Os meandros de uma solicitação de trabalho de manutenção

Tempos de parada prolongados de ativos podem resultar em todos os tipos de problemas de segurança e produtividade que podem prejudicar seriamente a produtividade operacional e prejudicar profundamente seus resultados financeiros. Além de prevenir problemas por meio de manutenção proativa, ter um sistema de solicitação de trabalho padronizado em vigor é a única maneira de lidar de forma eficiente com ativos defeituosos.

Configurar esse sistema é bastante simples quando você sabe qual é a função de uma solicitação de trabalho no processo de manutenção geral. Abaixo, fornecemos todos os detalhes e ferramentas necessários para estabelecer um sistema de bilhetagem e fluxo de trabalho adequados.

Qual é a finalidade de uma solicitação de trabalho?

Uma solicitação de trabalho é um documento usado para alertar a equipe de manutenção sobre problemas que requerem sua atenção. Ele destaca um problema ou defeito que inibe a operação de um determinado ativo ou propriedade.

É um documento comumente usado em muitos setores diferentes, por isso tem muitos sinônimos, como tíquete de manutenção, solicitação de serviço de manutenção, pedido de serviço de manutenção, pedido de reparo, relatório de problema, etc.

Uma solicitação de trabalho pode ser enviada manualmente (em papel) ou digitalmente (por meio de uma solução de solicitação de trabalho) por:

• Um cliente: inquilino alugar um apartamento; funcionários de diferentes departamentos; operadores de equipamentos dentro de pisos de produção.
• Instalações do parceiro: organizações como escolas, indústrias ou escritórios que terceirizam o trabalho de manutenção e enviam solicitações de trabalho aos fornecedores de manutenção.
• Trabalhadores de manutenção e operadores de máquina que identificam anomalias durante as inspeções de rotina e operações normais.

Seu papel no processo de manutenção

Uma solicitação de trabalho constitui a base para o departamento de manutenção planejar, priorizar e atribuir o trabalho de manutenção de emergência aos técnicos.

Ter um sistema e processo de bilhetagem eficiente em funcionamento é crucial para agendar e atender a prioridades de trabalho rapidamente, agilizando o fluxo de trabalho de solicitações de manutenção. É a única maneira de reduzir o tempo de resposta de sua equipe de manutenção, diminuindo o tempo médio de reparo e resolvendo prontamente problemas que podem resultar em uma quantidade excessiva de tempo ocioso e perda de produtividade.

Pessoas fora do setor de manutenção costumam confundir tíquetes de serviço com ordens de serviço. Essa é uma distinção importante, então vamos esclarecer as coisas. A solicitação de trabalho representa um apelo formal para que um ativo seja mantido. Depois que uma solicitação de trabalho é revisada e aprovada, ela se torna uma ordem de serviço .

As solicitações de trabalho são revisadas por gerentes de manutenção / instalações, supervisores de manutenção, planejadores de manutenção ou coordenadores de manutenção - em outras palavras, qualquer pessoa encarregada de coordenar o trabalho e os técnicos. A aprovação / rejeição do tíquete de manutenção é baseada em:

• a disponibilidade de fundos de manutenção
• a disponibilidade atual de recursos internos (ferramentas de reparo, peças sobressalentes e mão de obra)
• prioridade do problema relatado (com base nos riscos de segurança e perdas potenciais se não for resolvido)

De modo geral, os problemas que apresentam altos riscos à segurança ou afetam gravemente a produção e as metas organizacionais são os que serão aprovados e programados primeiro.

Os elementos que você deve encontrar em um formulário de solicitação de trabalho

Uma solicitação de trabalho deve descrever os problemas de manutenção em termos simples, para fornecer insights suficientes sobre a natureza do problema relatado. Em algumas situações, também pode fornecer sugestões sobre as medidas corretivas desejadas.

Aqui está um exemplo de um modelo básico de solicitação de trabalho:



E aqui está um exemplo de um formulário de solicitação de ordem de serviço mais avançado:



Como você pode inferir dos modelos acima, um formulário de solicitação de trabalho adequado deve conter os seguintes elementos-chave:

1) As informações sobre o solicitante

A pessoa que entrega uma solicitação de manutenção pode ser um inquilino, um chefe de departamento, um funcionário da produção, um técnico - qualquer pessoa com autoridade para enviar solicitações de trabalho para reparos de manutenção. Ter as informações de contato do solicitante significa que a equipe de manutenção sabe quem entrar em contato se precisar de informações adicionais. Isso é especialmente importante quando o trabalho de manutenção é terceirizado.

2) Descrição do problema

É uma descrição simples de defeitos, problemas ou contratempos que inibem a operação de equipamentos ou instalações. Se aplicável, o solicitante pode tentar identificar o problema e fornecer uma opinião sobre o que pode ser feito para corrigi-lo. Com as soluções digitais, o solicitante também pode incluir uma foto ao lado da descrição do problema, tirada com seu telefone celular.

Cada problema deve ser descrito de uma maneira simples, mas completa, para permitir que a equipe de manutenção aja prontamente e gaste menos tempo na solução de problemas. Se as descrições inadequadas do problema forem comprovadas, a equipe de manutenção deve estabelecer diretrizes sobre os detalhes importantes a serem incluídos ao enviar um tíquete de manutenção.

3) Localização do ativo / problema

Os técnicos de manutenção precisam saber a localização exata dentro de uma instalação ou uma parte específica de um equipamento grande que seja problemático. Algumas organizações têm o mesmo tipo de ativo espalhado por diferentes locais - e nos mesmos andares de edifícios. O solicitante precisa especificar de forma inequívoca o ativo problemático.

A boa notícia é que a tecnologia já tem solução para isso. Para ativos móveis como frota e equipamentos de construção, as organizações podem usar GPS e outros métodos de rastreamento de ativos. Para ativos fixos, eles podem usar códigos de barras que podem ser lidos com um dispositivo móvel para identificar exclusivamente o ativo.

4) Nível de prioridade e estimativa de orçamento (opcional)

O orçamento disponível e os níveis de prioridade também podem ser incluídos em um formulário de solicitação de trabalho. Dito isto, é predominantemente utilizado por empresas que terceirizam trabalhos de manutenção. Os detalhes exatos incluídos variam com base no que foi descrito no contrato de manutenção.

Configurando um sistema de solicitação de trabalho tranquilo

Uma solicitação de trabalho deve agilizar os reparos. No entanto, a dependência de sistemas de solicitação de trabalho complicados pode impedir as atividades de manutenção, resultando em atrasos em atraso. As empresas podem aprimorar seus sistemas de solicitação de trabalho, executando as seguintes etapas:

Estabeleça diretrizes claras de priorização de trabalho

O departamento de manutenção pode frequentemente receber várias solicitações de locais diferentes ao mesmo tempo. Com pessoal e tempo limitados, o departamento deve desenvolver um método para classificar as solicitações recebidas e priorizar as tarefas com base na criticidade dos ativos.

Isso pode ser muito desafiador quando você considera que a prioridade deve ser correlacionada com o trabalho planejado existente, que pode (ou não) ser de maior prioridade do que o tíquete de manutenção não rotineira que acabou de entrar (pense, por exemplo, falta de energia e ar condicionado falhas vs. tarefas de paisagismo).

Ao conceber uma estratégia de priorização de trabalho, os planejadores e gerentes podem olhar para a matriz de risco e criar uma matriz de decisão de prioridade de trabalho simples como a da imagem abaixo:

Padronizar os envios de solicitações de trabalho

As solicitações de trabalho são enviadas por meio manual ou digital. Algumas organizações permitem envios usando os dois canais, o que aumenta a probabilidade de duplicação. Alguns solicitantes podem até usar o boca a boca, mensagens de texto ou e-mails, o que exacerba ainda mais o problema.

Como parte da padronização, uma organização deve fornecer detalhes sobre:

• quem pode enviar solicitações de trabalho
• quem é responsável por revisá-los / aprová-los
• quais informações incluir (ou não) em um formulário de solicitação de trabalho
• como enviar uma solicitação de trabalho
• como / onde verificar o andamento do tíquete

Pode haver mais coisas para padronizar, mas esses são os princípios básicos que todos precisam saber.

Centralize as solicitações de trabalho recebidas

Gerenciar solicitações de trabalho pode ser entediante se não for tratado de maneira organizada. Organizações que usam um CMMS - ou outra ferramenta digital - já devem ter esse problema resolvido.

Aqueles que ainda dependem de formulários em papel precisam buscar outros meios de centralizar o processo. Pode ser atribuindo uma pessoa / escritório específico que tratará das solicitações de trabalho recebidas (como um help desk) ou instalando uma caixa no chão (da fábrica) que todos podem usar para enviar um tíquete. No entanto, lembre-se de que uma solicitação de trabalho online nunca dependerá de fatores limitantes, como o horário comercial de um help desk.

A centralização é importante para a acessibilidade geral, para rastrear o status de solicitações válidas, remover solicitações duplicadas, minimizar a chance de tíquetes perdidos e, finalmente, para gerenciar a carga de trabalho de manutenção geral.

Automatize o sistema de solicitação de trabalho

É muito mais fácil gerenciar solicitações de trabalho se você estiver usando uma solução digital. Os solicitantes de trabalho podem simplesmente abrir o aplicativo em seu dispositivo móvel e relatar problemas com o toque de um botão, a qualquer hora e em qualquer lugar. Se necessário, eles também podem tirar uma foto e incluí-la como parte da descrição do problema.

Usando Limble CMMS para enviar uma solicitação de trabalho

Cada solicitação recebe um número de rastreamento exclusivo, por isso é quase impossível perder um. Além do mais, os sistemas de solicitação de trabalho digital costumam ter algoritmos que filtram os registros recebidos para bloquear solicitações inválidas e envios duplicados. Isso pode economizar muito tempo para qualquer pessoa encarregada de revisar esses tíquetes.

Gerenciar solicitações de trabalho com Limble CMMS

Muitas soluções CMMS oferecem alguma maneira de gerenciar tíquetes de trabalho recebidos. Aqui na Limble, resolvemos isso por meio de nosso portal de solicitação de trabalho.

Basicamente, você obtém um link que pode ser compartilhado com toda a organização. Qualquer pessoa que precise enviar um tíquete de manutenção pode apenas clicar no link e inserir os detalhes necessários da solicitação de trabalho online. Todo o resto é automatizado pelo software, conforme descrito na seção anterior.

Se você estiver interessado em aprender mais, aqui está um vídeo que explica em detalhes como o Limble ajuda você a gerenciar solicitações de trabalho:



Se você também precisa de uma solução que possa usar para compartilhar tíquetes e ordens de serviço com seus provedores de serviço de manutenção, a Limble também oferece cobertura para você. Você pode aprender mais sobre nossos recursos de gerenciamento de fornecedores aqui.

É hora de entrar na era digital

Existem tantas vantagens em lidar com solicitações de trabalho por meio de um sistema digital que é difícil argumentar o contrário. Se você não precisa de tudo o que o CMMS oferece, existem muitas ferramentas por aí que você pode usar exclusivamente para gerenciar tíquetes de solicitação de trabalho.

Não fique preso às velhas maneiras de fazer as coisas. Pagar algumas centenas de dólares por mês por algumas contas não é nada comparado à economia que você pode obter ao economizar tempo e reduzir o tempo de inatividade do equipamento, especialmente no ambiente industrial. Seu futuro você vai ser imensamente grato.