais precisos, porque contratantes sabem que a pessoa certa está alocando horas de mão de obra ao projeto adequado com precisão completa. Quando um app de rastreamento de tempo integra com um sistema de planejamento de recursos empresariais ou folha de pagamento, os dados de custeio de obras ficam disponíveis e aprovados na nuvem. Então a informação é finalmente empurrada para os campos de dados correspondentes para processamento e relatórios. Quando a equipe muda de tarefa para tarefa, como misturar cimento para despejar o cimento, cada membro da equipe simplesmente escolhe a próxima tarefa sem a necessidade de registrar saída da tarefa anterior. Cada mudança de tarefa leva menos de três segundos para completar. O funcionário só precisa registrar saída quando terminar de trabalhar no dia.

A melhor maneira de obter os custos de obras mais precisos é coletar dados de custeio de obras conforme eles acontecem. Funcionários ainda podem capturar custos de obras e registrar entrada e saída conforme acontece, mesmo quando não há acesso à internet ou serviço de dados celular adequado.

Rastreamento em tempo real dá aos contratantes os melhores dados para relatórios de custeio de obras precisos, e captura progresso em tempo real em projetos, revelando problemas no momento mais cedo possível. Isso dá aos contratantes a melhor oportunidade de proteger a linha de fundo do projeto.

Dor de cabeça nº 2: Lidar com dados que não estão sincronizados entre aplicações

Contratantes têm usado tecnologia por anos para aumentar a precisão do custeio de obras. Alguns ainda usam papel. Outros usam planilhas ou outro software autônomo. Podem haver melhorias moderadas ao mover de planilhas sobre métodos de coleta manuscritos, mas a maioria das planilhas contém erros de computação ou entrada. Muitas empresas coletam dados em papel, adicionam esses dados em planilhas, então os inserem novamente no software.

Ainda existem muitos pontos possíveis de erro e lacunas que desperdiçam tempo e causam desafios de precisão. Um simples erro de coleta ou entrada de dados pode levar a suposições custosas. Em comparação, um sistema moderno integrado, com controles, permite que todos os dados de custeio de obras permaneçam sincronizados. Salvaguardas como estas ajudam contratantes a melhorar seus esforços de custeio de obras, para que as projeções que fazem se alinhem de perto com o trabalho que será finalmente feito.

Quando sistemas ERP e de folha de pagamento são integrados em tempo real com o app de rastreamento de tempo, cria um sistema interconectado onde a estrutura de custo do projeto é a mesma. Isso garante que a maneira como você coleta dados do campo corresponda à estrutura de dados para relatórios de custeio de obras no ERP para relatórios precisos de custeio de obras e processamento de folha de pagamento. Além disso, se houver novas tarefas adicionadas ao projeto no meio do caminho por causa de uma ordem de mudança, a integração ERP adicionará automaticamente a tarefa ao app de rastreamento de tempo para o funcionário de campo selecionar a nova tarefa. Adicionalmente, integrações mais avançadas só mostrariam códigos de custo específicos do projeto, para proteger funcionários de selecionar o código de custo errado.

A solução de rastreamento de tempo espelha a estrutura de custo do projeto no ERP, para que supervisores estejam cientes de como seu orçamento de mão de obra do projeto está sendo afetado, enquanto também são capazes de detectar estouros de orçamento pendentes cedo o suficiente para tomar decisões oportunas para ajudar a manter seu projeto no orçamento.

Aqui está um exemplo hipotético: Uma equipe de calçada de concreto aparece para trabalhar. Quando registram entrada, um novo código de custo do ERP foi adicionado ao app de rastreamento de tempo da ordem de mudança de ontem, como a adição de uma malha de vergalhão à calçada. O supervisor avisa o funcionário sobre isso, e o funcionário pode selecionar a nova tarefa. Não há possibilidade de digitação errada ou uso de código para um projeto diferente, em um dia diferente ou taxa diferente. Conforme a equipe completa suas tarefas, o app de rastreamento de tempo e o sistema ERP continuamente compartilham dados, dando ao supervisor atualizações contínuas sobre seus totais de mão de obra e produção. Mais importante, permite que supervisores comparem o orçamento estimado com seus custos reais, para que permaneçam no prazo e dentro do orçamento, e garantam que toda mão de obra seja faturável e contabilizada, enquanto ainda contabilizam mudanças ou adições no meio do projeto.

Dor de cabeça nº 3: Lidar com processos manuais ineficientes

Mover dados de um lugar para outro em papel, planilhas, ou em um programa é incrivelmente consumidor de tempo. Supervisores querem que suas equipes gastem seu tempo trabalhando em uma obra, não desperdiçando tempo administrativo. Hoje, 26,4% de todas as empresas de construção afirmam que nenhuma de suas soluções de software se comunicam entre si. É aí que soluções integradas entram, ajudando trabalhadores a completar tarefas simples com velocidade e precisão.

Em um sistema baseado em nuvem com coleta de dados de campo ao vivo, relatórios de custeio de obras são criados a partir dos dados mais atualizados, mostrando o status atual de cada tarefa em cada projeto. Ter esta informação dá aos contratantes clareza sobre mudanças de status de projeto conforme elas ocorrem, e permite que tomem decisões rápidas quando ajustes precisam ser feitos.

Outro exemplo. Usando cartões de ponto em papel, um funcionário de folha de pagamento deve inserir manualmente as informações de folha de pagamento no sistema de folha de pagamento, então um funcionário de contabilidade ou gerente de projeto tem que digitar o número de horas por código de custo e atribuí-las ao projeto certo. Então eles precisam inserir as quantidades de produção por código de custo no ERP ou software de estimativa ou planilha. O funcionário de folha de pagamento pode gastar até cinco minutos na entrada de dados por funcionário, e o funcionário de contabilidade ou gerente de projeto gastaria pelo menos essa quantidade de tempo inserindo dados de custeio de obras no ERP. Um app de rastreamento de tempo em tempo real registra instantaneamente suas entradas de tempo, unidades de produção completadas e alocações de custeio de obras, e integra esses dados em folha de pagamento e no sistema ERP.

Funcionários de uma empresa de andaimes gastavam quatro a cinco horas por dia inserindo manualmente dados de folha de pagamento e certificando-se de que o tempo de seus funcionários era codificado para o projeto certo. Eles também tinham que digitalizar e organizar a papelada para armazenamento digital. Quando mudaram para um app de rastreamento de tempo baseado em nuvem e coletaram mão de obra e custos de obras em tempo real, reduziram processos manuais para uma hora por dia, resultando em um aumento de 78% na produtividade.

Todo projeto de construção tem seu conjunto de partes móveis, e pode espalhar a atenção de um supervisor. Seja simplificando rastreamento de tempo, melhorando custeio de obras ou transferindo dados vitais de um departamento para outro, uma solução baseada em nuvem em tempo real elimina erros não forçados, torna licitações mais competitivas, e alivia dores de cabeça desnecessárias ao longo do caminho.

Mike Merrill é cofundador e diretor de operações da WorkMax.