6 Estratégias Comprovadas para Rastreamento Eficiente de Ativos em Saúde

Organizações de saúde dependem de equipamentos, ferramentas e outros ativos para fornecer assistência de qualidade aos pacientes. Isso inclui não apenas os equipamentos médicos usados no cuidado direto, mas também os computadores e outros ativos que as empresas de saúde utilizam para gerenciar registros de pacientes, faturamento médico e outros processos que ocorrem nos bastidores.
O rastreamento eficaz de ativos é essencial para organizações de saúde garantirem entrega eficiente de serviços e reduzirem equipamentos perdidos e roubados. Estimativas indicam que equipamentos perdidos e roubados custam atualmente aos hospitais dos EUA cerca de $4.000 anualmente por leito, e o roubo de equipamentos custa aos hospitais pelo menos $52 milhões por ano. Para melhorar os processos de rastreamento de ativos em saúde, siga estas práticas recomendadas.

1. Realize uma auditoria completa de inventário e etiquete todos os ativos com números de identificação únicos.

Categorizar ativos por tipo, documentar valor do ativo, anos em serviço, informações do fabricante, fornecedores de peças e outras informações sobre cada ativo facilita o gerenciamento de ativos ao longo do tempo. O status operacional existente de todos os ativos deve ser documentado, assim como quaisquer registros de manutenção prévios existentes.
Categorizar ativos por tipo é crucial durante a auditoria inicial de inventário, pois ativos de diferentes tipos exigirão cronogramas de manutenção únicos, bem como outros procedimentos distintos de gerenciamento de ativos exclusivos para o tipo ou categoria do ativo. Uma auditoria completa de inventário e etiquetagem de todos os ativos existentes é a base de práticas sólidas de gerenciamento de ativos para organizações de saúde e suporta as outras práticas recomendadas descritas abaixo.

2. Escolha etiquetas de ativos e labels de código de barras adequados para a aplicação.

Ativos de saúde podem estar sujeitos a procedimentos regulares de sanitização ou outros riscos ambientais, por isso é imperativo selecionar etiquetas de ativos que possam suportar exposição regular a essas condições. Também existem soluções de etiquetas de ativos projetadas para equipamentos de alto valor que são frequentemente perdidos ou roubados. Etiquetas de ativos de vinil destrutíveis e labels de código de barras à prova de violação, por exemplo, deixam evidências claras de adulteração, desencorajando roubo.
Labels de foil e labels de código de barras de poliéster são opções adequadas para etiquetar muitos ativos de saúde, como equipamentos de computador, enquanto Tags de Ativo Metalphoto® Alumínio e Labels Metalphoto® Foil são ideais para etiquetar ativos de alto valor para durabilidade duradoura, e etiquetas de ativo de duas partes são úteis para simplificar documentação e manutenção de registros, um ponto comum de dor quando se trata de eficiência geral no setor de saúde.

3. Otimize a utilização de equipamentos com uma solução de gerenciamento de inventário.

Muitos hospitais acabam superinvestindo em ativos para compensar a dificuldade de localizar rapidamente ativos essenciais. Ao implementar um sistema de gerenciamento de inventário hospitalar, as organizações podem reduzir (ou até eliminar) compras redundantes e desnecessárias de equipamentos, otimizando a utilização de equipamentos.
Etiquetar ativos e documentar localizações de equipamentos em um banco de dados central facilita para a equipe localizar prontamente as ferramentas, suprimentos e equipamentos necessários para entrega eficiente de cuidados. Também facilita o gerenciamento do complexo processo de testes, inspeção e manutenção necessário para organizações de saúde manterem conformidade regulatória.

4. Desenvolva um sistema de gerenciamento do ciclo de vida do ativo.

O rastreamento de ativos, quando combinado com soluções de software de gerenciamento de ativos, pode ser usado para gerenciar o ciclo de vida de uma variedade de tipos de ativos. Usando este método, organizações de saúde monitoram a condição dos ativos, gerenciam cronogramas de manutenção e rastreiam os custos ao longo da vida associados a ativos únicos. As organizações podem optar por substituir ativos após serem totalmente depreciados para melhorar a segurança, retirando ativos mais antigos de serviço antes que acidentes ou falhas permanentes ocorram.
O gerenciamento do ciclo de vida do ativo também fornece dados valiosos para organizações de saúde que podem informar futuros investimentos em equipamentos. Por exemplo, provedores de saúde com dados históricos robustos de ativos podem facilmente identificar os ativos que superam outros do mesmo tipo, permitindo que compradores selecionem fabricantes oferecendo o melhor valor ao longo da vida útil quando for hora de substituir equipamentos desatualizados.

5. Implemente manutenção preventiva.

Hospitais e outras organizações de saúde gerenciam um grande volume de ativos de alto valor. O rastreamento de ativos pode simplificar o gerenciamento de programas de manutenção preventiva, que podem reduzir a frequência de falhas inesperadas ao identificar potenciais problemas de equipamento antes que causem interrupções. Além disso, a manutenção preventiva contínua normalmente estende a vida útil desses ativos caros, mantendo-os em condições ideais de funcionamento. Soluções de rastreamento de ativos também podem auxiliar hospitais e outros provedores a acompanhar procedimentos de sanitização para reduzir infecções nosocomiais.

6. Implemente um sistema de check-in/check-out.

Quando ativos são etiquetados com números de identificação únicos, organizações de saúde podem implementar sistemas de check-in/check-out para colocar informações de disponibilidade e localização em tempo real na ponta dos dedos dos provedores e membros da equipe. Dados coletados ao longo do tempo permitem otimizar investimentos: ativos que estão frequentemente em alta demanda e indisponíveis quando necessários são ativos que devem ser duplicados no inventário de uma organização de saúde.
Se múltiplos ativos idênticos existem, mas raramente estão todos em uso simultaneamente, a maioria das organizações reduz o número de ativos em seu inventário, pois esses ativos existentes são retirados de serviço. O resultado? Custos de equipamentos mais baixos sem sacrificar a disponibilidade de equipamentos vitais.
Organizações de saúde podem se beneficiar do rastreamento de ativos de muitas maneiras, mas seguir práticas recomendadas para rastreamento de ativos em saúde garante gerenciamento de ativos simplificado, reduz custos e, em última análise, melhora a entrega de cuidados.