A chave para o sucesso do CMMS:Encontrar um campeão do CMMS

Todo navio precisa de um capitão - alguém para conduzir a tripulação em águas turbulentas e em novos portos. O mesmo é válido para um CMMS. É necessário um líder para ajudar a equipe de manutenção a navegar pela implementação, uso e otimização do CMMS. Essa pessoa é um campeão do CMMS. Hoje, estamos analisando o que é isso e por que todas as instalações precisam de um para guiá-los para o sucesso do CMMS.

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Índice

1. O que é um campeão do CMMS?
2. O que um campeão do CMMS faz?
3. Quem deve ser um campeão do CMMS?
4. Como ter um campeão do CMMS leva ao sucesso do CMMS
5. Resumindo:um campeão de CMMS não é apenas bom, é necessário

O que é um campeão CMMS?

Simplesmente ter um software de manutenção não significa que sua operação será mais bem-sucedida. É assim que você o usa para criar processos eficientes, aproveitar dados e maximizar recursos que elevam sua operação. É função do campeão do CMMS garantir que isso aconteça.

Existem muitos nomes diferentes que um campeão de CMMS pode ter no setor de manutenção, incluindo gerente de melhoria contínua, gerente de confiabilidade e coordenador de manutenção. Como quer que você os chame, o campeão é aquele dedicado a gerenciar todos os aspectos do software com o objetivo final de liderar uma organização para o sucesso do CMMS. Eles são a pessoa que vê o CMMS como uma ferramenta de melhoria contínua e constantemente tenta encontrar as melhores maneiras de usá-lo.

O que um campeão do CMMS faz?

Existem quatro estágios principais no ciclo de vida de um CMMS de sucesso:Implementação, adoção, impacto e otimização. Um campeão do CMMS lidera uma organização em cada fase, assumindo diferentes responsabilidades ao longo do caminho.

Os quatro estágios do sucesso do CMMS

Implementação

Um campeão do CMMS é responsável por construir a base necessária para que um CMMS prospere. Uma implementação bem-sucedida do CMMS depende de ser completa e precisa ao configurar o software e preparar a equipe de manutenção para usá-lo. Um campeão ajuda a alcançar isso:

• Trabalhar com o fornecedor de CMMS para construir um plano e cronograma de implementação que leve em consideração as capacidades e objetivos da organização.
• Garantir que todas as informações colocadas no CMMS sejam abrangentes e corretas, desde ativos a tarefas de manutenção preventiva e peças de reposição.
• Coordenar o treinamento da equipe para que todos saibam como usar o sistema e por que é necessário.
• Lidar com o gerenciamento de mudanças dentro da organização para garantir que todos se sintam confortáveis ​​em adotar novas tecnologias e processos.
• Sendo o principal link para o provedor de CMMS em todo o processo e superando problemas com a ajuda do fornecedor.
• Construir e comunicar princípios orientadores, processos e procedimentos operacionais padrão para o CMMS.
• Colaborar com o departamento de TI, que é o responsável pela administração do sistema (as porcas e parafusos), para garantir uma implementação técnica e segurança de dados sem problemas.

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Adoção do usuário

A falta de adoção do usuário é um dos motivos mais comuns pelos quais o software CMMS falha na entrega. Um CMMS é apenas uma ferramenta, não uma solução. Se ninguém usar o sistema corretamente, ou mesmo usar, isso não beneficiará a equipe de manutenção. Neste momento crítico, um campeão do CMMS se concentra em:

• Certificando-se de que todos estão confortáveis ​​com o uso do software para obter o sucesso do CMMS.
• Rastrear as taxas de uso para garantir que o software seja usado de maneira consistente.
• Informações de auditoria colocadas no sistema pelos usuários para confirmar que são claras, precisas e consistentes em toda a instalação e / ou em vários locais.
• Ser o principal ponto de contato para usuários que têm dúvidas ou desafios com o CMMS e desenvolver estratégias para resolver quaisquer problemas que afetem a adoção do usuário.

Alcançando e comunicando um impacto

O objetivo de usar um CMMS é ajudar sua instalação a melhorar suas operações de manutenção, ao mesmo tempo que comunica as lições aprendidas com esse processo aos tomadores de decisão em sua organização. Um campeão de CMMS assume a liderança na realização de ambos:

• Uso de KPIs de manutenção para definir o que é sucesso e quantificar o progresso.
• Desenvolvimento de uma estrutura de relatório para reunir atualizações regulares e percepções do CMMS.
• Comunicar os benefícios e as lições do sistema aos superiores e à equipe de manutenção, agindo como uma ponte entre o chão de fábrica e o último andar.
• Fazer ajustes nos procedimentos, KPIs e componentes do software para direcionar as áreas onde a equipe poderia estar se saindo melhor.

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A manutenção sofre de má reputação em muitas organizações ... Um campeão do CMMS pode mudar isso.

Otimização

O trabalho de um campeão do CMMS nunca termina. Eles estão sempre encontrando melhores maneiras de usar o software para melhorar o potencial de sua equipe e o desempenho de toda a organização. Eles também não hesitam em levar os benefícios e as lições aprendidas com um CMMS para outras partes da organização. O campeão pode fazer isso:

• Encontrar novas funções dentro do software para desenvolver continuamente sua operação e alcançar um programa de manutenção bem equilibrado.
• Liderar a criação de uma política de gerenciamento de ativos que impacta o sucesso de toda a organização.
• Trabalhar com o provedor de CMMS para melhorar o produto e desenvolver estratégias para dimensionar o sistema.
• Criação de um plano para implantar o software e melhores práticas de manutenção em outros sites.
• Treinamento de co-campeões para mitigar a perda de conhecimento em caso de rotatividade.

Quem deve ser um campeão do CMMS?

Qualquer um pode ser um campeão de CMMS, contanto que tenha conhecimento das práticas de manutenção, aceitação da gerência e possua algumas características-chave. As características de um grande campeão de CMMS podem ser divididas em duas categorias - habilidades difíceis e habilidades sociais. Habilidades pesadas são as habilidades específicas do trabalho necessárias para alguém fazer um trabalho bem e habilidades sociais são os atributos pessoais e habilidades de comunicação necessárias para causar um impacto. Os campeões precisam de ambos para conduzir sua equipe ao sucesso do CMMS.

As habilidades difíceis de que um campeão de CMMS precisa

• Experiência com gerenciamento de pessoas
• Um histórico com processos de manutenção (tratamento de ordens de serviço, auditorias, etc.)
• Uma compreensão de como concluir tarefas de manutenção, como consertar um ativo
• Conhecimento profundo dos ativos da instalação e históricos de ativos
• Capacidade de criar relatórios de manutenção e analisar KPIs de manutenção
• Experiência com tecnologia e seus usos na manutenção

As habilidades sociais de que um campeão de CMMS precisa

• Capacidade de construir consenso com um grupo diversificado de pessoas
• Empatia pelo trabalho das equipes de manutenção
• Uma compreensão de como comunicar resultados positivos e áreas de melhoria para todos
• Uma curiosidade natural e desejo de aprendizagem contínua
• Capaz de transformar ideias complexas em conceitos fáceis de aprender para fins de treinamento
• Uma mentalidade flexível que pode se adaptar a ambientes em mudança e pode se transformar em novas estratégias facilmente

Como ter um campeão do CMMS leva ao sucesso do CMMS

Alcançar o sucesso com o CMMS nem sempre é fácil, mas vale a pena. O software pode ajudá-lo a fazer tudo, desde reduzir o tempo de inatividade até cortar custos e melhorar a segurança. As chances de ver qualquer um desses benefícios aumentam drasticamente quando há um campeão do CMMS no comando. Eles são a pessoa que transforma um monte de campos em uma tela em uma maneira mais inteligente de trabalhar.

Todo navio precisa de um capitão - alguém para conduzir a tripulação em águas turbulentas e em novos portos. O mesmo é válido para um CMMS.

Eles reduzem o choque cultural, a rotatividade e a perda de conhecimento

Levar o software de manutenção para uma instalação pode ser um grande choque cultural para toda a equipe, o que pode resultar em menor adoção do usuário, maiores taxas de rotatividade, perda de experiência e resultados gerais insatisfatórios. Um campeão de CMMS supera esses obstáculos mantendo todos informados, engajados e capacitados para que ninguém se sinta excluído, desconfortável ou desapontado. Eles garantem que os técnicos sejam bem treinados e consultados antes, durante e depois da chegada de um CMMS. Eles são o principal contato para perguntas sobre o sistema, portanto, os problemas são claramente entendidos e resolvidos rapidamente.

Eles melhoram a qualidade e a quantidade de seus dados

O sucesso do CMMS é frequentemente definido por dados - quanto é coletado e como é usado para melhorar as instalações. Um campeão do CMMS é o guardião muito importante desses dados, determinando quais métricas são mais importantes e garantindo que sejam registradas de forma consistente e precisa. Eles também avaliam os dados e usam os resultados para ajustar as práticas de manutenção. Este esforço não se trata apenas de ganho de curto prazo. Ter um grande banco de dados de dados precisos é fundamental para estabelecer programas de manutenção preventiva e preditiva.

Impulsionam o perfil de manutenção na organização

A manutenção sofre de má reputação em muitas organizações. A alta administração muitas vezes não entende ou não está ciente do impacto positivo que a manutenção pode ter. Um campeão do CMMS pode mudar isso. Eles são bem versados ​​em manutenção, são responsáveis ​​por rastrear KPIs e têm a adesão de seus superiores. É mais fácil para eles comunicarem como o software beneficiou o departamento de manutenção e a organização como um todo. Quando você tem um campeão de CMMS conectando os pontos entre o sucesso do CMMS e o sucesso da empresa, é muito mais fácil seguir em frente.

Eles criam padronização, consistência e processos melhores

A manutenção pode ser complicada. Os resultados variam muito quando cada pessoa tem uma maneira diferente de fazer as coisas, o que acontece quase o tempo todo. Usar um CMMS estabelece alguns limites, mas ainda deixa espaço para inconsistência, erros e ineficiência. Um campeão do CMMS cria políticas e processos para que cada parte de uma operação de manutenção esteja alinhada com a forma como o sistema é usado. O resultado dessa abordagem é maior responsabilidade e produtividade. O campeão ajusta essas estratégias conforme necessário para garantir que a padronização esteja funcionando e os recursos do CMMS não sejam prejudicados.

Conclusão:um campeão de CMMS não é apenas bom, é necessário

O software CMMS não é uma bala de prata. Ele não resolverá todos os seus problemas de manutenção de uma só vez. É mais como um incêndio - se deixado sem vigilância, pode causar estragos, mas se gerenciado corretamente, pode lhe dar uma lista completa de benefícios. É por isso que um campeão CMMS é necessário. Eles gerenciam o sistema para que ele possa ser usado em todo o seu potencial. Eles guiam uma operação de manutenção em cada etapa do caminho - passando por cada obstáculo, por cada momento incerto e por cada marco para que você possa alcançar o sucesso do CMMS.