Série Especialista CMMS Parte 6: 3 Passos Comprovados para Otimizar Seu Cronograma Pós-Compra

Mesmo após implementar com sucesso seu novo software (leia Parte 5: 9 dicas para otimizar sua implementação para mais informações), ainda há trabalho a fazer para garantir suporte contínuo ao seu sistema. O pós-compra é momento em que recursos, treinamento e configuração podem ser refinados e medidos. Olhando criticamente para seu sistema, você poderá ir além da funcionalidade básica aprendida inicialmente e explorar recursos mais avançados. Esta seção explicará passos de acompanhamento para completar 1 a 2 meses após implementar seu sistema para garantir sua otimização contínua.

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3 Passos para um Cronograma Pós-Compra Perfeito

Curto Prazo (3 semanas a 1 mês)

Avalie seu banco de dados recém-criado e determine seus pontos fortes e fracos atuais. Certifique-se de que todos os recursos básicos funcionam corretamente, que todos os usuários recebem as notificações corretas de ordens de serviço e atualizações de status, e que sua equipe está se acostumando a integrar este novo sistema em seu trabalho diário. Converse com diferentes usuários para entender quaisquer desafios que possam enfrentar e acompanhe com um membro da equipe de treinamento do seu fornecedor para buscar conselhos ou obter mais treinamento para mitigar esses problemas. Se um processo está funcionando muito bem ou você está vendo grande benefício de um recurso específico, talvez outra pessoa na sua organização também se beneficiaria de utilizar a ferramenta. Adicione lentamente novas permissões aos usuários durante este período, equilibrando funcionalidade robusta e simplicidade do software. Essas pequenas mudanças e ajustes no sistema ajudarão a resolver preocupações dos usuários enquanto obtêm o máximo do software

Médio Prazo (1 a 2 meses)

Após cerca de um mês de uso consistente do software, você terá coletado dados históricos de manutenção suficientes para começar a gerar relatórios sobre essas atividades. Relatórios são um dos recursos mais robustos e benéficos que um CMMS pode oferecer. Você pode analisar dados em profundidade para descobrir padrões e tomar melhores decisões. De decisões de RH a decisões de reparar ou substituir, até reordenar peças de reposição, você pode gerar relatórios sobre uma ampla variedade de itens ou estreitar o foco para ver microdados. Provavelmente precisará de uma ou duas sessões de treinamento para explorar adequadamente suas ferramentas de relatórios. Como o escopo dos relatórios pode ser tão variado, outros membros da sua equipe também podem se beneficiar. Entre em contato com seu fornecedor para agendar uma sessão de treinamento apenas sobre relatórios para sua equipe. O fornecedor pode explicar diferentes tipos de relatórios que podem ser úteis para stakeholders da sua equipe, ou cada membro pode participar da sessão com um objetivo de relatório em mente.

Longo Prazo (3 meses+):

Além do treinamento de relatórios, familiarize-se melhor com todos os recursos do seu software agendando sessões com a equipe de suporte do seu fornecedor. Certifique-se de manter essas sessões curtas — limite a uma hora por vez — mas frequentes. Uma vez ciente dos muitos detalhes que seu sistema oferece, você será capaz de realmente dominar seu software. Lembre-se que fornecedores de software lançam novas atualizações durante o ano. Dependendo se seu sistema é implantado via web ou é uma solução instalada, essas atualizações serão recebidas e comunicadas à sua equipe de forma diferente. Com base web, pequenas mudanças que podem ser muito benéficas ao usuário nem sempre são comunicadas diretamente. Por isso é importante se manter informado aproveitando recursos gratuitos que seu fornecedor provavelmente oferece. Esses recursos contínuos incluem novo conteúdo CMMS como vídeos, artigos, mensagens em redes sociais e posts de blog. Assine a newsletter do seu fornecedor, siga-os no LinkedIn e leia seus artigos mais recentes. Você também pode verificar com seu gerente de conta para ver o que há de novo e o que está no roteiro de desenvolvimento de software deles (ou seja, uma linha do tempo de quando novos recursos serão lançados). Mantendo-se atualizado com o mais recente, você será o primeiro a obter novas informações e provavelmente poderá dar sua opinião sobre essas mudanças enquanto ainda estão em testes beta.

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Continue lendo para nossa última parcela da Série Especialista CMMS de 7 Partes, quando o guiaremos pelas 6 armadilhas comuns de CMMS e como evitá-las!