6 práticas recomendadas para rastreamento de ativos de saúde

As organizações de assistência médica dependem de equipamentos, ferramentas e outros ativos para fornecer assistência médica de qualidade aos pacientes. Isso inclui mais do que apenas o equipamento médico usado no atendimento direto, mas também os computadores e outros ativos dos quais as empresas de saúde dependem para gerenciar registros de pacientes, faturamento médico e outros processos que ocorrem em segundo plano.
Rastreamento eficaz de ativos é uma obrigação para as organizações de saúde para garantir a prestação de serviços eficiente e reduzir equipamentos perdidos e roubados. As estimativas indicam que equipamentos perdidos e roubados atualmente custam aos hospitais dos EUA cerca de US$ 4.000 anualmente por leito, e o roubo de equipamentos custa aos hospitais pelo menos US$ 52 milhões por ano. Para melhorar os processos de rastreamento de ativos de saúde, siga estas práticas recomendadas.

1. Realize uma auditoria de inventário completa e marque todos os ativos com números de identificação exclusivos.

Categorização de ativos por tipo, documentando o valor do ativo, anos de serviço, informações do fabricante, fornecedores de peças, e outras informações sobre cada ativo facilitam o gerenciamento de ativos ao longo do tempo. O status operacional existente de todos os ativos deve ser documentado, bem como quaisquer registros de manutenção anteriores existentes.
A categorização de ativos por tipo é crucial durante a auditoria de inventário inicial, pois ativos de diferentes tipos exigirão cronogramas de manutenção exclusivos, bem como outros procedimentos distintos de gestão de ativos exclusivos para o tipo ou categoria de ativo. Uma auditoria de inventário completa e marcação de todos os ativos existentes é a base das práticas sólidas de gerenciamento de ativos para organizações de saúde e suporta as outras práticas recomendadas descritas abaixo.

2. Escolha etiquetas de ativos e etiquetas de código de barras adequadas para o aplicativo.

Os ativos de saúde podem estar sujeitos a procedimentos regulares de higienização ou outros riscos ambientais, por isso é imperativo selecionar etiquetas de ativos que possam resistir à exposição regular a essas condições. Existem também soluções de etiquetas de ativos projetadas para equipamentos de alto valor que são frequentemente perdidos ou roubados. Etiquetas de vinil destrutíveis e etiquetas de código de barras invioláveis, por exemplo, deixam evidências claras de adulteração para trás, desencorajando o roubo. ® As etiquetas de ativos de alumínio e as etiquetas de folha Metalphoto® são ideais para etiquetar ativos de alto valor para durabilidade duradoura, e as etiquetas de ativos de duas partes são úteis para simplificar a documentação e a manutenção de registros, um ponto problemático comum quando se trata de eficiência geral na área da saúde setor.

3. Otimize a utilização de equipamentos com uma solução de gerenciamento de estoque.

Muitos hospitais acabam investindo demais em ativos para compensar a dificuldade de localizar rapidamente os ativos essenciais. Ao implementar um sistema de gerenciamento de inventário hospitalar, as organizações podem reduzir (ou até eliminar) compras de equipamentos redundantes e desnecessárias, otimizando a utilização do equipamento.
A rotulagem de ativos e a documentação da localização dos equipamentos em um banco de dados central facilita a localização imediata das ferramentas pela equipe , suprimentos e equipamentos de que necessitam para uma prestação de cuidados eficiente. Também facilita o gerenciamento do complexo processo de teste, inspeção e manutenção necessários para que as organizações de saúde mantenham a conformidade regulatória.

4. Desenvolva um sistema de gerenciamento de ciclo de vida de ativos.

O rastreamento de ativos, quando combinado com soluções de software de gerenciamento de ativos, pode ser usado para gerenciar o ciclo de vida dos ativos para diversos tipos de ativos. Usando esse método, as organizações de saúde monitoram a condição dos ativos, gerenciam os cronogramas de manutenção e rastreiam os custos de vida útil associados a ativos exclusivos. As organizações podem optar por substituir os ativos depois de totalmente depreciados para melhorar a segurança, retirando os ativos mais antigos de serviço antes que ocorram acidentes ou avarias permanentes.
O gerenciamento do ciclo de vida dos ativos também fornece dados valiosos para organizações de saúde que podem informar investimentos futuros em equipamentos. Por exemplo, provedores de serviços de saúde com dados históricos de ativos robustos podem identificar facilmente os ativos que superam outros do mesmo tipo, permitindo que os compradores selecionem fabricantes que oferecem o melhor valor de vida útil quando é hora de substituir equipamentos desatualizados.

5. Implemente a manutenção preventiva.

Hospitais e outras organizações de saúde gerenciam um grande volume de ativos de alto valor. O rastreamento de ativos pode agilizar o gerenciamento de programas de manutenção preventiva, o que pode reduzir a frequência de paradas inesperadas, identificando possíveis problemas de equipamentos antes que eles causem interrupções. Além disso, a manutenção preventiva contínua normalmente estende a vida útil desses ativos caros, mantendo-os em condições ideais de trabalho. As soluções de rastreamento de ativos também podem ajudar hospitais e outros fornecedores a acompanhar os procedimentos de higienização para reduzir infecções hospitalares.

6. Implemente um sistema de check-in/check-out.

Quando os ativos são marcados com números de identificação exclusivos, as organizações de saúde podem implementar sistemas de check-in/check-out para colocar informações de disponibilidade e localização em tempo real na ponta dos dedos de fornecedores e funcionários. Os dados coletados ao longo do tempo permitem otimizar os investimentos:ativos que são frequentemente solicitados e indisponíveis quando necessário são ativos que devem ser duplicados no inventário de uma organização de saúde.
Se vários ativos idênticos existirem, mas raramente estiverem em uso simultaneamente, a maioria as organizações reduzem o número de ativos em seu inventário à medida que esses ativos existentes são retirados de serviço. O resultado? Reduza os custos de equipamentos sem sacrificar a disponibilidade de equipamentos vitais.
As organizações de saúde podem se beneficiar do rastreamento de ativos de várias maneiras, mas seguir as práticas recomendadas para rastrear ativos de saúde garante um gerenciamento de ativos simplificado, reduz custos e, por fim, melhora a prestação de cuidados.