Uma maneira melhor de comprar peças de manutenção

Durante um recente seminário de gerenciamento de manutenção, o tópico da compra de cartões (P-cards) foi retirado por uso indevido quase criou um motim entre o grupo. Uma das reclamações mais frequentes do pessoal de manutenção é que eles querem apenas que as peças façam seu trabalho direito. Embora os P-cards ajudem a habilitar isso, eles podem ser uma maldição ao mesmo tempo.

Normalmente, muitas organizações não têm uma boa parceria entre as funções de manutenção, gerenciamento de materiais e compras. A ilusão de uma parceria existe, mas não uma parceria real. Como tal, a manutenção usa os P-cards como um método para contornar as dificuldades de compra de peças e materiais pelos canais normais. Encare os fatos:nós desfrutamos da liberdade de simplesmente entrar em operação ou ligar para o fornecedor local para obter o que precisamos. Desnecessário dizer que há muitos problemas embutidos aqui, mas vamos nos concentrar apenas em uma parte da maldição do P-card.

Se estivermos usando o P-card para navegar fora dos canais normais de compra e gerenciamento de materiais, isso geralmente significa que estamos comprando peças e materiais fora dos sistemas CMMS / EAM. Embora alguns grupos tenham ótimos procedimentos para colocar compras com cartão P no CMMS, a maioria não. Para muitas organizações, é assim que funciona o processo:

• 1) O supervisor de manutenção configura as peças no P-card. Talvez eles recebam um recibo no momento da compra ou talvez não.
• 2) Cerca de 30 a 60 dias depois, eles reconciliam os recebimentos com a fatura do cartão de crédito quando se trata da contabilidade e a cobram de um centro de custo de orçamento como um pedido aberto. Já ouvi alguns de vocês perguntando:“Então, o que há de errado com essa abordagem?”

Aqui está o problema com o cenário acima. As peças e materiais individuais, juntamente com seu custo, não eram cobrados de cada ordem de serviço individual. Fale sobre uma métrica de atraso! Pode demorar 90 dias até que vejamos que o dinheiro real gasto atingiu o orçamento, então estamos voando às cegas. Mesmo assim, ainda não sabemos o dinheiro gasto ou as peças reais usadas no nível do equipamento individual. Podemos conhecer uma área, na melhor das hipóteses.

Pior, perdemos a oportunidade de construir nossa lista de materiais (BOM) no CMMS. Cada vez que compramos um item, mesmo que não o tenhamos estocado, devemos atribuir ao item um número de peça sem estoque, capturando a descrição, custo e informações de origem para vinculá-lo ao nosso equipamento. Pode ser a única maneira de construirmos a lista de materiais.

Precisamos adquirir o hábito de comprar tudo pelo CMMS, mesmo usando P-cards para comprar. Isso nos dá a capacidade de construir a lista de materiais para nosso equipamento. Entendemos o uso para que possamos tomar decisões inteligentes de estocagem com gerenciamento de materiais. Conhecemos nossos custos até os níveis de equipamentos individuais. Não estamos esperando 90 dias para entender o custo de cada ordem de serviço. Além disso, podemos usar nossos dados de equipamento no CMMS para determinar onde estamos gastando nosso dinheiro e ver se estamos tendo problemas com os tipos de peças.

O resultado final é que, se você estiver usando P-cards, certifique-se de ter procedimentos que são auditados e aplicados para superar a maldição do P-card.