O custo de oportunidade de não automatizar

Se há uma coisa que aprendi nos últimos cinco anos construindo, liderando, dimensionando e fornecendo suporte consultivo para programas de automação, é isso:há um custo de oportunidade para não automatizar. A experiência me ensinou que os riscos e custos de esperar para automatizar processos superam em muito qualquer benefício percebido de esperar que outras iniciativas sejam concluídas.

Com muita frequência, líderes bem-intencionados de centros de excelência em automação (CoE) e patrocinadores de negócios cometem o caro erro de se concentrar por último na automação. O pensamento é “primeiro vamos estabilizar os processos com as pessoas e depois automatizar no final”.

Neste artigo, adotarei um ponto de vista contrário e argumentarei que qualquer processo novo ou em mudança deve ser projetado com automação desde o início. Cada patrocinador executivo, líder de unidade de negócios e líder de programa de automação deve se alinhar à prioridade e urgência da automação para ajudar a empresa a atingir seus objetivos de curto e longo prazo.

De acordo com um artigo do Gartner Insights, a empresa média passou por cinco grandes mudanças organizacionais nos últimos três anos, com quase 75% esperando multiplicar o número de grandes iniciativas de mudança nos próximos três anos. Essa mudança inevitável e constante ajuda as organizações a serem bem-sucedidas em um mercado em constante mudança e em um cenário competitivo. Automatizar seus processos de negócios o mais cedo possível é uma vantagem competitiva para seus negócios, pura e simplesmente.

Processos de estado estável raramente existem

Quando um novo processo é projetado para ser executado por humanos, nunca há surpresa quando o processo precisa ser alterado para atender aos novos requisitos de negócios ou quando é otimizado ao longo do tempo. Tudo, desde as etapas individuais a serem seguidas, os sistemas usados ​​e a experiência das pessoas envolvidas, continuará a evoluir ao longo do tempo.

A automação, e especificamente a automação de processos robóticos (RPA), pode ajudar a acelerar as mudanças nos processos de maneira menos disruptiva.

Por exemplo, imagine uma organização que sabe que vai mudar sua plataforma de integração de recursos humanos (RH) em vários meses. Alguns podem argumentar que é melhor esperar até que a substituição do sistema seja concluída, o novo processo de integração tenha sido totalmente definido e executado para resolver quaisquer problemas e, em seguida, a automação deve ser considerada.

No entanto, há um custo para adotar essa abordagem que deve ser considerado seriamente pelos líderes das unidades de negócios. Com essa abordagem, a organização operará com um processo abaixo do ideal por meses enquanto aguarda a substituição do sistema. Eu chamaria essa abordagem de “automação por último” e a clara distinção entre essa abordagem e uma abordagem de “automação em primeiro lugar” é descrita abaixo.

A última mentalidade de automação é um risco especialmente alto para a organização se houver mudanças significativas de volume entre agora e quando o sistema for ativado, o que deixaria a organização com opções limitadas. Neste exemplo, se houvesse uma grande iniciativa de contratação por parte da empresa para dar suporte a uma unidade de negócios, o processo de integração ficaria sob pressão e a organização teria que contratar recursos adicionais para lidar com o volume ou sobrecarregar as horas extras existentes. funcionários.

Além disso, pode haver outros riscos e problemas com o processo de estado atual que a substituição do sistema abordaria especificamente, como controles de risco fracos, lacunas de dados e incapacidade de lidar com novos requisitos de negócios.

As soluções de RPA podem ser criadas e implantadas rapidamente antes da substituição do sistema e obter um ROI rápido, liberando ainda mais capacidade de especialista no assunto (SME) para se concentrar em iniciativas futuras.

Neste exemplo de integração de RH, o RPA pode ser implementado rapidamente para atividades como iniciar a configuração da conta, solicitações de acesso ao sistema, aquisição de hardware, inscrição em treinamento, notificações e lembretes diretos do gerente, além de auditar quaisquer etapas incompletas. No curto prazo, a organização pode liberar capacidade ou até mesmo lidar com aumentos de volume com a escala instantânea que a automação oferece. Quando a substituição do sistema estiver em vigor, a plataforma RPA pode ser atualizada de maneira fácil e rápida para se conectar ao novo sistema e o retreinamento dos funcionários de RH será mais limitado (ou totalmente evitado).

Há um custo humano quando a automação é a última parada

De acordo com a McKinsey &Company, 73% dos funcionários afetados por mudanças relatam experimentar níveis moderados a altos de estresse. Esperar para automatizar um processo após uma mudança iminente em um sistema aumenta o custo dos funcionários e pode contribuir para o estresse dos funcionários. Um funcionário terá que passar por um mínimo de duas rodadas de gerenciamento de mudanças.

Primeiro, o funcionário precisará passar pelo gerenciamento de mudanças uma vez quando a mudança do sistema ocorrer, aprendendo como as etapas do processo mudaram e aprendendo como usar o novo sistema. Muitas vezes, passar por essa rodada requer tempo dedicado para ser treinado no novo sistema.

A segunda rodada do gerenciamento de mudanças acontecerá após a entrada em operação do sistema, quando a automação for finalmente construída para executar as etapas do processo. Nesta rodada, os funcionários agora terão que aprender quais etapas os robôs darão e quaisquer interações entre eles e os robôs. Ter que aprender um sistema e um processo apenas para usar esse conhecimento por um breve período é frustrante para os funcionários e um desperdício para a organização.

O caminho mais fácil para o funcionário é ter uma única rodada de gerenciamento de mudanças, introduzindo a automação no processo agora e, em seguida, gerenciando quaisquer alterações no processo, incluindo a alteração dos sistemas subjacentes, ajustando as etapas executadas pelo robô.

Alguns dirão que há um custo para fazer essas alterações de código para o robô de software, mas a organização está fazendo essa alteração apenas em um lugar. Considerando que no estado atual a organização estaria investindo muito mais em termos de capacidade e custo de oportunidade em ter que gerenciar treinamento e comunicação para dezenas ou mesmo centenas de funcionários. Além disso, sempre que há gerenciamento de mudanças com pessoas, há risco para todo o processo devido à falta de conhecimento e experiência de navegação no novo sistema.

Deve-se notar também que com o RPA é possível fazer alterações na automação de forma rápida e com baixo custo.

Toda organização deve se perguntar o que é menos disruptivo e demorado:realizar uma alteração de código em uma única automação ou gerenciamento de alterações com dezenas (ou mais) funcionários em sua organização.

Oportunidades com limite de tempo

O tempo desempenha um papel importante no sucesso ou fracasso de qualquer organização. Ser capaz de tomar decisões estratégicas e agir rapidamente é necessário em um mundo cada vez mais competitivo. Existem organizações no mesmo setor e setor de sua empresa que estão implantando ativamente robôs em todas as unidades de negócios da empresa. Essas organizações têm objetivos estratégicos que visam, como aumentar a eficiência, reduzir custos, melhorar a satisfação do cliente, reter funcionários, reduzir riscos e fornecer capacidade para aproveitar uma oportunidade limitada no tempo, bem como escala de longo prazo.

No passado, a única opção para aproveitar uma oportunidade de curto prazo em que a capacidade era necessária rapidamente era contratar contratados, realizar contratações rápidas ou fazer com que os funcionários trabalhassem horas extras o máximo possível. Com a automação, as organizações agora têm escala instantânea com robôs disponíveis.

O melhor exemplo que vi disso recentemente foi com os efeitos da pandemia do COVID-19. As flutuações de volume ocorreram em quase todos os setores. Empréstimos para pequenas empresas, refinanciamento de imóveis, pedidos on-line, serviços de entrega e serviços móveis são apenas alguns exemplos em que as organizações nesses campos foram levadas ao limite, pois tinham volumes de processos que não podiam lidar, devido ao tamanho e à velocidade de sua força de trabalho humana. . As organizações que já tinham robôs auxiliando em seus processos críticos foram capazes de aproveitar a oportunidade que outras não conseguiram.

Fonte

Esse padrão não se limita a pandemias globais. Existem muitos fatores externos que podem mudar repentinamente o volume de sua organização, conforme mostrado no gráfico acima. Faz sentido que sua organização tenha como objetivo automatizar todos os processos que são críticos para as operações de negócios e que provavelmente terão aumentos de volume ao longo do tempo. Isso protege sua organização contra o risco de não ser capaz de aproveitar uma oportunidade com prazo determinado. Além disso, há benefícios contínuos de dimensionamento com automação à medida que os volumes aumentam gradualmente ao longo do tempo.

A hora de automatizar é agora

Por que você está esperando para automatizar seus processos críticos de negócios? Como expliquei neste post do blog, fazê-lo antecipadamente garantirá que você:

• 
  Estão preparados para aumentos de volume de curto e longo prazo sem interrupção
  
• 
  Pode adquirir benefícios no curto prazo liberando capacidade de seus valiosos funcionários
  
• 
  Diminua a quantidade de gerenciamento de mudanças para seus funcionários
  

Ao esperar que a estabilidade seja automatizada, o que pode nunca acontecer, você está potencialmente colocando sua organização em desvantagem competitiva.

Substituições de sistema, otimizações de processos e deslocamento de recursos serão constantes em sua organização, portanto, você deve integrar a automação agora para alcançar rapidamente seus objetivos estratégicos de negócios.

Conversamos longamente com os líderes do setor sobre esse tópico durante o "UiPath Live :É hora de automatizar". Perdeu? Você ainda pode acessar a gravação.