Reuniões matinais:planejamento e programação de manutenção

Em todo o mundo, a maioria das fábricas tem reuniões matinais. Como consultor, fui convidado a participar de muitas dessas reuniões, e minha conclusão a partir dessas experiências é que a maioria delas não é muito eficaz ou significativa para os participantes.

Em primeiro lugar, o foco das reuniões costuma ser os eventos anteriores. Por exemplo, cada departamento relata o que aconteceu ontem e muito pouco tempo é gasto nos planos de hoje. Além disso, menos tempo é gasto em atividades que devem acontecer amanhã e depois.

O pior cenário

Deixe-me contar um pouco sobre as reuniões menos eficazes de que participei, descrevendo um caso genérico. Nessa reunião, a sala é barulhenta, as pessoas têm que se levantar porque não há lugar para sentar e não há recursos visuais como retroprojetor, flipchart ou quadro branco.

Além disso, o líder da reunião não lidera a reunião e geralmente fala em voz baixa, tornando impossível ouvi-la. Os participantes recebem o relatório de produção mais recente e são solicitados - um por um - a ler a parte pela qual são responsáveis. Nesse ponto, é comum ver que as pessoas não ouvem partes do relatório de produção que não se aplicam diretamente a elas. Além disso, quando leem suas próprias partes, outras pessoas também não as ouvem.

Nos piores cenários, os artesãos de manutenção não começam a trabalhar de manhã antes de falarem com seu supervisor. Isso muitas vezes causa um atraso no trabalho porque o supervisor comparece à reunião da manhã às 8h, enquanto a tripulação chega às 7h. A tripulação aprendeu, com a longa experiência, que os cronogramas e atribuições de trabalho são frequentemente alterados como resultado da reunião da manhã . Portanto, eles esperam até que o supervisor volte da reunião da manhã por volta das 8h30 para começar o trabalho do dia.

Criação de reuniões mais eficazes

Para melhorar a eficácia das reuniões matinais de sua fábrica, proponho que vocês se perguntem algumas das seguintes perguntas básicas:

• Por que participo da reunião?
• Devo comparecer porque nossa fábrica sempre teve essas reuniões todos os dias às 8 da manhã?
• Devo comparecer porque esta é a maneira mais eficiente para a organização para receber informações sobre o que aconteceu na noite passada?
• O que os outros participantes esperam de mim e o que eu espero deles?
• Existe uma maneira de melhorar a comunicação nessas reuniões? Por exemplo, eu poderia preparar minha parte da apresentação com gráficos e outros recursos visuais e esperar que outros sigam o exemplo?
• Precisamos ter essas reuniões todos os dias, ou seria bastará tê-los às segundas e sextas-feiras?
• Precisamos ter essas reuniões pela manhã ou podemos mudamos para o meio-dia e depois nos concentramos nas atividades de amanhã?

Características eficazes da reunião

Algumas reuniões muito eficazes das quais participei compartilham algumas das seguintes características:

• O líder lidera a reunião e ele pode ser distinto ouvido em toda a sala.
• A reunião começa na hora e termina na hora.
• Auxílios visuais são usados ​​e apenas informações significativas para a maioria dos os participantes são apresentados. Reuniões especialmente eficazes apresentam todas as suas informações usando Power Point ou outro software de apresentação projetado em uma tela grande.
• O foco da reunião é comunicar informações importantes, descrever resultados recentes e definir problemas que devem ser resolvidos.
• Cada reunião inclui um ensino / discussão de três a cinco minutos pausa.

Sem reuniões?

Pessoalmente, acredito que é bom ter reuniões se forem produtivas, e é fato que os participantes devem incluir pessoal de operações e manutenção em um mínimo. Se o objetivo de suas reuniões é divulgar informações, às vezes você pode fazer isso usando televisores internos e redes de computadores. Com esses recursos, você pode ter menos reuniões.

Sobre o autor:

Christer Idhammar é presidente da IDCON Inc., Uma confiabilidade baseada em Raleigh, N.C. e gerenciamento de manutenção empresa de consultoria especializada em educação, treinamento e implementação de operações aprimoradas, gerenciamento de confiabilidade e manutenção práticas. Para saber mais, visite www.idcon.com ou e-mail [email protected].