CMMS Expert Series Parte 6:3 etapas para um cronograma pós-compra perfeito

Mesmo depois de ter implementado com sucesso seu novo software (leia a Parte 5:9 dicas para otimizar sua implementação para obter mais informações) , ainda há algum trabalho a ser feito para garantir o suporte contínuo do seu sistema. A pós-compra é um momento em que recursos, treinamento e configuração podem ser refinados e medidos. Ao ter uma visão crítica do seu sistema, você poderá ir além da funcionalidade básica que aprendeu inicialmente e se aprofundar em recursos mais avançados. Esta seção explicará as etapas de acompanhamento a serem concluídas de 1 a 2 meses após a implantação do sistema para garantir sua otimização contínua.

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3 etapas para um cronograma pós-compra perfeito

Curto prazo (3 semanas a 1 mês)

Avalie seu banco de dados recém-criado e determine seus pontos fortes e fracos atuais. Certifique-se de que todos os recursos básicos estejam funcionando corretamente, que todos os usuários estejam recebendo as notificações de ordem de serviço e atualizações de status corretas e que sua equipe esteja aprendendo a integrar esse novo sistema em sua vida profissional diária. Fale com diferentes usuários para entender quaisquer desafios que possam estar enfrentando e acompanhe um membro da equipe de treinamento de seus fornecedores para buscar aconselhamento ou obter mais treinamento para mitigar esses problemas. Se um processo está funcionando muito bem ou você está vendo um grande benefício de um recurso específico, talvez outra pessoa em sua organização também veja o benefício de utilizar a ferramenta. Adicione lentamente novas permissões aos usuários durante esse período, mantendo um equilíbrio entre funcionalidade robusta e simplicidade do software. Essas pequenas alterações e ajustes no sistema ajudarão a resolver as preocupações do usuário e, ao mesmo tempo, tirar o máximo proveito do seu software

Médio prazo (1 a 2 meses)

Após cerca de um mês de uso consistente do software, você terá coletado dados de histórico de manutenção suficientes para começar a relatar essas atividades. A geração de relatórios é um dos recursos mais robustos e benéficos que um CMMS pode fornecer. Você pode analisar dados em profundidade para descobrir padrões e tomar melhores decisões. De decisões de RH a decisões de reparo e substituição e reordenação de peças de reposição, você pode relatar uma ampla variedade de itens ou restringir seu foco para visualizar microdados. Você provavelmente precisará de uma ou duas sessões de treinamento para se aprofundar adequadamente em suas ferramentas de relatório de software. Como o escopo do relatório pode ser muito variado, outros membros de sua equipe também podem se beneficiar desse recurso. Entre em contato com seu fornecedor para agendar uma sessão de treinamento somente de relatórios para sua equipe. O fornecedor pode explicar diferentes tipos de relatórios que podem ser úteis para as partes interessadas em sua equipe, ou cada membro pode participar da sessão com um objetivo de relatório em mente.


Longo prazo (mais de 3 meses):

Além do treinamento de relatórios, conheça melhor todos os recursos do seu software agendando sessões com a equipe de suporte do seu fornecedor. Certifique-se de manter essas sessões curtas - limite-as a uma hora de cada vez - mas freqüentes. Uma vez que você esteja ciente dos muitos prós e contras que seu sistema tem a oferecer, você poderá realmente dominar seu software. Lembre-se de que os fornecedores de software lançam novas atualizações ao longo do ano. Dependendo se o seu sistema é implantado via web ou é uma solução instalada, essas atualizações serão recebidas e comunicadas à sua equipe de forma diferente. Com a web, pequenas mudanças que podem ser muito benéficas para o usuário nem sempre são comunicadas diretamente. É por isso que é importante se manter informado, aproveitando os recursos gratuitos que seu fornecedor provavelmente oferece. Esses recursos contínuos incluem novos conteúdos do CMMS, como vídeos, artigos, mensagens de mídia social e postagens em blogs. Assine o boletim informativo eletrônico do seu fornecedor, siga-o no Linked In e leia o artigo mais recente. Você também pode entrar em contato com o representante da sua conta para ver o que há de novo e o que está no roteiro de desenvolvimento de software (também conhecido como uma linha do tempo de quando novos recursos serão lançados). Ao ficar por dentro do que há de mais recente e melhor, você será o primeiro a obter novas informações e provavelmente compartilhará sua opinião sobre essas mudanças enquanto elas ainda estiverem em teste beta.

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Continue lendo nossa parte final da série de especialistas CMMS em 7 partes, quando mostramos as 6 armadilhas comuns do CMMS e como evitá-las!