Mudança importante:Como impulsionar com sucesso a adoção e o everboarding do CMMS

Liderar mudanças não é fácil. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de fazer as pessoas usarem novas tecnologias. As estatísticas mostram que quase três quartos dos projetos de TI falham e os números são ainda piores na manutenção, onde 90% das falhas do CMMS acontecem porque o software foi subutilizado ou não foi usado. Não queremos que você seja uma estatística.

É por isso que convidamos o gerente de recursos hídricos e profissional de gerenciamento de projetos, Devon Aaroe, e o operador de tratamento de águas residuais, Gordon Mielke, para compartilhar sua experiência com a comunidade Fiix. Nesta gravação de webinar, eles compartilham suas perspectivas únicas sobre a jornada de gerenciamento de mudança de sua organização do papel para o digital e muito mais.

Assista à gravação completa para obter novas ideias, responder a perguntas que você está tentando resolver e aprender (ou reaprender) as melhores práticas relacionadas a mudanças importantes. Você também pode baixar e ouvir a versão em áudio do webinar usando o link incorporado abaixo.

Devon Aaroe AScT, PMP

Gerente de Recursos Hídricos

Cidade de Dawson Creek

Gordon Mielke AScT

Operador de tratamento de águas residuais

Estação de Tratamento de Esgoto Nível III EOCP

Breve sinopse

Devon Aaroe, gerente de recursos hídricos da cidade de Dawson Creek, percebeu pela primeira vez as dificuldades de liderar mudanças quando sua tentativa de implementar um software de controle de documentos travou e queimou devido à falta de adesão.

Baseando-se nas lições aprendidas em sua primeira tentativa, Devon queria que sua equipe de operadores, como Gordon Mielke, possuísse seu sistema de gerenciamento de manutenção Fiix.

Como gerente, sua função é gerenciar as pessoas, e a função delas é gerenciar as instalações. Primeiro, ele precisa funcionar para minha equipe e, então, farei com que funcione para mim.
- Devon Aaroe

Com o objetivo de melhorar a confiabilidade e o tempo de atividade de suas instalações municipais de água e esgoto, Devon e Gordon trabalharam juntos para garantir que a seleção e implementação do CMMS fossem um sucesso.

Criando um senso de propriedade

Compra em. Uma palavra simples e frequentemente usada em demasia que pode ser extremamente difícil de alcançar e ainda mais difícil de forçar. Para Devon, isso foi fundamental para seu projeto CMMS.

Tem que ser tão intuitivo quanto o Facebook ou Instagram, mas tem que funcionar. Não me dê uma pasta grossa de instruções por escrito sobre como usá-lo.
- Devon Aaroe

Devon entendeu que a facilidade de uso não seria suficiente para criar aceitação. Ele queria também envolver as pessoas que realmente iriam usar o sistema no processo de tomada de decisão.

Então, Devon fez a pesquisa preliminar do CMMS e reduziu sua seleção para dois favoritos. Ele então forneceu demos grátis do Fiix e um software CMMS competitivo para todos os seus operadores e pediu-lhes que experimentassem ambos. Todos os operadores escolheram o Fiix por unanimidade.

Quando passei pelo processo de seleção, foi incrível. Foi muito bom poder escolher. Queria que demorasse menos de três cliques para chegar a qualquer lugar.
- Gordon Mielke

Dica profissional: Crie oportunidades para que os usuários opinem sobre as decisões a fim de criar um senso de propriedade e entusiasmo pelo projeto.

Definição de expectativas realistas

Devon aconselha a implementação de software de enquadramento como um projeto. Um projeto tem início e fim, com metas e prazos. Os projetos também têm equipes de projeto, tempo alocado, recursos e orçamento para serem concluídos. Ele adverte que implementar software com sucesso não é algo que você pode fazer fora de sua mesa.

A equipe de projeto da Devon incluiu um operador sênior que voltou da aposentadoria com um contrato de 6 meses para adicionar mais de 1.400 ativos e criar mais de 400 SMs. Um administrador, um gerente de planejamento com experiência em gerenciamento de projetos e seu campeão, Gordon.

Devon estabeleceu expectativas claras com a liderança sênior e os operadores de que seria difícil. Eles alocaram um cronograma de um ano e administraram o projeto com check-ins regulares.

Inicialmente, causará mais problemas do que resolve, mas, a longo prazo, economizará tempo e dinheiro.
- Devon Aaroe

Dica profissional: A implementação não pode acontecer no vácuo e vai levar tempo e esforço. Seja honesto consigo mesmo e com todas as partes interessadas em relação ao tempo e ao orçamento necessários.

A importância de um campeão

Quando confrontado com mudanças, é comum esperar alguns adotantes iniciais, junto com alguns detratores iniciais. Gordon foi um dos primeiros a adotar. Ele é técnico, tinha experiência anterior em CMMS e viu imediatamente o potencial do software.

Gordon costumava trocar ideias entre os operadores no refeitório e ajudar os colegas com quaisquer dúvidas ou dificuldades. Devon decidiu conceder a Gordon acesso de administrador para que ele pudesse implementar mudanças rapidamente e construir o sistema para funcionar para toda a equipe.

Ele poderia me ajudar a viver como operadora, ver o que não consigo ver.
- Devon Aaroe

Devon também aponta que um campeão pode, na verdade, ser a pessoa que constantemente vem até você com problemas e parece um detrator. Isso é realmente um sinal de que eles estão engajados, mas o sistema simplesmente não está funcionando para eles. Ao confiar que eles terão mais influência no desenvolvimento, eles podem se tornar um novo campeão.

Dica profissional: Identifique seus campeões desde o início e apoie os influenciadores ponto a ponto, atribuindo-lhes responsabilidades acrescidas.

Construindo um momentum positivo

Durante os primeiros 90 dias em particular, é importante começar a obter alguns pequenos ganhos. Mesmo que seja tão simples quanto resolver problemas de login e senha. Construir um ciclo de feedback atento de pequenas mudanças incrementais para fazer grandes mudanças ao longo do tempo.

Devon fornecia acesso ao treinamento, mas também realizava reuniões semanais da equipe para solicitar; quais são as coisas que estão funcionando bem, quais são as coisas que não estão funcionando de todo e o que você precisa para fazer seu trabalho? Gordon costumava fornecer feedback em nome de seus colegas que Devon poderia elevar a Fiix para uma solução. Devon fechava o ciclo em seus levantamentos semanais, sempre relatando o que foi feito ou não feito e por quê.

O vaivém entre nós e Fiix era enorme. Na minha experiência anterior, não havia comunicação entre os desenvolvedores de software e as pessoas que estavam tentando implementar o software.
- Gordon Mielke

Dica profissional: Agende check-ins frequentes e construa um momento positivo com um loop de feedback atento.

Everboarding

Quando os usuários assumem o controle do software e o usam todos os dias, não é mais um projeto. Everboarding é a ideia de que o aprendizado é constante. Não é um evento de integração único, mas sim um processo contínuo.

Fiix faz parte de nossa integração e treinamento, mas também faz parte de nosso gerenciamento de desempenho contínuo e processo individual.
- Devon Aaroe

Para a cidade de Dawson Creek, usuários veteranos treinam novos usuários no programa para aprimorar suas próprias habilidades com o tempo. A equipe também rastreia o esforço para determinar quanto do tempo de cada pessoa é gasto na manutenção preventiva vs. manutenção de emergência.

Dica profissional: Integre seu CMMS em seus processos de gerenciamento de treinamento e desempenho para encorajar o desenvolvimento profissional contínuo e reforçar o programa de manutenção.

Recursos adicionais para a comunidade Fiix

Devon e Gordon compartilham muitos outros insights na gravação do webinar completo acima. Se você está apenas começando sua jornada digital ou está procurando ideias para revigorar uma implementação paralisada, reserve um tempo para aprender com a experiência deles. Também oferecemos treinamento individual para nossa comunidade Fiix - conecte-se com seu gerente de sucesso do cliente se estiver interessado em aprender mais.

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